Как в 1С посмотреть уволенных сотрудников

Список уволенных сотрудников в 1С чаще всего нужен кадровику при подготовке отчётности, бухгалтеру — для проверки окончательных расчётов, а руководителю — для анализа текучести кадров. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КА или УПП) путь к этой информации немного отличается, но логика везде одинаковая: данные хранятся в справочнике сотрудников и в кадровых документах, а вывести их можно либо отбором, либо готовым отчётом.

Ключевой момент: уволенный сотрудник в 1С не удаляется из базы. Его карточка остаётся в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица», а факт увольнения фиксируется документом «Увольнение» (в ЗУП) или «Кадровый перевод / Увольнение» — в зависимости от версии. Поэтому «посмотреть уволенных» означает отфильтровать справочник по признаку увольнения или построить отчёт по кадровым документам за период.

Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций: быстрый отбор в списке сотрудников, отчёты по уволенным, поиск конкретного приказа об увольнении и варианты для случаев, когда стандартных отборов не хватает. Отдельно рассмотрены типичные ошибки, из-за которых сотрудник «не виден» в списке уволенных или, наоборот, числится уволенным ошибочно.

Где хранятся данные об уволенных в 1С

Информация об увольнении распределена по трём объектам. Первый — справочник «Сотрудники»: в карточке сотрудника есть реквизиты «Дата приёма» и «Дата увольнения», а также признак того, что трудовые отношения прекращены. Второй — кадровые документы: «Увольнение» или «Увольнение списком», которые юридически фиксируют расторжение договора и служат основанием для окончательного расчёта. Третий — регистры сведений о кадровой истории, из которых отчёты берут данные о состоянии сотрудника на любую дату.

Из-за такого распределения возможны расхождения: документ увольнения проведён, а в списке сотрудник всё ещё отображается как работающий, или наоборот. Поэтому надёжнее всего смотреть уволенных не одним способом, а перепроверять отбор по справочнику отчётом по кадровым документам.

Как посмотреть уволенных в справочнике «Сотрудники» в 1С:ЗУП

Самый быстрый способ — отбор прямо в списке сотрудников. Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». По умолчанию список обычно показывает только работающих: в типовых версиях ЗУП над списком есть переключатель или флажок вида «Показывать уволенных» либо готовая группировка «Работающие / Уволенные». Включите отображение уволенных — и в списке появятся все сотрудники с заполненной датой увольнения.

Если переключателя нет или нужен более гибкий отбор, используйте стандартный механизм «Ещё — Настроить список» (или кнопку отбора на панели). Добавьте условие: поле «Дата увольнения», вид сравнения «Заполнено» — получите всех уволенных за всё время. Чтобы ограничить период, задайте «Дата увольнения — Больше или равно — [дата]» и при необходимости верхнюю границу.

Как отсортировать и выгрузить список

После применения отбора список можно отсортировать по колонке «Дата увольнения» — кликните по заголовку колонки. Если колонки нет, добавьте её через «Ещё — Изменить форму». Для передачи списка руководителю или в Excel используйте «Ещё — Вывести список»: программа сформирует табличный документ, который сохраняется в xlsx или pdf.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники»
2. 2
   Включите отображение уволенных или откройте «Ещё — Настроить список»
3. 3
   Добавьте отбор: «Дата увольнения» — «Заполнено», при необходимости ограничьте период
4. 4
   Проверьте результат: в списке должны остаться только сотрудники с датой увольнения
5. 5
   При необходимости выведите список в табличный документ через «Ещё — Вывести список»

Как посмотреть уволенных через отчёты

Отчёты удобнее, когда нужен не просто список, а аналитика: кто уволен за период, по какой статье, из какого подразделения. В 1С:ЗУП перейдите в «Кадры — Отчёты по кадрам» (в разных версиях раздел может называться «Кадровые отчёты»). Основные отчёты: «Штатная расстановка» (показывает состояние на дату), «Остатки отпусков» и отчёты по движению персонала. Во многих версиях есть отдельный отчёт по уволенным или универсальный «Список сотрудников» с настройкой отбора.

Универсальный вариант — отчёт «Список сотрудников» (или «Данные сотрудников»): откройте его настройки, добавьте отбор «Дата увольнения — заполнено» и задайте период. В настройках можно вывести дополнительные поля: подразделение, должность, основание увольнения, дату приказа. Это удобно для сверки с книгой приказов или для ответа на запрос руководства.

Отчёт по кадровым документам

Альтернатива — журнал документов. Откройте «Кадры — Увольнения» (или «Все кадровые документы»): это журнал приказов об увольнении за выбранный период. Здесь видно номер и дату приказа, сотрудника и дату увольнения. Если приказа в журнале нет, а сотрудник числится уволенным — значит, данные внесены некорректно, и это повод для проверки.

Сравнение способов

Отбор в справочнике «Сотрудники»

Самый быстрый для разового просмотра, но без аналитики по причинам и приказам

Отчёт «Список сотрудников» с отбором

Подходит для выгрузки и настройки колонок, требует ручной настройки отбора

Журнал «Увольнения»

Показывает именно приказы за период — лучший вариант для сверки с кадровым делопроизводством

Как посмотреть уволенных в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок проще, чем в ЗУП, но базовая задача решается так же. Откройте раздел «Зарплата и кадры — Сотрудники». В списке включите отбор: «Ещё — Настроить список», условие «Дата увольнения — Заполнено». Если в списке есть готовый переключатель по статусу сотрудника — используйте его.

Приказы об увольнении находятся в разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы» или «Увольнения» (зависит от релиза). Для отчётности используйте «Зарплата и кадры — Отчёты по зарплате» — например, справки по сотрудникам с отбором по уволенным. Учтите: если учёт ведётся в связке «Бухгалтерия + ЗУП», актуальные кадровые данные всегда в ЗУП, а в бухгалтерию они попадают синхронизацией — сверяйте по основной базе.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка уволенных проверьте его полноту: сравните количество записей с журналом приказов об увольнении за тот же период. Если цифры расходятся — ищите причину. Частые ситуации: увольнение оформлено документом, но не проведено (документ в статусе «черновик» не влияет на данные); сотрудник уволен в другой организации внутри той же базы (в отборе не задана организация); увольнение отменено, но карточка не восстановлена корректно.

Обратная проблема — сотрудник уволен, но продолжает отображаться как работающий. Обычно это значит, что документ «Увольнение» создан, но не проведён, либо дата увольнения ещё не наступила и список строится «на сегодня». Проверьте проведение документа и дату, на которую смотрите данные.

Что делать, если стандартных отборов не хватает

Когда нужна нестандартная выборка — например, уволенные по собственному желанию за год с определённой должности — используйте «Универсальный отчёт» (в ЗУП: «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки» или раздел отчётов) по справочнику «Сотрудники» или по документу «Увольнение» с произвольными отборами. Там доступны поля, которых нет в типовых отчётах: основание увольнения, статья ТК, компенсации.

Ещё один вариант — консоль отчётов СКД или запрос, но это уже инструменты для специалиста по 1С. Если подобные выборки нужны регулярно, разумнее один раз настроить и сохранить вариант отчёта под понятным именем («Уволенные за месяц», «Текучесть по подразделениям»), чем каждый раз собирать отбор заново.

Частые вопросы

Можно ли восстановить ошибочно уволенного сотрудника?

Да. Найдите документ «Увольнение» по этому сотруднику и отмените его проведение или пометьте на удаление, если приказ был ошибочным. Если сотрудник реально увольнялся и принимается снова, корректнее оформить новый документ «Приём на работу» — не редактируйте старый приказ задним числом.

Почему уволенный сотрудник не попадает в отчёт за период?

Чаще всего отчёт построен «на дату», а не «за период»: уволенный до этой даты сотрудник в выборку не входит. Переключите отчёт на режим периода или используйте журнал документов «Увольнения» за нужный интервал.

Как посмотреть уволенных, если в базе несколько организаций?

В настройках списка или отчёта добавьте отбор по полю «Организация» и выберите нужную. Без этого отбора список будет включать уволенных по всем юрлицам базы, что искажает картину по конкретной компании.

Видны ли уволенные сотрудники в отчётах по НДФЛ и страховым взносам?

Да, если в отчётном периоде у них были доходы или начисления. Увольнение не исключает сотрудника из налоговой отчётности за период, когда выплаты производились, включая окончательный расчёт и компенсации.

Можно ли выгрузить список уволенных в Excel?

Да. В списке сотрудников после применения отбора используйте «Ещё — Вывести список» и сохраните табличный документ в формате Excel. В отчётах кнопка сохранения доступна сразу после формирования.

Чем отличается справочник «Физические лица» от «Сотрудники» при поиске уволенных?

«Физические лица» — это общий справочник людей без привязки к трудовым отношениям, признака увольнения в нём нет. Данные о приёме и увольнении хранятся именно в справочнике «Сотрудники» и кадровых документах, поэтому искать уволенных нужно там.