Другое · 9 мин
Как в 1С посмотреть среднесписочную численность работников
Как в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии посмотреть среднесписочную численность: какие отчёты использовать, как проверить расчёт, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётов в статистику, расчёта налоговых льгот, определения права на спецрежимы и внутренней аналитики. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но найти нужный отчёт и правильно его интерпретировать умеют не все пользователи.
Способ просмотра ССЧ зависит от конфигурации: в «1С:Зарплате и управлении персоналом» есть полноценные кадровые отчёты, в «1С:Бухгалтерии» показатель доступен в ограниченном виде, а в отраслевых решениях путь может отличаться. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций.
Важно понимать: корректность расчёта полностью зависит от того, насколько полно и своевременно в базе оформлены приёмы, увольнения и кадровые переводы. Если кадровый учёт ведётся «после факта» или часть сотрудников оформлена вручную без документов, отчёт покажет искажённые цифры.
Где в 1С:ЗУП находится отчёт по среднесписочной численности
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной инструмент — кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Численность и текучесть кадров» — именно он выводит среднесписочную численность за выбранный период с расшифровкой по подразделениям.
Дополнительно полезны отчёты «Списочный состав» (показывает списочную численность на конкретную дату) и «Штатные сотрудники». Разница между ними принципиальна: списочная численность — это снимок на дату, а среднесписочная — усреднённый показатель за период, рассчитанный по правилам статистики.
Порядок действий в отчёте «Численность и текучесть кадров»:
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров»
- 2Укажите период расчёта — месяц, квартал или год
- 3При необходимости установите отбор по организации или подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и найдите строку «Среднесписочная численность»
- 5Щёлкните по значению, чтобы посмотреть расшифровку по сотрудникам
В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно включить группировку по подразделениям, должностям или категориям персонала. Это удобно, если ССЧ нужна не только по организации в целом, но и для управленческого анализа по структурным единицам.
Как посмотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» полноценного кадрового блока нет, поэтому возможности ограничены. Среднесписочная численность здесь встречается в двух местах: в регламентированных отчётах (например, при заполнении деклараций и форм статистики показатель подставляется автоматически или запрашивается у пользователя) и в кадровых документах раздела «Зарплата и кадры».
Если в базе ведётся учёт сотрудников через документы «Приём на работу» и «Увольнение», программа может рассчитать численность при заполнении соответствующих отчётов. Однако расчёт упрощённый: он не учитывает все нюансы методологии статистики, например исключение отдельных категорий работников.
Для организаций, где ССЧ требуется регулярно и с точным соблюдением правил расчёта, рекомендуется использовать 1С:ЗУП, а в бухгалтерскую программу переносить уже готовый показатель. Это снижает риск расхождений при проверках.
Как рассчитывается показатель и что учитывает программа
Среднесписочная численность за месяц считается как сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, делённая на число календарных дней. За квартал или год берётся среднее арифметическое месячных значений. Программа выполняет эти вычисления автоматически на основе движений по сотрудникам.
При расчёте 1С опирается на кадровые документы: приёмы на работу, увольнения, кадровые переводы. Совместители и работники на неполной ставке учитываются по правилам, заданным в настройках учёта: внешние совместители в ССЧ, как правило, не включаются, а внутренние считаются один раз по основному месту.
Отдельные категории исключаются из расчёта согласно методологии: например, сотрудницы в отпусках по беременности и уходу за ребёнком, работники в учебных отпусках без сохранения зарплаты в установленных случаях. Если такие сотрудники есть, проверьте, корректно ли в базе оформлены их отсутствия — от этого зависит точность цифры.
Проверка корректности расчёта
Автоматический расчёт не гарантирует правильный результат, если исходные данные неполные. Перед тем как использовать цифру в отчётности, выполните сверку. Сформируйте отчёт «Списочный состав» на первое и последнее число периода и сопоставьте его с расшифровкой ССЧ.
Обратите внимание на сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца: они должны учитываться пропорционально отработанным календарным дням. Если такой сотрудник целиком вошёл в месячный показатель или, наоборот, выпал из него — ищите ошибку в датах кадровых документов.
Как проверить результат
Совпадает с итоговым значением ССЧ
Расшифровка не сходится с итогом — есть ошибки в данных
Учтены пропорционально календарным дням
Включены целиком или исключены полностью
Не входят в ССЧ
Увеличивают показатель
Исключены из расчёта
Учтены в численности
Полезный приём — сформировать отчёт за каждый месяц отдельно и сложить результаты вручную, затем сравнить с отчётом за весь период. Расхождение укажет на ошибки округления или на некорректные данные в одном из месяцев.
Типичные ошибки и их причины
Самая частая причина расхождений — непроведённые или отменённые кадровые документы. Проверьте журналы «Приёмы на работу» и «Увольнения» на наличие документов с пометкой на удаление или в статусе «не проведён»: они не участвуют в расчёте, хотя сотрудник фактически работает или уже уволен.
Вторая группа ошибок связана с настройками отчёта. Случайно установленный отбор, отключённая группировка или неверный период дают формально «правильный», но не тот результат, который нужен. Перед выгрузкой всегда смотрите шапку отчёта: какой период и какие отборы применены.
Альтернативные способы и выгрузка данных
Если типовые отчёты не дают нужной детализации, используйте универсальный отчёт или консоль отчётов по регистрам кадрового учёта. Это вариант для опытных пользователей: он позволяет построить произвольную выборку по сотрудникам с отборами, которых нет в стандартных формах.
Для передачи данных в сторонние системы или для ручной доработки расчёта любой кадровый отчёт 1С можно сохранить в табличный документ (Excel). Расшифровка ССЧ по сотрудникам выгружается вместе с итогами, что упрощает сверку с данными других программ.
Сравнение вариантов
Основной способ: точный расчёт, расшифровка, настройки. Требует ведения кадрового учёта в ЗУП
Подходит для быстрой оценки в малой организации, но расчёт упрощённый и часто требует ручной корректировки
Гибкие отборы и произвольная структура, но нужны навыки и понимание структуры данных
Контрольный вариант для сверки; трудоёмко и допустимо только как проверка, а не как основной источник
Часто задаваемые вопросы
Почему отчёт показывает дробное число сотрудников?
Это нормально: среднесписочная численность — расчётный показатель, а не количество живых людей. Сотрудники, принятые или уволенные в середине периода, а также работники на неполной ставке учитываются пропорционально, поэтому итог может быть дробным. В отчётность показатель обычно передаётся с округлением по правилам конкретной формы.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, по правилам статистики внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются по основному месту работы. В 1С:ЗУП это контролируется видом занятости в кадровых документах. Если совместитель попал в расчёт, проверьте, как указан вид занятости в его приёме на работу.
Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что делать?
Чаще всего причина в том, что кадровые документы не проведены или приёмы оформлены только в справочнике «Сотрудники» без документов. Проверьте журналы приёмов и увольнений, убедитесь, что документы проведены, и пересформируйте отчёт. Также проверьте, не стоит ли отбор по другой организации.
Можно ли посмотреть ССЧ по одному подразделению?
Да. В отчёте «Численность и текучесть кадров» откройте настройки и добавьте отбор по подразделению либо включите группировку по подразделениям — тогда показатель будет рассчитан по каждой структурной единице отдельно и по организации в целом.
За какой период лучше формировать отчёт для годовой отчётности?
Для годовых форм указывайте период с 1 января по 31 декабря. Программа рассчитает показатель как среднее месячных значений. Не складывайте и не округляйте месячные ССЧ вручную перед сравнением — это может дать расхождение с автоматическим расчётом за год.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С:ЗУП смотрят в отчёте «Численность и текучесть кадров», в 1С:Бухгалтерии — через регламентированные отчёты с возможным ручным вводом. Точность цифры зависит от полноты кадровых документов: перед использованием показателя сверьте расшифровку с фактическим составом сотрудников и проверьте учёт совместителей и отпусков.