Как в 1С посмотреть список сотрудников

Список сотрудников в программах 1С хранится в справочнике «Сотрудники», и открыть его можно буквально в два клика. Однако в зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация или ERP — путь к списку и его возможности различаются. Ниже разобраны все основные способы: от простого просмотра до формирования списочного состава с фильтрами и выгрузкой.

Важно понимать разницу между справочником и отчётом. Справочник «Сотрудники» показывает карточки всех людей, когда-либо занесённых в базу, включая уволенных. Отчёты вроде «Списочный состав» или «Штатная расстановка» дают уже готовую картину на дату: кто работает, в каком подразделении и на какой должности. Для большинства задач кадровика и бухгалтера нужен именно отчёт, а не сырой список.

Где находится список сотрудников в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом справочник сотрудников открывается через главное меню: раздел «Кадры» → «Сотрудники». В некоторых настройках интерфейса тот же пункт доступен из раздела «Настройка» или «Главное». Откроется список со всеми сотрудниками, заведёнными в базу.

По умолчанию список обычно показывает и действующих, и уволенных сотрудников. Чтобы оставить только работающих, используйте кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор: поле «Дата увольнения» — «Не заполнено». Либо воспользуйтесь стандартными вариантами отбора, если они предусмотрены в вашей версии (например, «Работающие», «Уволенные»).

В списке доступен быстрый поиск по фамилии: начните вводить текст в строке поиска, и программа отфильтрует записи. Двойной щелчок по строке открывает карточку сотрудника, где видны кадровые данные, приёмы на работу, переводы, увольнения и ссылка на физическое лицо.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
2. 2
   Выберите пункт «Сотрудники»
3. 3
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и задайте отбор при необходимости
4. 4
   Проверьте, что в списке отображается нужная категория: работающие или все

Как найти список в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровый блок компактнее. Список сотрудников находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Если раздела не видно, проверьте настройки интерфейса: в разделе «Главное» → «Функциональность» на закладке «Зарплата и кадры» должны быть включены соответствующие опции учёта.

Список в бухгалтерской конфигурации содержит базовые колонки: ФИО, подразделение, должность. Для фильтрации используйте кнопку «Найти» или настройку списка через «Ещё». Уволенные сотрудники в списке присутствуют — их можно отличить по отсутствию активного места работы или по данным карточки.

Учтите ограничение: 1С:Бухгалтерия ведёт упрощённый кадровый учёт. Если вам нужны детальные данные — ставки, совместительство, графики работы, история переводов — их корректнее смотреть в 1С:ЗУП, если она используется в связке с бухгалтерией.

Отчёт «Списочный состав» и «Штатная расстановка»

Когда нужен не просто перечень карточек, а готовый список работающих на конкретную дату, используйте отчёты. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите «Списочный состав» или «Штатная расстановка». Отчёт формируется на указанную дату и показывает подразделение, должность, ставку и дату приёма.

«Штатная расстановка» удобна, когда ведётся штатное расписание: она показывает соответствие занятых позиций штатным единицам, включая вакансии. «Списочный состав» проще — это перечень людей, сгруппированный по подразделениям, без привязки к штатке.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно добавить отборы: по конкретному подразделению, организации в многофирменной базе, должности. Результат выводится в табличный документ, который можно распечатать или сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить как».

Что выбрать для просмотра списка

Справочник «Сотрудники»

Подходит для быстрого поиска человека и открытия карточки. Показывает всех, включая уволенных, без группировки по подразделениям.

Отчёт «Списочный состав»

Подходит для списка работающих на дату с должностями и подразделениями. Не показывает вакансии.

Отчёт «Штатная расстановка»

Подходит при ведении штатного расписания: видны занятые и свободные ставки. Требует корректно заполненной штатки.

Как отфильтровать список: работающие, уволенные, по подразделению

Типовая задача — получить список только действующих сотрудников конкретного отдела. В справочнике это делается через «Ещё» → «Настроить список»: добавьте условие «Подразделение» равно нужному отделу и, при необходимости, условие по дате увольнения. В отчётах те же отборы задаются в форме настроек, причём там доступны группировки и дополнительные поля.

Для списка уволенных за период в 1С:ЗУП есть отчёт «Уволенные сотрудники» (или аналогичный в кадровых отчётах, в зависимости от версии). Укажите период — получите перечень с датами и основаниями увольнения. В 1С:Бухгалтерии такой отчётности меньше, поэтому проще отфильтровать справочник по заполненной дате увольнения.

Контрольные точки

Как проверить, что список корректен

Количество работающих

Норма

Совпадает с данными отчёта «Списочный состав» на ту же дату

Тревожный признак

В справочнике строк больше — вероятно, не скрыты уволенные или есть дубли по совместительству

Дата формирования

Норма

Отчёт построен на нужную дату, она указана в шапке

Тревожный признак

Дата не задана — отчёт показывает текущее состояние, а не историческое

Подразделения

Норма

Каждый сотрудник привязан к подразделению

Тревожный признак

Есть строки без подразделения — в карточке не заполнены кадровые данные

Как выгрузить и распечатать список сотрудников

Любой табличный документ в 1С (результат отчёта) сохраняется в файл: «Файл» → «Сохранить как» и выбор формата — Excel (XLSX), PDF или MXL. Это стандартный способ передать список сотрудников руководителю или в другой отдел. Печать выполняется стандартно через «Файл» → «Печать» с предварительным просмотром.

Список справочника тоже можно вывести в табличный документ: в форме списка нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки — и программа сформирует таблицу, которую дальше можно сохранить или напечатать. Это удобно, когда нужен простой перечень без настройки отчётов.

Почему сотрудник не отображается в списке

Если человек заведён, но не виден в списке, проверьте несколько причин. Первая — активный отбор: в настройках списка мог остаться фильтр по подразделению или признаку «только работающие», а сотрудник уволен. Сбросьте отбор через «Ещё» → «Настроить список» и удалите лишние условия.

Вторая причина — сотрудник создан, но не оформлен приём на работу. В 1С:ЗУП запись справочника без кадрового документа не попадёт в отчёты по списочному составу, хотя в самом справочнике будет видна. Третья — права доступа: если вам недоступно подразделение или организация (ограничение на уровне записей), часть сотрудников будет скрыта. В этом случае обратитесь к администратору базы.

Частые вопросы

Как посмотреть список только работающих сотрудников на сегодня?

Проще всего сформировать отчёт «Списочный состав» (в 1С:ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты») на текущую дату — он покажет только тех, кто числится в штате. В справочнике тот же результат даёт отбор «Дата увольнения — не заполнено» через «Ещё» → «Настроить список».

Почему количество сотрудников в справочнике больше, чем людей в компании?

Справочник содержит уволенных и отдельные записи для внутренних совместителей: один человек может занимать две строки. Реальную численность показывает отчёт «Списочный состав» или «Численность сотрудников» на конкретную дату.

Как выгрузить список сотрудников в Excel?

Сформируйте нужный отчёт, затем в окне табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить как» и формат «Лист Excel». Для простого перечня подойдёт «Ещё» → «Вывести список» в форме справочника — результат также сохраняется в файл.

Можно ли посмотреть список сотрудников конкретного подразделения?

Да. В отчёте откройте «Настройки», добавьте отбор «Подразделение» равно нужному отделу и сформируйте заново. В справочнике используйте «Настроить список» с тем же условием. При включённой иерархии подразделений проверьте, нужно ли включать дочерние отделы.

Что делать, если раздела «Сотрудники» нет в меню?

Проверьте функциональность программы: в 1С:Бухгалтерии это «Главное» → «Функциональность» → закладка «Зарплата и кадры». Если раздел не появился после включения опций, вероятно, у вашей учётной записи ограничены права — запросите доступ у администратора.