Программа 1С Кадры: как работать с кадровым учётом

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» (в обиходе — 1С Кадры) автоматизирует полный цикл кадрового учёта: от приёма сотрудника до его увольнения и сдачи отчётности. Главный принцип работы — все изменения в жизни сотрудника фиксируются документами: приём, перевод, отпуск, больничный, увольнение. Программа сама строит на их основе трудовую историю, рассчитывает стаж и формирует печатные формы.

Ошибки новичков обычно связаны не со сложностью интерфейса, а с нарушением последовательности: сотрудника принимают до создания штатного расписания, отпуск оформляют раньше приказа о приёме, данные правят вручную вместо создания документа. Ниже разобран рабочий порядок действий, который позволяет вести кадровый учёт без накопления ошибок.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП. Если у вас отраслевое или сильно доработанное решение, названия разделов могут отличаться, но логика работы сохраняется.

Первичная настройка: организация и учётная политика

До заведения первого сотрудника заполните карточку организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации». Укажите ИНН, КПП, ОГРН, наименование, данные руководителя и ответственных лиц — эти сведения подставляются в приказы и отчёты. Проверьте регистрацию в налоговом органе и фондах: от неё зависят коды в отчётности.

Далее задайте учётную политику: используется ли штатное расписание, ведётся ли воинский учёт, как считается норма времени. Если компания работает со штатным расписанием, включите соответствующую опцию сразу — переключение в середине года потребует приведения данных к единому виду.

Штатное расписание: создаём структуру и позиции

Штатное расписание в 1С — это справочник позиций с привязкой к подразделениям, должностям, количеству ставок и размеру оплаты. Создаётся документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание»). Каждое изменение структуры — новый документ с датой вступления в силу, что сохраняет историю.

При добавлении позиции укажите подразделение, должность из справочника, количество ставок, оклад или тариф и надбавки. Должности заводите в справочнике с указанием категории (руководители, специалисты, рабочие) — это нужно для статистической отчётности.

Типовая ошибка — создавать дубли позиций вместо увеличения числа ставок. Если нужны три менеджера в одном отделе, создайте одну позицию на три штатные единицы: так проще контролировать вакансии и анализировать фонд оплаты.

Приём сотрудника на работу

Сначала заведите физическое лицо в справочнике «Сотрудники»: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. Если человек уже работал в компании ранее, найдите существующую карточку через поиск — дубли физлиц ломают персонифицированный учёт и отчётность.

Затем создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите дату приёма, подразделение, позицию штатного расписания, вид занятости (основное место, совместительство), условия оплаты. Программа автоматически подтянет оклад из штатного расписания — при необходимости скорректируйте в пределах вилки, если она задана.

1. 1
   Заполните карточку физического лица (СНИЛС, ИНН, паспорт)
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу» с датой и позицией
3. 3
   Проверьте условия оплаты и график работы
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
5. 5
   Оформите запись в личной карточке Т-2 при необходимости

После проведения документа распечатайте приказ кнопкой «Печать». Проверьте результат: сотрудник появился в списке работающих, в отчёте «Штатная расстановка» позиция показывает занятую ставку.

Текущие кадровые операции: отпуска, переводы, больничные

Отпуска

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Укажите сотрудника, период отпуска и вид. Программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных автоматически, если ведётся расчёт зарплаты. Документ формирует приказ Т-6 и записку-расчёт Т-60.

Контролируйте остатки отпусков через отчёт «Остатки отпусков» — программа считает накопленные дни исходя из даты приёма и использованных отпусков. Расхождения обычно означают, что какой-то отпуск провели «задним числом» или не провели вовсе.

Переводы

Перевод на другую должность, в другое подразделение или изменение оплаты оформляется документом «Кадровый перевод». Не редактируйте старый приём — история должна сохраняться. В документе отметьте, что меняется: позиция, график, размер оплаты.

Отсутствия и больничные

Больничные, прогулы, командировки фиксируются отдельными документами в разделе «Зарплата» → «Все начисления» или «Отсутствия». Каждое отсутствие влияет на расчёт зарплаты и табель, поэтому вводите его до закрытия месяца.

Увольнение сотрудника

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры»). Укажите дату, основание и статью ТК. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск автоматически, если ведётся расчёт зарплаты, и предложит начислить окончательный расчёт.

Проверьте перед проведением: все ли отпуска и больничные введены, нет ли незакрытых авансов и долгов. После проведения распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61. Сотрудник переходит в статус уволенных, но его данные остаются в базе для отчётности за прошлые периоды — удалять карточку нельзя.

Отчётность и контроль данных

Кадровые отчёты собраны в разделе «Отчётность, справки»: штатная расстановка, списки сотрудников, остатки отпусков, сведения о стаже. Регламентированная отчётность в фонды и налоговую формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и строится автоматически на основе кадровых и расчётных документов.

Перед сдачей отчётности выполните проверку: сверьте численность по отчёту со штатной расстановкой, убедитесь, что у всех сотрудников заполнены СНИЛС и ИНН, нет дублей физлиц. Программа имеет встроенные проверки заполнения — используйте их до отправки, а не после получения протокола ошибок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатная расстановка

Норма

Занятые ставки совпадают с реальным списком работающих

Тревожный признак

Есть «лишние» сотрудники или пустые позиции, на которых кто-то работает

Карточки физлиц

Норма

Один человек — одна карточка, СНИЛС уникален

Тревожный признак

Дубли фамилий, отчётность отклоняется

Остатки отпусков

Норма

Остаток соответствует дате приёма и использованным отпускам

Тревожный признак

Отрицательные или завышенные значения без объяснения

FAQ: частые вопросы по работе в 1С Кадры

Что делать, если приняли сотрудника не той датой?

Не удаляйте проведённый документ, если по нему уже были начисления. Если зарплата ещё не рассчитана, отмените проведение приёма, исправьте дату и проведите заново. Если расчёты уже выполнены, корректировку лучше согласовать с расчётчиком зарплаты — возможно, потребуется сторнирование.

Как оформить работника по совместительству?

Для внутреннего совместительства создайте второй документ «Приём на работу» на того же физлица, но как нового сотрудника с видом занятости «внутреннее совместительство». Для внешнего — обычный приём с видом «внешнее совместительство». Карточку физлица дублировать не нужно.

Почему программа не даёт провести приём на позицию?

Чаще всего включён контроль штатного расписания и на выбранной позиции нет свободных ставок либо она закрыта на дату приёма. Проверьте штатное расписание на нужную дату и при необходимости создайте документ изменения, добавив ставку.

Можно ли вести кадры без штатного расписания?

Да, в настройках учётной политики можно отключить его ведение — тогда при приёме должность и подразделение указываются напрямую. Но для компаний больше нескольких человек штатное расписание удобнее: оно контролирует вакансии, оклады и историю изменений структуры.

Как исправить ошибку в ФИО сотрудника?

Изменение фамилии оформляется документом «Изменение ФИО» в карточке физического лица (ссылка «Изменить ФИО»), чтобы сохранилась история для отчётности. Если это просто опечатка при вводе и документов ещё нет, можно исправить напрямую в карточке.

Что проверять перед закрытием месяца по кадрам?

Убедитесь, что все приёмы, увольнения, отпуска и больничные месяца введены и проведены, нет документов в статусе черновика, остатки отпусков и штатная расстановка сходятся с фактическим состоянием. После этого можно передавать данные расчётчику зарплаты.