Другое · 8 мин
Как в 1С посмотреть НДФЛ по сотрудникам
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть НДФЛ по сотрудникам: отчёты «Анализ НДФЛ», «Регистр налогового учёта», сверка с расчётами и типичные ошибки.
НДФЛ по сотрудникам в программах 1С хранится не в одном документе, а в системе налоговых регистров, которые заполняются при проведении начислений зарплаты, отпускных, больничных и удержаний. Поэтому «посмотреть НДФЛ» можно несколькими способами: через готовые отчёты, через регистры налогового учёта и через расчётные документы по конкретному сотруднику.
Основные рабочие инструменты — отчёты «Анализ НДФЛ по сотрудникам», «Регистр налогового учёта по НДФЛ», «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» и справка 2-НДФЛ (справка о доходах). В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) они находятся в разделе «Отчёты, справки», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры» или «Отчёты» в зависимости от версии.
Выбор инструмента зависит от задачи: сверить удержанный налог за месяц удобнее одним отчётом, найти ошибку по конкретному сотруднику — другим. Ниже разобраны основные сценарии с точными путями в меню.
Отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» — основной инструмент
Этот отчёт показывает исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ в разрезе сотрудников за выбранный период. В 1С:ЗУП 3.1 путь такой: раздел «Отчёты, справки» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ НДФЛ по сотрудникам». В 1С:Бухгалтерии 8.3: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ НДФЛ по сотрудникам» (название может немного отличаться в зависимости от релиза).
Установите период отчёта и нажмите «Сформировать». В таблице по каждому сотруднику будут колонки: доход, предоставленные вычеты, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Разница между исчисленным и удержанным НДФЛ сразу покажет сотрудников, по которым есть задолженность или излишне удержанный налог.
Если нужен срез только по одному сотруднику или подразделению, используйте кнопку «Настройки» и добавьте отбор по полю «Сотрудник». Это удобно при ответе на запрос работника или при проверке перед увольнением.
- 1Откройте Отчёты, справки → Анализ НДФЛ по сотрудникам
- 2Укажите период и организацию
- 3При необходимости добавьте отбор по сотруднику через Настройки
- 4Нажмите Сформировать и проверьте колонки Исчислено, Удержано, Перечислено
Подробный анализ НДФЛ по конкретному сотруднику
Когда нужно разобраться, из чего сложилась сумма налога по одному работнику, подойдёт отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (в ЗУП: «Отчёты, справки» → «Анализ НДФЛ» → соответствующий отчёт). Он раскладывает налог по месяцам, видам дохода, ставкам и вычетам.
Отчёт показывает дату получения дохода, вид дохода (оплата труда, отпускные, материальная выгода и т. д.), налоговую базу и сумму налога по каждой операции. По нему легко найти месяц, в котором возникла ошибка — например, когда вычет на ребёнка применился дважды или доход в натуральной форме не вошёл в базу.
Альтернатива — карточка сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Налог на доходы» или «Отчёты по сотруднику». Там же видны заявленные вычеты и их история.
Регистр налогового учёта по НДФЛ
«Регистр налогового учёта по НДФЛ» — официально обязательная форма, которую налоговый агент ведёт по каждому сотруднику. В ЗУП она находится в разделе «Отчёты, справки» → «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Формируется за год по выбранному сотруднику или списку сотрудников.
Регистр содержит доходы по кодам, вычеты, налоговую базу и налог по каждой ставке нарастающим итогом. Именно этот документ стоит распечатывать при налоговой проверке или при выдаче данных сотруднику, поэтому его данные должны совпадать с отчётностью 6-НДФЛ.
Справка о доходах (2-НДФЛ) по сотруднику
Если сотрудник просит справку о доходах и сумме налога, используйте «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»: в ЗУП — «Отчёты, справки» → «Справки сотрудникам», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах». В документе выберите сотрудника и год, программа автоматически заполнит доходы, вычеты и НДФЛ по данным учёта.
Справка удобна как быстрый способ увидеть итоговые суммы за год, но для поиска расхождений она менее информативна, чем аналитические отчёты, — она показывает результат, а не структуру расчёта.
Как проверить удержанный и перечисленный НДФЛ
Исчисленный налог — это то, что программа рассчитала при начислении дохода. Удержанный — то, что фактически удержано при выплате. Перечисленный — то, что уплачено в бюджет. Расхождения между этими суммами — частый источник вопросов.
Для контроля удержанного и перечисленного налога используйте отчёты «НДФЛ удержанный» и «Анализ уплаченного НДФЛ» (в ЗУП — в группе отчётов по НДФЛ). В Бухгалтерии перечисление видно также через документы «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Уплата налога» и через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01.
Как проверить результат
Разница объясняется авансом или выплатой в следующем месяце
Значительная разница без причины — возможны непроведённые ведомости
Суммы по сотрудникам сходятся с расчётом за период
Расхождения — ищите сторнированные или ручные операции
Дебетовый оборот равен перечисленному налогу
Сальдо нарастает — налог удержан, но не уплачен
Типичные проблемы и что они означают
Отрицательный НДФЛ по сотруднику в отчёте обычно означает излишне удержанный налог — например, после предоставления вычета задним числом. Такой налог нужно вернуть сотруднику по его заявлению или зачесть, а в учёте оформить документ «Возврат НДФЛ».
Если сотрудник не попадает в отчёт вообще, проверьте: оформлен ли он в выбранной организации, есть ли у него начисления за период, не выбран ли неверный период отчёта. Если суммы «пляшут» после перепроведения старых документов, выполните перерасчёт зарплаты за затронутые месяцы и повторно сформируйте отчёт.
Что важно запомнить
Для общего просмотра используйте «Анализ НДФЛ по сотрудникам», для разбора одного работника — «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», для официальных целей — «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Всегда сверяйте исчисленный, удержанный и перечисленный налог и проверяйте проведение документов перед формированием отчётов.
Частые вопросы
Почему в отчёте по НДФЛ нет сотрудника, хотя он работает?
Чаще всего причины: у сотрудника нет начислений за выбранный период, он оформлен в другой организации, а в отборе указана текущая, либо документы начисления не проведены. Проверьте журнал «Все начисления» за период.
Чем отличается исчисленный НДФЛ от удержанного?
Исчисленный налог рассчитывается при начислении дохода, удержанный — фактически удерживается в момент выплаты. Разница возникает, например, когда зарплата начислена в одном месяце, а выплачена в другом.
Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть НДФЛ, если нет модуля ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии 8.3 зарплатные отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Там доступны анализ НДФЛ, справки о доходах и регистр налогового учёта. Дополнительно используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01.
Как выгрузить данные по НДФЛ в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, затем используйте кнопку «Сохранить» (дискета) или меню «Файл → Сохранить как» и выберите формат табличного документа или Excel. Отборы и настройки отчёта сохранятся в выгрузке.
Что делать, если НДФЛ по сотруднику посчитан неверно?
Найдите месяц возникновения ошибки через «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», проверьте вычеты и виды доходов, затем исправьте исходный документ (начисление, заявление на вычет) и выполните перерасчёт. После этого сверьте данные с 6-НДФЛ.
Можно ли посмотреть НДФЛ по уволенному сотруднику?
Да. В отчётах снимите отбор «Работающие сотрудники» или добавьте отбор по конкретному сотруднику — данные по уволенным сохраняются в учёте, и все отчёты по ним формируются в обычном порядке.