Другое · 8 мин
Как в 1С посмотреть информацию о сотруднике
Как в 1С посмотреть информацию о сотруднике: карточка в справочнике, личные данные, кадровые документы, отчёты в ЗУП и Бухгалтерии. Пошаговая инструкция.
Информация о сотруднике в программах 1С хранится в нескольких местах: в справочнике «Сотрудники», в кадровых документах (приём, перевод, увольнение), в физическом лице и в отчётах. Где именно искать данные, зависит от того, что требуется: быстро проверить ФИО и подразделение, посмотреть стаж и отпуска или выгрузить полную кадровую историю.
Основные рабочие конфигурации — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» — отличаются глубиной кадрового учёта. В ЗУП доступна полная кадровая аналитика, в Бухгалтерии — базовые сведения, достаточные для расчёта зарплаты и налогов. Ниже разобраны оба варианта, а также способы просмотра через отчёты и печатные формы.
Карточка сотрудника: основной способ просмотра
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Перед вами список всех сотрудников с возможностью поиска по фамилии. Двойной щелчок по строке открывает карточку сотрудника.
В карточке доступны основные блоки: ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН, подразделение, должность, дата приёма и дата увольнения. По гиперссылкам внутри карточки можно перейти к адресам, телефонам, паспортным данным, образованию, составу семьи, воинскому учёту — состав полей зависит от того, что заполнял кадровик.
Как посмотреть кадровую историю: приёмы, переводы, увольнения
Из карточки сотрудника доступна ссылка «Трудовая деятельность» или кнопка «Оформить документ» со списком уже созданных документов. Чтобы увидеть всю историю движений, в ЗУП откройте отчёт «Кадровые документы» либо из карточки сотрудника перейдите по ссылке «Документы» — откроется журнал приёмов, переводов и увольнений конкретного человека.
В ЗУП также работает отчёт «История изменения оплаты труда» и «Сотрудники, переведенные на другие должности» — они показывают, как менялись оклад и должность по периодам. Это удобно, когда нужно восстановить картину без открытия каждого приказа отдельно.
Личные данные через физическое лицо
Сотрудник и физическое лицо в 1С — разные объекты. Физлицо хранит паспортные данные, адреса, страховые свидетельства и используется для отчётности в фонды. Открыть его можно из карточки сотрудника по ссылке рядом с ФИО или через раздел «Кадры» → «Физические лица».
Именно в карточке физлица редактируются ФИО (с историей изменений), документы, удостоверяющие личность, инвалидность, статус налогоплательщика. Если в отчётах по НДФЛ или СЗВ вы видите устаревшую фамилию — исправлять нужно здесь, а не в карточке сотрудника.
Просмотр данных через отчёты
Когда требуется сводная информация сразу по нескольким сотрудникам, удобнее отчёты. В ЗУП они собраны в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам».
| Отчёт | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Личные данные сотрудников | ФИО, даты рождения, документы, контакты | Проверка полноты личных данных |
| Штатные сотрудники | Подразделения, должности, даты приёма | Список работающих на дату |
| Остатки отпусков | Накопленные и использованные дни отпуска | Проверка задолженности по отпускам |
| Стажи сотрудников | Страховой и общий стаж | Подготовка к расчёту больничных |
| Уволенные сотрудники | Даты и основания увольнений | Анализ текучести за период |
Любой отчёт можно отфильтровать по конкретному сотруднику через кнопку «Настройки» — добавьте отбор по полю «Сотрудник». Результат выводится в табличный документ, который можно сохранить в Excel или распечатать.
Если в отчёте сотрудник не виден, чаще всего дело в периоде формирования или в отборе по головной организации при обособленных подразделениях. Сбросьте настройки отчёта кнопкой «Стандартные настройки» и задайте период заново — это решает большинство случаев «пропавших» людей.
Личная карточка Т-2 и печатные формы
Для формального просмотра и печати полных сведений о сотруднике используйте личную карточку по форме Т-2: в ЗУП она вызывается из карточки сотрудника кнопкой «Печать» → «Личная карточка (Т-2)» или из отчёта «Личные карточки сотрудников». Форма собирает данные об образовании, стаже, семье, воинском учёте и кадровых перемещениях в один документ.
Из карточки сотрудника также печатаются справки: о месте работы, о доходах (2-НДФЛ для сотрудника), согласие на обработку персональных данных. Это быстрый способ выдать сотруднику официальную информацию без ручного набора текста.
Ограничения доступа и частые проблемы
Персональные данные в 1С защищены правами доступа. Если вы не видите раздел «Кадры» или часть полей в карточке, значит, у вашей учётной записи нет профиля «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты» — обратитесь к администратору системы. Расширять права самостоятельно через конфигуратор без соответствующей роли нельзя.
Что делать, если данных не хватает
Если нужная информация не отображается ни в карточке, ни в отчётах, проверьте три момента. Первый — период: кадровые отчёты по умолчанию показывают текущую дату, а уволенные сотрудники в неё не попадают. Второй — организация в шапке отчёта: при нескольких юрлицах сотрудник может числиться в другой. Третий — полнота ввода: поля образования, семьи и воинского учёта заполняются вручную и могут быть просто не внесены.
Как проверить результат
Строка есть, подразделение и должность актуальны
Строки нет — проверьте отбор по уволенным и организацию
В журнале документов видны приём и все переводы
Документов нет — возможно, данные введены в другой базе или не проведены
Отчёт «Личные данные» выводит СНИЛС, ИНН, документ
Пустые колонки — данные не заполнены в карточке физлица
FAQ
Как найти уволенного сотрудника в 1С?
В списке «Сотрудники» снимите отбор по работающим: нажмите «Ещё» → «Настроить список» и уберите условие по дате увольнения, либо включите отображение уволенных в настройках списка. Также уволенных показывает отчёт «Уволенные сотрудники» за выбранный период.
Где посмотреть СНИЛС и ИНН сотрудника?
Эти данные хранятся в карточке сотрудника в шапке (в ЗУП) или в карточке физического лица. Массово проверить их по всем работникам можно отчётом «Личные данные сотрудников» — пустые значения сразу видно.
Как посмотреть, сколько дней отпуска накопилось у сотрудника?
Откройте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» и установите отбор по сотруднику. Отчёт покажет накопленные дни по каждому рабочему году и общий остаток на дату формирования.
Почему в карточке сотрудника пусто, хотя человек работает?
Вероятные причины: данные ведутся в другой программе (ЗУП вместо Бухгалтерии) и синхронизация не выполнена, либо вы открыли карточку физлица вместо карточки сотрудника. Также проверьте, не заведён ли сотрудник в другой организации базы.
Можно ли выгрузить информацию о сотруднике в Excel?
Да. Сформируйте нужный кадровый отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат Excel. Личная карточка Т-2 и списки сотрудников выгружаются тем же способом через печатную форму.
Что важно запомнить
Основной источник информации — карточка сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники», кадровая история хранится в документах, а сводные данные удобнее смотреть отчётами. Паспортные данные и ФИО редактируются в карточке физического лица. Все изменения оформляйте кадровыми документами, а не ручной правкой, чтобы отчётность не разошлась.