Как в 1С изменить график работы одному сотруднику

График работы сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом напрямую влияет на расчёт зарплаты: от него зависит норма часов, оплата по окладу, учёт отсутствий и заполнение табеля. Поэтому менять график нужно не в справочнике «Графики работы сотрудников» — это изменит план для всех, кто на нём работает, — а через кадровое перемещение или документ «Индивидуальный график» для конкретного человека.

Выбор способа зависит от ситуации. Если сотрудник переходит на новый график надолго (например, с пятидневки на сменный режим), оформляется кадровый перевод. Если нужно отклонение на один месяц — например, сотрудник договорился работать по особому расписанию только в июне — используется индивидуальный график, который не трогает основной график сотрудника.

Ниже разобраны оба сценария с точными действиями, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП ред. 3.1, но логика аналогична в других конфигурациях с кадровым учётом.

Какой способ выбрать: перевод или индивидуальный график

Прежде чем что-то менять в программе, определите характер изменения. От этого зависит документ, дата применения и влияние на расчёты прошлых периодов.

Кадровый перевод подходит, когда новый график действует бессрочно или на длительный срок: переход на неполное рабочее время, сменный режим, другую пятидневку. С даты перевода норма времени и оплата будут считаться по новому графику.

Индивидуальный график нужен, когда на конкретный месяц сотруднику установлено особое расписание, а основной график не меняется. Типичные случаи: временный перевод на другие смены, работа по особому календарю в один месяц, учёт графика при суммированном учёте с нестандартным периодом.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Для постоянной смены графика. Действует с указанной даты без ограничения срока. Ограничение: требует оформления кадрового приказа и согласования с сотрудником.

Индивидуальный график

Для разового отклонения на один месяц. Не меняет основной график. Ограничение: действует только в указанном месяце, на следующий месяц нужно создавать заново.

Изменение справочника графиков

Только когда график меняется для всей группы сотрудников. Для одного человека не подходит — пересчитает норму для всех.

Подготовка: что проверить до изменения

Сначала убедитесь, что нужный график существует в справочнике. Откройте «Настройка — Графики работы сотрудников» и найдите подходящий вариант. Если его нет, создайте новый: задайте способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины), расписание рабочего времени и при необходимости признак неполного рабочего времени.

Проверьте, за какой месяц уже рассчитана и выплачена зарплата. Изменение графика задним числом в закрытом периоде приведёт к расхождениям при перерасчёте. Безопасное правило: дата начала действия нового графика должна быть не раньше первого числа текущего открытого расчётного месяца.

Уточните текущий график сотрудника: откройте карточку сотрудника (Кадры — Сотрудники) и посмотрите поле «График работы» либо историю изменений по ссылке «Трудовой договор». Это поможет убедиться, что вы меняете именно то, что нужно, и не заденете другие условия.

Постоянная смена графика через кадровый перевод

Основной сценарий: сотрудник переходит на новый график с определённой даты. Оформляется это документом «Кадровый перевод».

Откройте «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этого дня начнёт действовать новый график. На вкладке «Главное» установите флажок изменения условий труда и в поле «График работы» выберите новый график из справочника.

Если вместе с графиком меняется оплата (например, при переходе на неполное время оклад считается пропорционально), проверьте вкладку «Оплата труда»: программа обычно подставляет начисления автоматически, но размер и состав стоит сверить с приказом. Проведите документ.

1. 1
   Создайте или проверьте нужный график в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников»
2. 2
   Откройте «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод»
3. 3
   Укажите сотрудника и дату начала действия нового графика
4. 4
   В поле «График работы» выберите новый график, проверьте вкладку «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и проверьте карточку сотрудника — там должен отображаться новый график
6. 6
   Рассчитайте зарплату за месяц и сверьте норму часов с новым графиком

Если перевод происходит в середине месяца

Программа разобьёт расчёт месяца на два периода: до даты перевода норма и оплата считаются по старому графику, после — по новому. Это корректное поведение, но проверьте в расчётном листке, что оба периода отражены и сумма оплаты соответствует отработанному времени в каждом из них.

Временное отклонение: индивидуальный график на месяц

Когда основной график менять не нужно, а на конкретный месяц требуется особое расписание, используйте документ «Индивидуальный график». Он находится в разделе «Зарплата — Отчетность, справки — Индивидуальные графики» (в некоторых настройках — «Зарплата — Индивидуальные графики»).

Создайте документ, укажите месяц и добавьте сотрудника в табличную часть. Программа заполнит таблиц по данным его основного графика — отредактируйте дни вручную: измените часы, перенесите выходные, добавьте рабочие дни. Норма времени для расчёта зарплаты в этом месяце будет взята из индивидуального графика.

Обратите внимание: индивидуальный график действует только в указанном месяце. Если особое расписание повторяется, документ нужно создавать на каждый месяц отдельно. При длительных изменениях удобнее оформить кадровый перевод.

Проверка результата после изменения

После проведения документа убедитесь, что изменение применилось корректно. Откройте карточку сотрудника: в поле «График работы» должен отображаться новый график (для перевода). Для индивидуального графика проверьте сам документ — он должен быть проведён за нужный месяц.

Далее сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (Зарплата — Отчёты по зарплате) за месяц изменения. Рабочие дни и часы должны соответствовать новому расписанию. Затем рассчитайте зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов» и откройте расчётный листок сотрудника: норма дней и часов должна совпадать с новым графиком.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «График работы» в карточке сотрудника

Норма

Отображается новый график с даты перевода

Тревожный признак

Старый график — перевод не проведён или дата указана неверно

Табель Т-13 за месяц изменения

Норма

Рабочие дни и часы совпадают с новым расписанием

Тревожный признак

Табель заполнен по старому графику — проверьте дату документа

Расчётный листок: норма дней/часов

Норма

Норма соответствует новому графику (или разбита на два периода при переводе в середине месяца)

Тревожный признак

Норма старая — зарплата рассчитана до изменения, пересчитайте документ начисления

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — редактирование самого графика в справочнике вместо перевода сотрудника. В результате меняется норма для всех работников на этом графике, а зарплата прошлых периодов уезжает при перерасчёте. Правило простое: справочник трогаем, только когда меняется режим для всей группы.

Вторая ошибка — неверная дата начала. Если поставить дату позже фактической, сотрудник часть месяца отработает по новому расписанию, а расчёт пойдёт по старому графику: возникнут недоработки или переплата. Дата в документе должна совпадать с датой в приказе.

Третья типичная ситуация — забыли пересчитать зарплату после изменения графика. Если документ «Начисление зарплаты и взносов» был создан до перевода, он хранит старую норму. Откройте его и пересчитайте сотрудника либо удалите строку и заполните заново.

Особые ситуации и ограничения

Переход на неполное рабочее время

При переводе на неполный день или неполную неделю в графике должен быть установлен признак неполного рабочего времени и указан график нормы (обычно полная пятидневка). Тогда программа корректно посчитает пропорцию оплаты и норму для больничных и отпускных. Если признак не установлен, оплата может рассчитываться как за полное время.

Суммированный учёт рабочего времени

Для сменных графиков с суммированным учётом норма определяется за учётный период (месяц, квартал). Смена графика в середине учётного периода требует особой аккуратности: переработки и недоработки считаются от нормы, и некорректная дата перевода исказит доплату за сверхурочные. В сложных случаях сверьте расчёт с расчётчиком зарплаты.

Если прав нет

Документы кадрового учёта доступны пользователям с ролью кадровика или расчётчика. Если «Кадровый перевод» недоступен, обратитесь к администратору 1С или пользователю с соответствующими правами — не пытайтесь обойти ограничение через прямое редактирование данных.

Перед массовыми изменениями удобно потренироваться на копии базы: проведите перевод, рассчитайте зарплату и сравните расчётный листок с ожидаемым. Это занимает немного времени, но исключает перерасчёты в рабочей базе и объяснения с сотрудниками по поводу неверных сумм.

Частые вопросы

Можно ли изменить график одному сотруднику без кадрового перевода?

Да, если изменение временное и касается одного месяца — для этого служит документ «Индивидуальный график». Для постоянного изменения кадровый перевод обязателен: он фиксирует изменение условий трудового договора и служит основанием для расчёта.

Что будет с зарплатой, если перевести сотрудника в середине месяца?

Программа разделит расчёт на два периода: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Норма времени и оплата посчитаются пропорционально. Проверьте в расчётном листке, что оба периода отражены корректно.

Нужно ли создавать новый график, если подходящего нет в справочнике?

Да. Создайте график в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников», задайте расписание и при необходимости признак неполного времени. После этого он станет доступен для выбора в кадровом переводе.

Почему после изменения графика в табеле старые данные?

Чаще всего причина в дате: перевод проведён более поздней датой, чем начало месяца, либо индивидуальный график создан не за тот месяц. Также табель мог быть сформирован до изменения — обновите отчёт. Если документ проведён верно, а табель не меняется, проверьте, нет ли второго действующего документа по сотруднику.

Как отменить ошибочное изменение графика?

Если зарплата за период ещё не рассчитана, достаточно распровести и пометить на удаление кадровый перевод или индивидуальный график. Если расчёт уже выполнен, после отмены документа пересчитайте начисление зарплаты, чтобы норма и суммы вернулись к прежним значениям.

Влияет ли смена графика на отпускные и больничные?

Да. Средний заработок считается от фактических начислений, а норма для оплаты отсутствий — от действующего графика. При переходе на неполное время особенно важно, чтобы в графике был корректно установлен признак неполного рабочего времени, иначе пособия и отпускные могут рассчитаться неверно.