Другое · 9 мин
Как в 1С посмотреть ФОТ: пошаговая инструкция
Как посмотреть фонд оплаты труда в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Где найти отчёты по ФОТ, как их настроить, сверить и исправить расхождения.
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это совокупность всех начислений сотрудникам организации за период: оклады, премии, надбавки, отпускные, компенсации. В программах 1С фонд оплаты труда можно посмотреть несколькими способами — через типовые отчёты по зарплате, свод начислений или специализированные отчёты по плановому ФОТ, если ведётся штатное расписание. Выбор инструмента зависит от того, какая у вас конфигурация: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия.
Важно различать фактический и плановый ФОТ. Фактический фонд оплаты труда формируется по данным проведённых документов начисления зарплаты, премий, отпусков и больничных. Плановый ФОТ рассчитывается на основе штатного расписания и назначенных сотрудникам плановых начислений. В 1С:ЗУП доступны оба варианта, а в 1С:Бухгалтерии в основном работают с фактическими начислениями через стандартные зарплатные отчёты.
Ниже разберём, где именно находятся нужные отчёты в каждой конфигурации, как их настроить под свою задачу, как сверить данные и что делать, если цифры не сходятся.
Что входит в ФОТ и какие данные нужны для просмотра
Прежде чем формировать отчёт, определите, что именно вы хотите увидеть. В широком смысле ФОТ включает все начисления в пользу сотрудников: тарифную часть, стимулирующие выплаты, премии, отпускные, больничные за счёт работодателя, компенсации. Иногда в ФОТ включают и страховые взносы — тогда говорят о фонде оплаты труда с начислениями. В типовых отчётах 1С взносы обычно показываются отдельно, поэтому при необходимости их суммируют вручную или дорабатывают настройку отчёта.
Для корректного просмотра ФОТ нужно, чтобы в базе были проведены все документы начислений за интересующий период: «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Отпуск», «Больничный лист», «Разовое начисление». Если какие-то документы не проведены или расчёт зарплаты за месяц не завершён, цифры в отчёте будут занижены.
Как посмотреть ФОТ в 1С:ЗУП через отчёты по зарплате
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёты раздела «Зарплата». Откройте меню «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Здесь собраны все типовые формы для анализа начислений.
Наиболее универсальный вариант — отчёт «Свод начислений и удержаний» (в некоторых версиях — «Полный свод начислений, удержаний и выплат»). Он показывает по каждому сотруднику или по организации в целом все начисления, удержания, НДФЛ, взносы и суммы к выплате за выбранный период. Итог по колонке начислений — это и есть фактический ФОТ.
Пошаговый порядок формирования свода
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»
- 2Выберите отчёт «Свод начислений и удержаний»
- 3Укажите период (месяц, квартал, год) и организацию
- 4Нажмите «Сформировать»
- 5Найдите итоговую строку по начислениям — это ФОТ за период
- 6При необходимости сохраните настройку через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»
Если нужна детализация по подразделениям, в настройках отчёта («Настройки» → «Вид отчёта») добавьте группировку по подразделению. Это удобно, когда ФОТ анализируют по отделам или проектам. Для группировки по видам начислений (оклад, премия, отпускные) используйте соответствующую структуру в настройках варианта отчёта.
Как посмотреть плановый ФОТ по штатному расписанию
Если в 1С:ЗУП включено ведение штатного расписания, доступен анализ планового фонда оплаты труда. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Анализ штатного расписания». В табличной части по каждой позиции отображается плановый ФОТ — сумма плановых начислений с учётом количества ставок и районных коэффициентов.
Для сопоставления плана и факта используйте отчёт «Анализ ФОТ» (в разных версиях ЗУП он может называться «Остатки и обороты ФОТ» или находиться в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Он показывает плановый ФОТ по штатному расписанию рядом с фактическими начислениями, что позволяет быстро увидеть перерасход или экономию.
Сравнение вариантов
Показывает фактический ФОТ по проведённым документам. Подходит для анализа уже начисленной зарплаты, но не содержит плановых данных.
Показывает плановый ФОТ по позициям штатки. Требует включённого учёта по штатному расписанию и актуальных плановых начислений.
Сопоставляет план и факт. Удобен для контроля бюджета на зарплату, но корректен только при ведении штатного расписания.
Как посмотреть ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет отдельного отчёта «ФОТ», но фонд оплаты труда легко получить двумя способами. Первый — типовой отчёт «Свод начислений» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Он показывает начисления по сотрудникам за период, итог по начислениям и есть ФОТ.
Второй способ — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70 и период. Кредитовый оборот по счёту 70 — это сумма всех начислений, то есть ФОТ. Дебетовый оборот покажет удержания и выплаты.
ОСВ по счёту 70 удобна для быстрой проверки: кредитовый оборот должен совпадать с итогом начислений в расчётных листках. Если цифры различаются, чаще всего есть непроведённые документы или ручные операции по счёту 70, которые не прошли через зарплатные документы.
Если в бухгалтерии зарплата ведётся во внешней программе (например, в ЗУП) и выгружается сводно, детализация по сотрудникам в ОСВ будет недоступна — только общие суммы. В этом случае детальный ФОТ смотрят непосредственно в ЗУП, а в бухгалтерии контролируют итоги.
Настройка отчёта под свою задачу
Типовые отчёты 1С построены на системе компоновки данных, поэтому их можно гибко настраивать без программирования. Нажмите кнопку «Настройки» в форме отчёта и перейдите в расширенный режим. Здесь доступны отборы, группировки, сортировки и выбор полей.
Типовые сценарии настройки: отбор по конкретному подразделению или сотруднику, группировка по месяцам для анализа динамики ФОТ, вывод только определённых видов начислений (например, только премии). Готовую настройку сохраните как вариант отчёта — в следующий раз она будет доступна одним кликом.
Как проверить корректность данных по ФОТ
После формирования отчёта полезно сверить результат с независимым источником. Самый простой контроль — сопоставить итог свода начислений с кредитовым оборотом счёта 70 за тот же период. Совпадение означает, что все начисления отражены в учёте корректно.
Как проверить результат
Суммы совпадают
Расхождение — ищите ручные операции или непроведённые документы
Совпадает со списочным составом за период
Кого-то нет — проверьте приём на работу и период отчёта
Соответствует окладам и надбавкам по приказам
Устаревшие плановые начисления — нужно обновить кадровые документы
Если расхождения небольшие, проверьте документы, введённые вручную через «Операции, введённые вручную», — они попадают в ОСВ, но не отражаются в зарплатных отчётах. Крупные расхождения обычно означают, что часть начислений проведена в другой базе или периоде.
Частые вопросы о просмотре ФОТ в 1С
Почему в отчёте по ФОТ нет данных за последний месяц?
Скорее всего, документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц ещё не создан или не проведён. Откройте журнал начислений зарплаты и проверьте статус документа. Также убедитесь, что в отборе отчёта выбрана правильная организация и период.
Можно ли посмотреть ФОТ по конкретному подразделению?
Да. В своде начислений откройте «Настройки», добавьте отбор по подразделению или группировку по подразделениям. Отчёт покажет ФОТ в разрезе отделов. Учтите, что сотрудник относится к подразделению по данным кадровых документов на дату начисления.
Чем отличается ФОТ от суммы к выплате?
ФОТ — это все начисления до удержаний. Сумма к выплате — это ФОТ минус НДФЛ и прочие удержания (алименты, займы, авансы). В отчёте «Свод начислений и удержаний» видны обе величины, что позволяет сравнить их напрямую.
Как выгрузить данные по ФОТ в Excel?
Сформируйте отчёт, затем используйте кнопку сохранения (дискета) или меню «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат Excel. Табличный документ сохранится с сохранением структуры строк и колонок, итоги останутся в итоговых строках.
Включаются ли страховые взносы в ФОТ в отчётах 1С?
В типовых отчётах начисления и взносы показываются отдельными колонками. Если под ФОТ вы понимаете фонд с учётом взносов, сложите итоги по начислениям и взносам или настройте вариант отчёта с вычисляемым полем.
Что делать, если плановый ФОТ в штатном расписании не совпадает с окладами?
Проверьте актуальность плановых начислений: изменения окладов должны быть оформлены кадровыми документами (кадровый перевод, изменение оплаты труда), а не просто внесены в карточку. Также проверьте, что в позиции штатного расписания указано верное количество ставок и применяемые коэффициенты.
Что важно запомнить
Фактический ФОТ смотрят в отчёте «Свод начислений и удержаний» (ЗУП) или по кредитовому обороту счёта 70 (Бухгалтерия), плановый — через штатное расписание. Перед анализом убедитесь, что все документы начислений проведены, а результат сверьте с оборотами по счёту 70.