Как в 1С посмотреть дату рождения сотрудников

Дата рождения сотрудника в программах 1С хранится не в документе приёма на работу, а в карточке физического лица — отдельном элементе справочника, на который ссылаются сотрудники, кандидаты и другие кадровые объекты. Поэтому искать её нужно либо в карточке конкретного работника, либо через специализированные отчёты, когда нужен список сразу по всему подразделению или компании.

Точный путь зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок развёрнут полностью, а в 1С:Бухгалтерии предприятия работа с персональными данными сведена к минимуму. Ниже разобраны оба варианта, а также способы выгрузить даты рождения списком и автоматизировать поздравления с днями рождения.

Где хранится дата рождения и почему её не видно сразу

В типовых конфигурациях 1С персональные данные отделены от кадровых документов. Справочник «Сотрудники» содержит служебную информацию — табельный номер, должность, подразделение, — а фамилия, пол, дата рождения, ИНН и СНИЛС лежат в связанном справочнике «Физические лица». Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), но физическое лицо у него одно, и дата рождения указывается один раз.

Из этого следует практический вывод: если в карточке сотрудника поле даты рождения пустое, проблема не в документе приёма, а в карточке физического лица. Исправлять данные нужно именно там, иначе ошибка «переедет» во все отчёты — от списков в ПФР до печатных форм приказов.

Как посмотреть дату рождения в 1С:ЗУП

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» и выберите справочник «Сотрудники». Найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком. В шапке карточки рядом с ФИО обычно отображается возраст или дата рождения, а полный набор личных данных доступен по ссылке «Личные данные» или через переход к физическому лицу.

Если даты рождения в карточке нет, нажмите на ссылку с именем физического лица — откроется отдельная форма с полями «Дата рождения», «Пол», «ИНН», «СНИЛС». Здесь же видно, заполнены ли данные документа, удостоверяющего личность. После ввода или исправления даты сохраните форму: изменение автоматически подтянется во всех связанных сотрудников.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Найдите работника поиском по фамилии и откройте карточку
3. 3
   Перейдите по ссылке «Личные данные» или к карточке физического лица
4. 4
   Проверьте поле «Дата рождения», при необходимости заполните и запишите

Как посмотреть дату рождения в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» путь короче: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В карточке сотрудника поле «Дата рождения» выведено прямо на основную форму вместе с ИНН и СНИЛС. Если поле пустое, его можно заполнить сразу, не переходя в другие справочники, — программа сама обновит связанное физическое лицо.

Обратите внимание: при обмене данными между Бухгалтерией и ЗУП дата рождения переносится вместе с физическим лицом. Если после синхронизации даты «пропали», проверьте, не создался ли дубль физического лица с пустыми данными — это частая причина расхождений.

Как вывести список дат рождения по всем сотрудникам

Когда нужно посмотреть даты рождения сразу по подразделению или всей организации — например, для подготовки поздравлений или проверки кадровых данных, — открывать каждую карточку нерационально. В ЗУП есть штатный отчёт: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Дни рождения сотрудников». Он формирует список работников с датами рождения за выбранный период, с отбором по подразделению и признаком увольнения.

Если типового отчёта в вашей редакции нет, воспользуйтесь «Универсальным отчётом» (раздел «Администрирование» или «Отчёты», в зависимости от конфигурации): выберите справочник «Физические лица», добавьте поля «Наименование» и «Дата рождения» и при необходимости установите отбор. Результат можно выгрузить в Excel стандартной командой «Сохранить» из табличного документа.

Способы получить список дат рождения

Отчёт «Дни рождения сотрудников»

Быстро и без настройки, но состав колонок фиксирован

Универсальный отчёт по физлицам

Гибкий отбор и произвольные поля, требует ручной настройки

Список справочника с настройкой колонок

Подходит для быстрого просмотра, нет группировок и итогов

Почему дата рождения не отображается: типичные причины

Самая частая причина — данные внесены в карточку сотрудника, но не в карточку физического лица, либо наоборот. Проверьте оба объекта. Вторая причина — дубли физических лиц: после загрузки данных из файла или обмена человек мог завестись дважды, и вы смотрите «пустую» карточку. В ЗУП для поиска дублей есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Третья причина — недостаток прав. Персональные данные защищены: если у пользователя нет роли кадровика или доступа к персональным данным, поля даты рождения могут быть скрыты или недоступны для редактирования. В этом случае обратитесь к администратору базы — самостоятельно менять права не стоит.

Как настроить напоминания о днях рождения

Если задача — не разово посмотреть даты, а регулярно получать список именинников, настройте рассылку отчёта. В ЗУП отчёт «Дни рождения сотрудников» можно поставить на расписание: сохраните вариант отчёта с нужным периодом (например, «Следующая неделя») и настройте рассылку на почту ответственному лицу через механизм «Рассылка отчётов» в разделе «Администрирование».

Альтернатива — вывести дни рождения на начальную страницу. В некоторых редакциях ЗУП есть виджет или настройка рабочего стола, показывающая ближайшие дни рождения сотрудников подразделения. Если такого блока нет, достаточно добавить сохранённый вариант отчёта в избранное, чтобы открывать его в один клик.

Проверка результата и контроль качества данных

После заполнения или исправления дат рождения полезно пройти контрольную проверку. Сформируйте отчёт по физическим лицам и отсортируйте по полю «Дата рождения»: пустые значения и явные ошибки (даты вроде 01.01.1900 или будущие даты) окажутся в начале или конце списка. Также сверьте дату рождения с СНИЛС и паспортными данными при первичном вводе — опечатка в годе рождения вылезет позже при сдаче отчётности в фонды.

Признак корректно заполненных данных: дата рождения видна в карточке сотрудника, в печатных формах кадровых приказов и в отчётах по персонифицированному учёту, при этом физическое лицо в базе одно, без дублей. Если хотя бы в одном из этих мест дата отсутствует — ищите причину по схеме из раздела выше.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть даты рождения уволенных сотрудников?

Да. В списке сотрудников снимите отбор «по текущим работникам» или включите отображение уволенных. В отчёте «Дни рождения сотрудников» есть отдельный признак учёта уволенных — включите его в настройках отчёта.

Почему в отчёте у сотрудника пустая дата, хотя в карточке она есть?

Скорее всего, отчёт берёт данные из физического лица, а дата заполнена только в сотруднике, или наоборот. Откройте карточку физического лица и проверьте поле там. Также проверьте, нет ли дубля физлица, к которому привязан отчётный объект.

Как выгрузить даты рождения в Excel?

Сформируйте отчёт «Дни рождения сотрудников» или универсальный отчёт по физическим лицам, затем используйте «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel (xlsx). Полученный файл можно фильтровать и сортировать стандартными средствами.

Где посмотреть возраст сотрудника, а не дату рождения?

Возраст вычисляется автоматически от даты рождения. В карточке сотрудника ЗУП он часто показан рядом с ФИО. Если нужен список с возрастом, добавьте в универсальный отчёт вычисляемое поле или посчитайте возраст в Excel после выгрузки дат.

Нет прав на просмотр личных данных — что делать?

Это ограничение роли пользователя. Обратитесь к администратору 1С или руководителю, чтобы вам назначили роль с доступом к персональным данным (например, «Кадровик»). Самостоятельно менять настройки прав без полномочий не следует.

Можно ли массово загрузить даты рождения из файла?

Да, через обработку «Загрузка данных из табличного документа» (доступна во многих конфигурациях в разделе «Администрирование»). Загружайте данные в справочник «Физические лица», сопоставляя по ФИО или ИНН, и обязательно проверьте результат на дубли после загрузки.