Другое · 10 мин
Как в 1С посмотреть архив сотрудников
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти уволенных сотрудников: фильтры в справочнике, отчёты, кадровые документы, восстановление ошибочно помеченных записей и типичные ошибки.
Архив сотрудников в 1С — это не отдельная папка, а записи справочника и кадровые документы, которые скрыты из рабочих списков после увольнения или пометки на удаление. Данные не стираются: физическое лицо, приём на работу, приказ об увольнении и история начислений остаются в базе, их просто нужно отобразить правильным фильтром или отчётом.
Путь к архиву зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) уволенные скрываются из списка «Сотрудники» автоматически, а в 1С:Бухгалтерии они остаются в общем списке, но помечаются. Ниже — рабочие способы для обеих конфигураций, а также варианты, когда сотрудника не видно даже в архиве.
Перед любыми действиями с пометками на удаление и переносом данных убедитесь, что у вас есть свежая копия базы: ошибочное изменение статуса сотрудника влияет на расчёты, отчётность и персонифицированный учёт.
Почему уволенный сотрудник пропадает из списка
При проведении документа «Увольнение» программа переводит сотрудника в неактивное состояние. В ЗУП список сотрудников по умолчанию показывает только работающих — это сделано, чтобы кадровик не выбирал уволенных при оформлении новых документов. Сам элемент справочника, карточка физического лица и все документы остаются в базе.
Отдельная ситуация — пометка на удаление. Если кто-то пометил сотрудника или физическое лицо на удаление, запись получает красный крестик и исключается из большинства отчётов, хотя физически тоже не стёрта. Такие записи видны только при включённом отображении помеченных объектов.
Просмотр архива в 1С:ЗУП через справочник сотрудников
Самый быстрый способ — открыть список сотрудников и изменить его настройки. Порядок действий:
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
- 2Нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка.
- 3Снимите флажок «Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции» (в некоторых релизах — выберите в поле показа значение «Все сотрудники»).
- 4Дождитесь обновления списка: уволенные появятся с датой увольнения или признаком неактивности.
- 5Для поиска конкретного человека используйте строку поиска по фамилии.
После снятия фильтра список станет длиннее, поэтому удобно сразу настроить сортировку по дате увольнения или воспользоваться поиском. Если сотрудник найден, его карточка открывается как обычно: в ней доступны личные данные, история приёмов и увольнений, а по ссылкам — связанные документы.
Если нужен только один человек
Когда известна фамилия, проще открыть справочник «Физические лица» (раздел «Кадры» или «Настройка»), найти человека и из его карточки перейти по ссылке «Сотрудники». Так видны все записи сотрудника, включая старые, если человек принимался повторно.
Просмотр архива в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии уволенные не скрываются автоматически так жёстко, как в ЗУП, но в карточке сотрудника есть признак архивности. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Если уволенные не видны, проверьте настройку отбора списка через кнопку «Ещё» → «Настроить список» и уберите отбор по признаку архива.
Для анализа по периоду удобнее отчёты. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» — журнал покажет приказы о приёме и увольнении за любой период. По кнопке «Ещё» можно настроить отбор по конкретному сотруднику или подразделению.
Способы найти уволенного сотрудника
Быстро, подходит для просмотра карточки. Ограничение: видны только текущие статусы, без детальной истории.
Показывает приказы о приёме и увольнении за период. Подходит, когда нужна дата и номер приказа.
Даёт сводную картину по подразделениям и датам. Требует правильной настройки периода и отборов.
Находит человека даже при нескольких приёмах. Не показывает кадровую историю без перехода по ссылкам.
Поиск через кадровые документы и отчёты
Если в справочнике сотрудник не находится или нужна официальная информация (дата приказа, основание увольнения), используйте документы. В ЗУП откройте «Кадры» → «Увольнения» — журнал содержит все приказы об увольнении с датами и сотрудниками. Отбор по периоду сужает список до нужного года или месяца.
Для массового анализа подойдёт отчёт «Штатная расстановка» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Установите дату в прошлом периоде — отчёт покажет, кто работал на тот момент. Сравнение расстановки на две даты позволяет увидеть, кто уволился между ними.
В ЗУП также полезен отчёт «Сотрудники организации» или универсальный отчёт по регистру кадровых сведений: в настройках можно вывести дату приёма, дату увольнения и подразделение одной таблицей.
Если нужно регулярно смотреть уволенных, сохраните настройку списка или вариант отчёта под понятным именем — например, «Уволенные за год». Сохранённый вариант открывается в два клика и не требует каждый раз менять фильтры.
Как найти сотрудника, помеченного на удаление
Помеченный на удаление сотрудник пропадает из отчётов и списков даже со снятым фильтром по увольнению. Чтобы его увидеть, откройте справочник «Сотрудники» или «Физические лица», нажмите «Ещё» и включите отображение помеченных на удаление объектов (в типовых конфигурациях это пункт «Показывать помеченные на удаление» либо настройка отбора по полю «Пометка удаления»).
Если пометка выставлена ошибочно, её можно снять: откройте карточку и выберите «Ещё» → «Снять пометку удаления». Перед этим проверьте, не помечены ли связанные объекты — физическое лицо, документы приёма и увольнения. Пометка снимается с каждого объекта отдельно.
Когда сотрудника нет даже в архиве
Если все фильтры сняты, а человек не находится, проверьте типичные причины. Во-первых, данные могли быть перенесены в другую базу при свёртке или разделении учёта — тогда архив хранится в старой копии базы. Во-вторых, при обмене между конфигурациями (например, из ЗУП в Бухгалтерию) часть сотрудников могла не выгрузиться из-за настроек синхронизации.
В-третьих, сотрудник мог быть заведён как физическое лицо без оформления приёма на работу — тогда в списке «Сотрудники» его нет, а в «Физических лицах» он есть. И наконец, возможен дубль: человек заведён дважды с разным написанием фамилии, и поиск находит только одну карточку.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при работе с архивом
Отдельно отметим работу с повторным приёмом. Если уволенный сотрудник возвращается, правильный путь — найти его карточку в архиве и оформить приём на существующее физическое лицо. Это сохраняет непрерывную историю и корректные налоговые данные.
Как проверить результат
Уволенные видны с датой увольнения, карточки открываются
Список не изменился — фильтр не снят или нет прав на просмотр
Видны приём, увольнение, ссылки на документы
Карточка пустая или с красным крестиком — запись помечена на удаление
Человек присутствует в отчёте
Отсутствует — проверьте пометки удаления и период отчёта
Если прав на просмотр архива не хватает, список будет пустым даже при верных настройках. В этом случае обратитесь к администратору базы: нужны права на чтение справочников «Сотрудники» и «Физические лица», а также на кадровые документы.
Что важно запомнить
Архив сотрудников в 1С — это скрытые, а не удалённые записи. Уволенные отображаются снятием фильтра в списке «Сотрудники», помеченные на удаление — включением их показа, историю дают журналы кадровых документов и отчёты. Не удаляйте уволенных физически и не создавайте дубли при повторном приёме.
Частые вопросы
Удаляются ли данные уволенного сотрудника из 1С автоматически?
Нет. Проведение увольнения только меняет статус сотрудника. Карточка, документы и история начислений остаются в базе и доступны через фильтры и отчёты. Физически данные исчезают только после пометки на удаление и запуска процедуры удаления помеченных объектов.
Как распечатать данные уволенного сотрудника?
Найдите сотрудника со снятым фильтром, откройте карточку и используйте печатные формы из меню «Печать» — например, личную карточку. Для приказов откройте журнал «Увольнения», найдите документ и распечатайте его типовую форму.
Почему уволенный сотрудник не попадает в отчёт по зарплате?
Проверьте период отчёта: сотрудник попадает в расчётные отчёты только за периоды, когда у него были начисления. Также убедитесь, что карточка и документы не помечены на удаление — помеченные объекты исключаются из отчётов.
Что делать, если сотрудник заведён дважды?
Не удаляйте дубль сразу. Сначала определите, к какой карточке привязаны документы и начисления, затем перенесите недостающие данные на основную запись. Типовая обработка «Поиск и удаление дублей» помогает объединить дубли физических лиц, но перед её запуском сделайте резервную копию базы.
Можно ли посмотреть архив сотрудников за прошлые годы после обновления 1С?
Да, обновление конфигурации не удаляет кадровые данные. Архив пропадает только при свёртке базы или переходе на новую базу без переноса. В таком случае данные за прошлые годы смотрят в архивной копии старой базы.
Кто имеет право просматривать архив сотрудников?
Доступ определяется ролями пользователя. Обычно просмотр доступен кадровику, расчётчику и бухгалтеру; пользователю без кадровых ролей список сотрудников может быть недоступен вовсе. Настройку прав выполняет администратор через профили групп доступа.