Другое · 10 мин
Как в 1С посчитать среднюю заработную плату за год по организации
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии рассчитать среднюю заработную плату за год по организации: готовые отчёты, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки.
Средняя заработная плата по организации за год нужна для отчётности в ФНС, статистику, банки при оформлении кредитов и для внутреннего анализа фонда оплаты труда. В 1С эта задача решается штатными отчётами без доработок, но результат сильно зависит от того, какие начисления и какая численность попали в расчёт.
Чаще всего расчёт выполняют в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — там есть полные данные о начислениях и среднесписочной численности. Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии, возможности ограничены, но базовую цифру получить тоже можно. Ниже разобраны оба варианта, а также способ проверить результат и типичные ошибки, из-за которых средняя зарплата «не сходится».
Какие данные понадобятся для расчёта
Средняя зарплата по организации — это отношение фонда оплаты труда к среднесписочной численности работников за период. Чтобы цифра была корректной, нужно заранее определить, что именно вы включаете в расчёт.
В фонд оплаты труда обычно входят оклады, премии, надбавки, доплаты за условия труда и другие регулярные начисления. Спорные позиции — отпускные, больничные за счёт работодателя, материальная помощь, дивиденды и компенсации. Для отчёта в налоговую (среднесписочная и средняя зарплата для контроля отрасли) и для внутреннего анализа состав начислений может отличаться.
По численности тоже есть нюансы: включаются ли внешние совместители, работники в декрете, сотрудники по договорам ГПХ. В статистической отчётности действуют свои правила, а для управленческих целей компания часто считает только штатных сотрудников основного состава.
Расчёт в 1С:ЗУП через отчёт «Анализ ФОТ»
В 1С:ЗУП 3.1 основной инструмент — отчёт «Анализ фонда оплаты труда». Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ ФОТ». Установите период с января по декабрь нужного года и сформируйте отчёт.
В шапке отчёта программа показывает сумму начислений за период и среднесписочную численность. Если разделить суммарные начисления на среднесписочную численность и на 12 месяцев, получится среднемесячная зарплата по организации за год. В типовой форме отдельной строки «средняя зарплата» нет, поэтому финальное деление выполняется вручную или в Excel после выгрузки.
Чтобы видеть динамику по месяцам, в настройках отчёта (кнопка «Настройки») добавьте группировку по периодам начисления. Так вы увидите, в какие месяцы были пики — например, из-за годовых премий, которые сильно завышают среднее значение.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ ФОТ»
- 2Установите период — полный календарный год
- 3Проверьте, что в отборе стоит ваша организация целиком, без подразделений
- 4Сформируйте отчёт и зафиксируйте итоговую сумму начислений
- 5Откройте отчёт «Численность и текучесть кадров» за тот же период и возьмите среднесписочную численность
- 6Разделите сумму начислений на численность и на 12 месяцев
Альтернатива: «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
Если нужна не только сумма, но и детализация по видам начислений, используйте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» из того же раздела отчётов. Он показывает все виды расчёта за период с итогами, что удобно для выборочного включения статей в фонд оплаты труда.
Сформируйте отчёт за год, выгрузите его в табличный документ и просуммируйте только те виды начислений, которые по вашей методике входят в ФОТ. Это самый гибкий способ, когда требуется исключить, например, больничные и материальную помощь.
Обратите внимание: свод строится по периоду начисления, а не выплаты. Если для целей расчёта важна дата выплаты (например, для анализа НДФЛ-базы), используйте отчёты по выплаченным суммам, но для средней зарплаты методологически правильнее брать начисленное.
Получение среднесписочной численности
В 1С:ЗУП среднесписочную численность даёт отчёт «Численность и текучесть кадров» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Сформируйте его за год — в шапке отчёта будет показатель среднесписочной численности за период.
Проверьте настройки отчёта: по умолчанию в расчёт могут не попадать внешние совместители и работники по договорам ГПХ. Если для вашей задачи они нужны, включите соответствующие флажки в настройках варианта отчёта.
Если в организации были длительные простои, массовые отпуска за свой счёт или декретные, среднесписочная по статистическим правилам и фактически работающая численность будут заметно отличаться. Для управленческой средней зарплаты иногда осознанно берут численность фактически работавших — зафиксируйте это в методике.
Как проверить результат
Совпадает с расчётными листками и сводом начислений за тот же период
Есть расхождение — проверьте непроведённые документы и сторно
Значение правдоподобно относительно штатного расписания
Численность сильно завышена или занижена — проверьте фильтры по совместителям и ГПХ
Цифра находится между минимальным и максимальным доходом сотрудников
Средняя выше максимального оклада — вероятно, численность занижена
Расчёт в 1С:Бухгалтерии, если ЗУП нет
В 1С:Бухгалтерии 8 зарплатный блок проще, но базовые данные есть. Фонд начисленной оплаты труда виден по кредитовым оборотам счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» за год — сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или анализ счёта 70.
Из кредитового оборота исключите операции, не относящиеся к оплате труда: например, выдачу займов или компенсаций, если они проводились через 70 счёт. Точный состав виден в анализе счёта с детализацией по субконто и корреспондирующим счетам.
Численность сотрудников берите из списка сотрудников с фильтром по периоду работы либо из штатного расписания. Автоматического расчёта среднесписочной в типовой Бухгалтерии может не быть — тогда численность считается вручную по данным приёмов и увольнений.
Сравнение вариантов
Самый точный вариант: автоматическая численность и готовый ФОТ. Ограничение — нет итоговой строки «средняя», финальное деление вручную
Подходит, когда нужно исключить часть начислений из ФОТ. Требует ручной обработки выгрузки
Подходит для грубой оценки. Численность считается вручную, риск включить лишние операции по 70 счёту
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — непроведённые или незаполненные документы начисления. Если декабрьская зарплата начислена документом января или есть непроведённые ведомости, годовой ФОТ будет искажён. Перед расчётом проверьте, что все периоды закрыты и документы проведены.
Вторая ошибка — смешение периодов начисления и выплаты. Зарплата за декабрь, выплаченная в январе, по начислению относится к прошлому году, а по выплате — к текущему. Для средней зарплаты корректнее использовать начисление, иначе годовая цифра сместится.
Третья группа ошибок связана с численностью: удвоение внутренних совместителей, включение уволенных в первый день года, игнорирование декретниц. Любой из этих факторов заметно сдвигает среднюю зарплату, особенно в небольших компаниях.
Как проверить и сохранить результат
Сверьте итоговый ФОТ с данными отчёта «Расчётный листок» по всем сотрудникам за год или с регистром учёта начислений. Совпадение сумм — главный признак того, что в расчёт попали все документы.
Дополнительная проверка — сравнение средней зарплаты с отраслевыми данными, которые налоговая использует для оценки рисков. Если ваша средняя заметно ниже отраслевой, это повод проверить корректность расчёта и полноту отражения начислений, а не только «сигнал» для инспекции.
Сохраните сформированные отчёты вместе с описанием методики (какие начисления включены, какая численность взята) в файл или вариант отчёта в 1С. При следующем расчёте вы воспроизведёте цифру без расследований, а при вопросах из ФНС или банка сможете показать источник данных.
Что важно запомнить
Средняя зарплата за год = годовой фонд начислений / среднесписочная численность / 12. В ЗУП данные берутся из отчётов «Анализ ФОТ» и «Численность и текучесть кадров», в Бухгалтерии — со счёта 70 и кадровых списков. Ключ к корректной цифре — зафиксированная методика и проведённые документы за весь год.
Частые вопросы
Можно ли получить среднюю зарплату одной цифрой без ручного деления?
В типовой ЗУП готовой строки «средняя зарплата по организации» в аналитических отчётах обычно нет. Можно создать свой вариант отчёта с пользовательским полем-формулой или выгрузить данные в Excel и добавить формулу деления ФОТ на численность и количество месяцев.
Чем средняя зарплата отличается от среднего заработка сотрудника?
Средний заработок сотрудника считается по правилам постановления № 922 для отпускных и командировок — там своя база и расчётный период 12 месяцев конкретного работника. Средняя зарплата по организации — обобщённый показатель ФОТ на одного работника, методику которого задаёт сама компания или требования отчётности.
Нужно ли включать в расчёт работников по договорам ГПХ?
Зависит от цели. Для статистической отчётности и среднесписочной численности действуют правила Росстата, где подрядчики по ГПХ в среднесписочную не входят. Для внутреннего анализа полной стоимости персонала их иногда включают отдельной строкой, чтобы не смешивать с зарплатным фондом.
Почему средняя зарплата в 1С не совпадает с данными для налоговой?
ФНС оценивает среднюю зарплату по данным расчётов 6-НДФЛ и страховых взносов, где база формируется иначе, чем управленческий ФОТ. Различия в составе начислений (например, необлагаемые выплаты) и в численности дают расхождение — это нормально, если вы можете объяснить его методикой.
Как посчитать среднюю зарплату по подразделению или должности?
В отчётах ЗУП добавьте отбор или группировку по подразделению либо должности и сформируйте «Анализ ФОТ» с этой детализацией. Численность по подразделению берите из того же кадрового отчёта с аналогичным отбором, чтобы сопоставить показатели корректно.
Что делать, если за год были реорганизация или переход на 1С с другой программы?
Проверьте, что данные за все месяцы перенесены в базу: при переходе в середине года начисления прошлых периодов часто загружают сводно или не переносят вовсе. Если истории в 1С нет, считайте среднюю по периоду с момента перехода либо дополните расчёт данными из прежней системы.