Как поменять лицевой счет сотрудника в 1С

Лицевой счет сотрудника в программах 1С — это реквизит банковского счета, на который перечисляется зарплата, аванс, отпускные и другие выплаты. Менять его приходится, когда работник открыл карту в другом банке, закрыл старый счет или попросил переводить зарплату на другой реквизит. Способ изменения зависит от того, как в вашей организации организована выплата: через зарплатный проект или напрямую по реквизитам.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) лицевой счет хранится в карточке сотрудника и используется при формировании ведомостей в банк. В 1С:Бухгалтерии реквизиты для выплаты задаются через личные счета физических лиц. Ниже разобраны оба сценария, а также ситуация смены банка внутри зарплатного проекта.

Важно понимать: изменение лицевого счета не пересчитывает уже созданные ведомости. Если документ на выплату сформирован до смены реквизита, деньги уйдут на старый счет. Поэтому порядок действий имеет значение: сначала меняем реквизит, потом формируем ведомость.

Где в 1С хранится лицевой счет сотрудника

Прежде чем что-то менять, полезно понять, где именно программа хранит реквизит. В 1С:ЗУП лицевой счет привязан к физическому лицу и сотруднику: откройте карточку сотрудника из раздела «Кадры» → «Сотрудники». В форме есть блок «Выплата зарплаты» или ссылка «Личные данные», где указывается способ выплаты — через кассу, на банковский счет или в рамках зарплатного проекта.

В 1С:Бухгалтерии 8 реквизиты для перечисления зарплаты хранятся в справочнике «Лицевые счета сотрудников» (раздел «Зарплата и кадры»). Это отдельный объект: один сотрудник может иметь несколько лицевых счетов за разные периоды, и программа подставляет актуальный на дату ведомости.

Как поменять лицевой счет в 1С:ЗУП через карточку сотрудника

Это основной сценарий для 1С:Зарплата и управление персоналом. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного работника через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком.

В карточке перейдите по ссылке «Личные данные» или найдите блок «Выплата зарплаты» — расположение зависит от версии конфигурации. В поле способа выплаты выберите «На банковский счет», затем укажите банк (подберите из справочника банков или создайте новый по БИК) и введите номер лицевого счета — 20 цифр. Нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника
2. 2
   Откройте карточку и перейдите к блоку выплаты («Личные данные» или «Место выплаты зарплаты»)
3. 3
   Выберите способ выплаты «На банковский счет»
4. 4
   Укажите банк по БИК и введите номер лицевого счета
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, какой счет подставится в новую ведомость

Если зарплата выплачивается через зарплатный проект, вместо произвольного банковского счета выбирается зарплатный проект организации, а лицевой счет указывается в его рамках. В этом случае номер счета должен быть открыт именно в банке зарплатного проекта — иначе файл реестра банк отклонит.

Как изменить лицевой счет в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Лицевые счета сотрудников». Найдите сотрудника в списке. Если лицевой счет один — откройте его и исправьте номер счета и банк, затем запишите. Если сотруднику нужно сохранить историю, создайте новый элемент справочника: укажите сотрудника, банк, номер счета и дату, с которой он действует.

Проверьте также карточку самого сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → поле «Лицевой счет» или «Выплата зарплаты». В некоторых версиях именно там выбирается активный лицевой счет из справочника. Если поле пустое, ведомость не сможет подставить реквизит автоматически.

Смена банка внутри зарплатного проекта

Когда сотрудник перевел зарплатную карту в другой банк, а организация работает по зарплатному проекту, просто поменять номер счета недостаточно. Сначала сотрудник должен открыть счет в новом банке, затем в 1С:ЗУП нужно изменить зарплатный проект в карточке сотрудника и указать новый лицевой счет.

Если новый банк не входит в зарплатный проект организации, зарплату придется перечислять как обычный банковский перевод по реквизитам. В этом случае в карточке сотрудника способ выплаты меняется с «Зарплатный проект» на «Банковский счет», и указываются полные реквизиты: банк, БИК, номер счета.

Варианты выплаты

Зарплатный проект

Подходит, если счет открыт в банке-партнере организации. Реестр формируется автоматически, но счет вне проекта банк не примет.

Произвольный банковский счет

Подходит для любого банка по заявлению сотрудника. Перечисление идет отдельной платежкой, комиссия может отличаться.

Выплата через кассу

Используется как временный вариант, пока новый счет не открыт. Требует расходного кассового ордера.

Что делать с уже созданными ведомостями

Самая частая ошибка — поменять лицевой счет после того, как ведомость в банк уже сформирована. Ведомость фиксирует реквизиты на момент заполнения, и изменение карточки сотрудника ее не обновит. Если файл реестра еще не отправлен в банк, откройте ведомость и нажмите «Заполнить» заново — программа подтянет актуальные реквизиты.

Если реестр уже отправлен, но выплата не прошла, свяжитесь с банком и отзовите реестр, затем сформируйте новый. Если деньги уже ушли на закрытый счет, банк обычно возвращает их на счет организации в течение нескольких рабочих дней — после возврата выплату проводят повторно на новый реквизит.

Проверка результата и типичные ошибки

После изменения реквизита создайте тестовую ведомость на ближайшую дату и проверьте, какой счет подставился в табличную часть. Номер должен совпадать с заявлением сотрудника посимвольно — достаточно одной ошибки в 20-значном номере, чтобы платеж ушел не туда или вернулся.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер счета в новой ведомости

Норма

Совпадает с заявлением сотрудника, 20 цифр

Тревожный признак

Подставился старый счет или поле пустое

Банк и БИК

Норма

Банк соответствует новому счету

Тревожный признак

Указан прежний банк зарплатного проекта

Способ выплаты

Норма

Соответствует фактическому: проект, счет или касса

Тревожный признак

Стоит «через кассу», хотя нужен банковский перевод

Частые вопросы

Можно ли поменять лицевой счет задним числом?

Технически в карточке сотрудника реквизит меняется без даты, и программа считает его актуальным для всех новых документов. На уже проведенные ведомости это не влияет. Если нужно сохранить историю смены счетов, в 1С:Бухгалтерии создавайте новый элемент справочника лицевых счетов с нужной датой, а в ЗУП фиксируйте смену комментарием или заявлением в деле сотрудника.

Почему в ведомости подставляется старый лицевой счет?

Чаще всего ведомость была создана до изменения карточки — перезаполните ее кнопкой «Заполнить». Вторая причина: в 1С:Бухгалтерии новый лицевой счет создан с датой позже даты ведомости. Третья — в карточке сотрудника не сохранили изменения или выбран другой способ выплаты.

Нужно ли заявление от сотрудника для смены счета?

С точки зрения программы — нет, реквизит меняется без документов. Но по практике кадрового учета смена реквизитов для зарплаты оформляется письменным заявлением работника с новыми реквизитами. Это защищает бухгалтера, если сотрудник позже оспорит, куда перечислялись деньги.

Сотрудник хочет получать зарплату на карту другого банка — что делать?

Работник вправе выбрать банк для получения зарплаты, уведомив работодателя письменно. В 1С измените способ выплаты с зарплатного проекта на произвольный банковский счет и укажите реквизиты из заявления. Учтите, что перечисление пойдет отдельной платежкой вне реестра зарплатного проекта.

Как массово поменять лицевые счета при смене зарплатного банка?

При переходе всей организации в другой банк в 1С:ЗУП создается новый зарплатный проект, затем лицевые счета загружаются из файла, полученного от банка, либо вводятся по каждому сотруднику. В типовых конфигурациях есть обработка обмена с банком, которая позволяет загрузить счета списком — уточните наличие этой функции в вашей версии.

Что делать, если зарплата ушла на закрытый счет?

Банк, как правило, возвращает платеж на счет организации, так как закрытый счет не может принять зачисление. Дождитесь возврата, сверьте его с банковской выпиской, затем обновите лицевой счет сотрудника и сформируйте новую ведомость на правильный реквизит. Срок возврата зависит от банка и обычно занимает несколько рабочих дней.