Как в 1С поменять дату выплаты зарплаты

Дата выплаты зарплаты в 1С встречается сразу в нескольких местах: в настройках учетной политики организации, в графике выплат, в ведомостях на выплату и в данных по НДФЛ, где она определяет дату фактического получения дохода. Поэтому «поменять дату» — это не одна кнопка, а последовательность действий, которая зависит от того, что именно требуется: перенести плановый срок выплаты на постоянной основе, исправить дату в уже созданной ведомости или скорректировать разовую выплату конкретному сотруднику.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — основную конфигурацию для расчета зарплаты. Отдельно описаны особенности 1С:Бухгалтерии 8, где зарплатный блок устроен проще. Точные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии платформы и релиза, но логика расположения настроек сохраняется.

Прежде чем менять что-либо в уже проведенных документах, убедитесь, что понимаете различие между плановой датой выплаты (из настроек) и фактической датой (из ведомости). Именно фактическая дата влияет на отчетность по НДФЛ, и ошибка в ней приводит к расхождениям в 6-НДФЛ и справках о доходах сотрудников.

Определите, какую именно дату нужно изменить

В программе существует три разных «даты выплаты», и путаница между ними — самая частая причина ошибок. Первая — плановая дата в настройках организации: она используется как значение по умолчанию при создании ведомостей и при расчете планового аванса. Вторая — дата в конкретной ведомости на выплату: она фиксирует факт перечисления денег и влияет на НДФЛ. Третья — дата в бухгалтерских документах списания с расчетного счета или выдачи из кассы, если учет ведется в связке с 1С:Бухгалтерией.

Если компания просто решила платить зарплату, например, не 5-го, а 10-го числа — меняется настройка в учетной политике. Если деньги уже перечислены не в тот день, что указан в ведомости, — исправляется сама ведомость. Если ведомость верная, но банковская выписка прошла другим числом, — нужно привести в соответствие факт, потому что для НДФЛ важна реальная дата выплаты дохода.

Изменение плановой даты выплаты в настройках организации

Откройте раздел «Настройка» и перейдите по ссылке «Реквизиты организации» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Организации» → выбор нужной организации). На закладке «Учетная политика и другие настройки» найдите ссылку «Учетная политика» либо сразу блок «Выплата зарплаты» — расположение зависит от релиза. В нем задаются дата выплаты аванса и дата окончательного расчета.

Укажите новые числа месяца и сохраните настройку кнопкой «Записать и закрыть». С этого момента все новые ведомости будут создаваться с новыми датами по умолчанию. Уже созданные документы программа автоматически не переписывает — их придется исправлять вручную или пересоздавать.

Если в компании выплата производится через банк (зарплатный проект), дополнительно проверьте настройку «Выплата зарплаты» в разделе «Зарплата» → «Настройка зарплатных проектов»: там может храниться информация о договоре с банком, и сроки зачисления должны соответствовать новому графику.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации»
2. 2
   Перейдите к учетной политике или блоку «Выплата зарплаты»
3. 3
   Укажите новые даты аванса и окончательного расчета
4. 4
   Сохраните изменения кнопкой «Записать и закрыть»
5. 5
   Проверьте дату в новой тестовой ведомости

Исправление даты в уже созданной ведомости

Откройте нужный документ: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). Найдите поле «Дата выплаты» — в типовых формах оно расположено в шапке документа рядом с датой документа. Укажите фактическую дату перечисления денег и проведите ведомость заново.

Если документ находится в закрытом для редактирования периоде, программа выдаст предупреждение о дате запрета изменения данных. В этом случае потребуется либо временно сдвинуть дату запрета (это делает администратор с соответствующими правами), либо оформить корректировку текущим периодом — в зависимости от того, насколько существенна ошибка для отчетности.

После изменения даты в ведомости обязательно проверьте регистр сведений по НДФЛ: дата получения дохода по зарплате должна совпадать с фактической датой выплаты. В большинстве релизов достаточно перепровести ведомость — программа сама обновит движения. Если ведомость уже попала в сданный расчет 6-НДФЛ, потребуется подать уточненный расчет.

Перенос даты выплаты аванса и разовых выплат

Аванс в 1С:ЗУП выплачивается отдельными ведомостями за первую половину месяца, и его плановая дата задается там же, в учетной политике организации. Если нужно перенести аванс разово (например, из-за праздничных дней), проще всего создать ведомость на аванс вручную и указать в ней нужную дату выплаты — настройки при этом трогать не обязательно.

Разовые выплаты — премии, отпускные, пособия, расчет при увольнении — оформляются собственными ведомостями, привязанными к документу-основанию. Для отпускных дата выплаты критична: по законодательству отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, и дата в ведомости должна это подтверждать. При увольнении расчет производится в последний рабочий день сотрудника — дата ведомости должна ему соответствовать.

Если выплата приходится на выходной или праздничный день, общее правило — перенос на предшествующий рабочий день. В программе это отражается ручной корректировкой даты в ведомости; автоматического переноса по производственному календарю в типовой конфигурации нет.

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) зарплатный функционал ограничен, но дата выплаты также присутствует в двух местах. Плановая дата задается в карточке организации: «Главное» → «Реквизиты организации» → ссылка «Зарплата и кадры» либо в настройках учетной политики — в зависимости от релиза. Там указывается дата выплаты зарплаты, используемая при автоматическом заполнении ведомостей.

Фактическая дата фиксируется в документах «Ведомость на выплату зарплаты» и в связанных банковских документах «Списание с расчетного счета» или кассовых «Расходный кассовый ордер». Если деньги ушли другим числом, исправлять нужно в первую очередь дату ведомости, а затем проверить корректность проводок и данных по НДФЛ в отчете «Анализ НДФЛ» или аналогичном.

Если зарплата рассчитывается в 1С:ЗУП, а выплата и банк отражаются в 1С:Бухгалтерии через обмен данными, меняйте дату на стороне ЗУП до выгрузки. Исправление уже выгруженных документов в двух базах вручную — типичный источник рассинхронизации и двойных проводок.

Где менять дату

Настройки организации

Подходит для постоянного изменения графика выплат; не влияет на уже созданные ведомости

Ведомость на выплату

Подходит для разового переноса или исправления факта; требует перепроведения и контроля НДФЛ

Документ-основание (отпуск, увольнение)

Для разовых выплат дата подставляется из ведомости, созданной по документу; исправляется в самой ведомости

Проверка результата и влияние на отчетность

После любых изменений пройдите контрольный маршрут. Во-первых, создайте новую ведомость и убедитесь, что дата выплаты подставляется правильная — это подтверждает корректность настройки. Во-вторых, сформируйте отчет «Расчетный листок» или «Расчетная ведомость» по одному сотруднику и сверьте суммы к выплате. В-третьих, откройте отчет по НДФЛ («Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам») и проверьте, что даты получения дохода и удержания налога соответствуют новым датам выплаты.

Отдельно проверьте взаиморасчеты: отчет «Задолженность по зарплате» не должен показывать зависших сумм после перепроведения ведомостей. Если ведомость перепроведена с новой датой, а старые движения остались, — признак того, что документ не перепровелся корректно или есть ручные операции, блокирующие обновление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Новая ведомость

Норма

Дата выплаты подставляется автоматически из настроек

Тревожный признак

Подставляется старая дата — настройка не сохранена

Отчет по НДФЛ

Норма

Дата получения дохода совпадает с датой ведомости

Тревожный признак

Даты расходятся — нужно перепровести ведомость

Задолженность по зарплате

Норма

Нет зависших сумм по исправленным ведомостям

Тревожный признак

Остались долги или отрицательные остатки

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространенная ошибка — изменение только настройки организации с ожиданием, что старые ведомости обновятся сами. Этого не происходит: каждый созданный документ хранит собственную дату. Вторая частая проблема — правка даты в ведомости без перепроведения, из-за чего движения по регистрам остаются старыми, а отчеты показывают противоречивые данные.

Третья ошибка — попытка изменить дату в периоде, закрытом датой запрета редактирования, путем отключения запрета без согласования с бухгалтерией. Это может повлиять на уже сданную отчетность. Наконец, при работе в связке ЗУП + Бухгалтерия нельзя править одни и те же документы в обеих базах — изменения выполняются в программе-источнике и переносятся обменом.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли задать разные даты выплаты для разных подразделений?

В типовой 1С:ЗУП плановые даты выплаты задаются на уровне организации в целом, а не подразделений. Для отдельных групп сотрудников разовые отклонения оформляются созданием отдельных ведомостей с нужной датой вручную.

Что делать, если зарплата фактически перечислена раньше даты в ведомости?

Приведите документ в соответствие с фактом: исправьте дату выплаты в ведомости на реальную дату перечисления и перепроведите документ. Для НДФЛ значение имеет именно фактическая дата получения дохода.

Почему после изменения настройки в новой ведомости всё равно старая дата?

Проверьте, что изменение сохранено («Записать и закрыть»), и что вы редактировали данные именно той организации, по которой создаете ведомость. Также убедитесь, что ведомость создается заново, а не копированием старой — при копировании переносятся все реквизиты исходного документа.

Нужно ли пересчитывать НДФЛ после смены даты выплаты?

Полноценный пересчет обычно не требуется — сумма налога не зависит от даты. Но движения по регистрам НДФЛ должны обновиться: дата получения дохода и срок перечисления налога привязаны к дате выплаты. Достаточно перепровести ведомость и проверить отчет по НДФЛ.

Как изменить дату, если период закрыт датой запрета редактирования?

Самостоятельно снимать запрет не стоит. Согласуйте с бухгалтером или администратором базы: либо временно сдвигается дата запрета с последующей уточненной отчетностью, либо корректировка оформляется документами текущего периода без вмешательства в закрытый.