Другое · 11 мин
Как в 1С перевести внешнего совместителя на основное место работы
Пошаговая инструкция по переводу внешнего совместителя на основное место работы в 1С:ЗУП: увольнение, приём, кадровые документы, проверка расчётов и типичные ошибки.
Перевести внешнего совместителя на основное место работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) напрямую нельзя — единственный корректный способ: уволить сотрудника с должности совместителя и оформить новый приём уже как основного работника. Такая потребность возникает, когда сотрудник расторг трудовой договор по прежнему основному месту и оформляется у вас полноценно.
Причина в том, что вид занятости (основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство) является ключевым атрибутом сотрудника в 1С. Изменить его «вживую» нельзя: программа строит кадровый учёт, расчёт среднего заработка, стажи и отчётность именно на этом признаке. Поэтому корректная схема — это увольнение плюс новый приём, оформленные двумя кадровыми документами.
Ниже разобран полный порядок действий: какие документы создать, как не потерять данные по отпускам и НДФЛ, какие проверки выполнить после перевода и какие ошибки встречаются чаще всего.
Как устроен учёт совместителей в 1С и почему нужен новый приём
В 1С:ЗУП каждый сотрудник привязан к физическому лицу, но вид занятости задаётся на уровне сотрудника, а не физлица. Внешний совместитель и основной работник — это с точки зрения программы разные «сущности» с разными графиками, плановыми начислениями и кадровой историей.
Именно поэтому схема перевода всегда одинакова: сначала оформляется увольнение с позиции внешнего совместителя, затем — приём на работу с видом занятости «Основное место работы». При этом физическое лицо в справочнике остаётся тем же, что сохраняет накопленные данные по НДФЛ, взносам и налоговым вычетам в рамках одной организации.
Важно понимать и юридическую сторону: по трудовому законодательству переход с совместительства на основную работу также оформляется через расторжение договора совместительства и заключение нового трудового договора (либо через дополнительное соглашение — этот вариант обсуждается с кадровиком и юристом, но в 1С всё равно потребуется новый приём).
Что подготовить перед оформлением перевода
До начала работы в программе убедитесь, что у вас есть все основания и данные. Во-первых, сотрудник должен подтвердить, что прежнее основное место работы у него отсутствует — обычно это заявление работника и копия трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности. Без этого оформлять его как основного работника нельзя.
Во-вторых, определите даты: день увольнения с совместительства и день приёма на основную должность. Обычно приём оформляют следующим днём после увольнения, чтобы не было разрыва или пересечения. Проверьте, что все начисления и удержания за период совместительства рассчитаны, а расчёт при увольнении будет проведён корректно.
В-третьих, уточните условия нового договора: должность, подразделение, график работы, оклад или тарифную ставку, дату выхода. Если сотрудник продолжает работать на той же позиции, но на полную ставку, заранее проверьте, какой график будет назначен — от него зависят норма времени и расчёт зарплаты.
Шаг 1. Увольнение внешнего совместителя
Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» (или «Все кадровые документы» → «Увольнение») и создайте новый документ. Выберите организацию, сотрудника-совместителя и укажите дату увольнения и основание — как правило, пункт о расторжении договора по соглашению сторон или по инициативе работника в соответствии с реальной ситуацией.
На вкладке расчёта программа автоматически посчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и причитающуюся зарплату. Проверьте остаток отпуска: если сотрудник использовал отпуск авансом, при увольнении может возникнуть удержание за неотработанные дни. Убедитесь, что сумма компенсации или удержания соответствует ожиданиям кадровика.
После проверки проведите документ. Если в вашей настройке используются печатные формы приказов, сформируйте приказ об увольнении (унифицированная форма Т-8 или форма организации) и ознакомьте с ним сотрудника.
Шаг 2. Приём на основное место работы
Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». В поле «Сотрудник» выберите то же физическое лицо: программа предложит создать нового сотрудника для уже существующего человека — согласитесь. Это важный момент: не заводите дубликат физлица, иначе разорвётся учёт по НДФЛ и страховым взносам.
Заполните ключевые поля документа:
- Дата приёма — следующий день после увольнения (или дата по договору);
- Подразделение и должность — по новому трудовому договору;
- Вид занятости — «Основное место работы»;
- График работы — полный график, соответствующий ставке;
- Количество ставок — например, 1 вместо 0,5 у совместителя;
- Начисления — оклад, надбавки и прочие плановые начисления по новым условиям.
На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату нового договора. Проверьте вкладку с правом на отпуск: программа начнёт отсчёт отпускного стажа с даты нового приёма. Проведите документ и распечатайте приказ о приёме (форма Т-1 или своя форма).
- 1Получите заявление сотрудника и подтверждение отсутствия основного места работы
- 2Создайте документ «Увольнение» по совместительству, проверьте компенсацию отпуска
- 3Проведите увольнение и сформируйте приказ
- 4Создайте «Приём на работу» для того же физлица с видом занятости «Основное место работы»
- 5Укажите график, ставку, начисления и данные нового трудового договора
- 6Проведите приём, сформируйте приказ Т-1 и проверьте результат отчётами
Проверка результата после перевода
После проведения обоих документов убедитесь, что кадровые данные отражаются корректно. Откройте карточку физического лица: в списке сотрудников должна быть одна активная запись с видом занятости «Основное место работы», а запись совместителя — в состоянии «уволен».
Сформируйте штатное расписание или отчёт «Штатная расстановка» и проверьте, что сотрудник занимает правильную ставку. Затем постройте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за текущий месяц: у нового сотрудника должны быть только плановые начисления по новому договору, без «хвостов» от совместительства.
Отдельно проверьте НДФЛ: поскольку физлицо одно, стандартные вычеты и облагаемая база должны продолжаться корректно. Если вычеты применялись к совместителю, убедитесь, что после увольнения они перешли на основное место — иначе возможно двойное применение вычета.
Как проверить результат
Одна активная запись «Основное место работы», совместитель уволен
Две активные записи или дубликат физлица
Расчёт по новому окладу и графику, норма времени верная
Начисления по старой ставке совместителя или нулевая норма
Вычет применяется один раз, база нарастает корректно
Двойной вычет или пропавший вычет
Старый остаток закрыт при увольнении, новый стаж идёт с даты приёма
Отрицательный остаток или перенесённый без компенсации старый отпуск
Особые ситуации и нюансы
Перевод внутри месяца и расчёт зарплаты
Если увольнение и приём происходят в середине месяца, зарплата будет рассчитана двумя частями: за период работы совместителем — в расчёте при увольнении, за период основной работы — в итоговом начислении месяца. Проверьте, что норма времени по обоим графикам учтена правильно и сотрудник не потерял оплату за отработанные дни.
Отпускные остатки
Неиспользованный отпуск совместителя при увольнении компенсируется деньгами — перенести его на новый трудовой договор нельзя. Право на новый отпуск у сотрудника возникает по общим правилам с даты приёма на основную работу. Если сотрудник просит отпуск сразу после перевода, учитывайте это при планировании.
Больничные и средний заработок
После перевода средний заработок для больничных и отпусков будет считаться по новому месту работы. Данные о заработке у прежних работодателей сотрудник должен предоставить справками — для расчёта пособий это важно, так как период совместительства у вас входит в расчёт только в пределах вашей организации.
Типичные ошибки при переводе совместителя
Самая частая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. В результате в базе появляется дубль: НДФЛ считается с нуля, вычеты дублируются, отчётность расходится. Всегда выбирайте физлицо из справочника и соглашайтесь на создание нового сотрудника для него.
Вторая ошибка — забытый вид занятости. Если при приёме оставить «Внешнее совместительство», сотрудник продолжит числиться совместителем, что исказит отчёты по среднесписочной численности и статистике. Проверяйте поле «Вид занятости» до проведения документа.
Третья группа ошибок связана с датами: приём тем же днём, что и увольнение, либо разрыв в несколько дней без оснований. Совпадающие даты могут вызвать конфликты в расчётах, а необоснованный разрыв — вопросы при проверках. Стандартная практика — приём со следующего дня.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли перевести совместителя на основную работу без увольнения?
В 1С:ЗУП — нет: вид занятости меняется только через увольнение и новый приём. Даже если юридически вы оформляете переход дополнительным соглашением к договору, в программе всё равно потребуется два кадровых документа, иначе учёт будет некорректным.
Сохранятся ли данные по НДФЛ после перевода?
Да, если при приёме выбрано то же физическое лицо. Учёт НДФЛ и страховых взносов ведётся по физлицу, поэтому база и вычеты продолжатся нарастающим итогом. Если создан дубликат физлица — данные разорвутся, и потребуется объединение дублей.
Что делать с неиспользованным отпуском совместителя?
Он компенсируется деньгами при увольнении — программа рассчитает компенсацию автоматически в документе «Увольнение». Перенести дни отпуска на новый трудовой договор нельзя: отпускной стаж начнёт отсчитываться заново с даты приёма на основное место.
Какую дату приёма указывать, если увольнение в пятницу?
Обычно приём оформляют следующим календарным днём после увольнения, но можно и после выходных — например, в понедельник. Главное, чтобы даты соответствовали реальным документам: заявлению, приказу и трудовому договору.
Нужно ли заново вводить личные данные сотрудника?
Нет. Все личные данные (паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес) хранятся в карточке физического лица и автоматически подтянутся в новый документ приёма. Проверьте лишь их актуальность — например, не менялся ли паспорт или фамилия.
Как быть, если перевод оформили ошибочно и документы уже проведены?
Отмените проведение документов в обратном порядке: сначала приём, затем увольнение, исправьте данные и проведите заново. Если месяц уже закрыт и отчётность сдана, исправления делайте текущим периодом и при необходимости подайте корректирующие формы.
Что важно запомнить
Перевод внешнего совместителя на основное место работы в 1С:ЗУП — это увольнение плюс новый приём для того же физического лица. Ключевые точки контроля: вид занятости «Основное место работы», отсутствие дублей физлица, компенсация отпуска при увольнении и корректные график с начислениями по новому договору.