Как в 1С перевести сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы

Перевод внешнего совместителя на основное место работы — частая кадровая ситуация: сотрудник увольняется с основного места у другого работодателя и хочет оформиться у вас как основной работник. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии прямой кнопки «сделать основным» нет, потому что юридически это два разных кадровых события: прекращение договора по совместительству и заключение нового трудового договора.

Правильная последовательность — уволить сотрудника с внешнего совместительства и принять его на основное место работы новым документом «Приём на работу». При этом физическое лицо в справочнике остаётся тем же, поэтому история, вычеты по НДФЛ и персональные данные сохраняются, а меняется только вид занятости и условия труда.

Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП 3.1, отличия для 1С:Бухгалтерии 8.3, нюансы со стажем, отпусками и отчётностью, а также типичные ошибки, которые приводят к двойным начислениям и ошибкам в ЕФС-1.

Какой способ оформления выбрать

Трудовой кодекс допускает два варианта перевода совместителя на основное место: через увольнение и новый приём либо через дополнительное соглашение к трудовому договору. На практике в 1С надёжнее и прозрачнее первый путь — увольнение с совместительства и приём на основное место. Именно его корректно отражают типовые механизмы программы и отчётность.

Вариант с допсоглашением в программе приходится имитировать кадровым переводом, но вид занятости «Внешнее совместительство» в типовой 1С:ЗУП через перевод на «Основное место работы» не меняется корректно — возникают проблемы с кадровыми отчётами, СЗВ-СТАЖ (ЕФС-1) и средним заработком. Поэтому дальше рассматривается схема «увольнение + приём».

Сравнение вариантов

Увольнение и новый приём

Рекомендуемый способ. Корректно отражается в ЕФС-1, чистая история договоров, правильный расчёт среднего и остатков отпусков. Минус — два кадровых документа и новый приказ.

Допсоглашение через кадровый перевод

Трудовой договор формально продолжается, но в типовой 1С:ЗУП смена вида занятости переводом работает некорректно: возможны ошибки в отчётности и кадровом учёте. Использовать только с доработками и тестированием.

Шаг 1. Увольнение с внешнего совместительства

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Выберите сотрудника — убедитесь, что выбран именно элемент справочника «Сотрудники» с видом занятости «Внешнее совместительство», а не другое физическое лицо с похожей фамилией.

Укажите дату увольнения и основание (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по инициативе работника, либо соглашение сторон). Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, если остаток есть. Проверьте вкладку с начислениями: все плановые начисления по совместительству должны прекратиться датой увольнения.

Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 при необходимости. Убедитесь, что в документе увольнения корректно заполнены сведения для электронной трудовой книжки — они понадобятся для отчёта ЕФС-1.

Шаг 2. Приём на основное место работы

Создайте документ «Приём на работу» датой, следующей за датой увольнения (или в тот же день, если договорённость предполагает непрерывность — но обычно приём оформляют со следующего рабочего дня). В поле «Физическое лицо» выберите уже существующего человека из справочника — не создавайте дубликат, иначе раздвоится история по НДФЛ, стажу и персональным данным.

Программа создаст новый элемент справочника «Сотрудники». В поле «Вид занятости» укажите «Основное место работы». Заполните подразделение, должность, дату приёма, испытательный срок при необходимости и условия трудового договора.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад или тарифную ставку, надбавки, премии. Проверьте, чтобы не «подтянулись» старые начисления с совместительства — новый сотрудник должен иметь собственный набор начислений по новому договору.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение» по сотруднику-совместителю, укажите дату и основание, проверьте компенсацию отпуска
2. 2
   Проведите увольнение и убедитесь, что плановые начисления прекращены
3. 3
   Создайте «Приём на работу» на то же физическое лицо с видом занятости «Основное место работы»
4. 4
   Назначьте график работы, подразделение, должность и плановые начисления
5. 5
   Проверьте права на вычеты НДФЛ и заявления сотрудника
6. 6
   Сформируйте ЕФС-1 с кадровыми событиями увольнения и приёма

Настройка графика работы и учёта времени

После приёма проверьте назначенный график работы. У внешних совместителей часто используются сокращённые графики (например, неполный рабочий день), а на основном месте обычно требуется полный график — пятидневка, сменный график и т.п. Если график не поменять, табель и расчёт зарплаты будут выполняться по старой норме времени.

График задаётся в документе приёма либо через справочник «Графики работы сотрудников» с последующим назначением документом «Изменение графика работы». Проверьте, что норма времени в производственном календаре соответствует ожиданиям: откройте «Настройка» → «Производственные календари» и сверьте рабочие дни.

НДФЛ, вычеты и стаж: что переносится автоматически

Так как физическое лицо одно и то же, вычеты на детей и имущественные вычеты продолжают действовать — но только если заявление на вычет было подано именно вашему работодателю. Проверьте документ «Заявление на вычеты НДФЛ»: если его нет или он оформлен на другую организацию, оформите новое заявление.

Стаж для больничных (страховой стаж) хранится в карточке физического лица и не обнуляется. Откройте карточку физлица → «Трудовая деятельность» и убедитесь, что стаж заполнен. Отпускной стаж по новому договору начинает течь с даты приёма на основное место — остаток отпуска по совместительству закрывается компенсацией при увольнении.

Отчётность: ЕФС-1 и сведения о трудовой деятельности

Перевод через увольнение и приём порождает два кадровых события в отчёте ЕФС-1 (раздел 1.1): увольнение с совместительства и приём на основное место. Сформируйте отчёт в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Отчёты по персонифицированному учёту» и проверьте, что оба события присутствуют с корректными датами.

Если сотруднику ведётся бумажная трудовая книжка, внесите запись об увольнении с совместительства и запись о приёме на основную работу. При электронной трудовой достаточно корректной отправки ЕФС-1 в установленный срок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке нового сотрудника

Норма

«Основное место работы», дата приёма корректна

Тревожный признак

Осталось «Внешнее совместительство» или создан дубликат физлица

Начисление зарплаты за первый месяц

Норма

Расчёт по новому окладу и графику, нет строк по старому договору

Тревожный признак

Двойные начисления или расчёт по старой ставке совместителя

ЕФС-1

Норма

Есть события «увольнение» и «приём» с правильными датами

Тревожный признак

Событие отсутствует или дата не совпадает с приказом

Остаток отпуска

Норма

По совместительству закрыт компенсацией, по новому договору идёт новый отсчёт

Тревожный признак

Старый остаток «переехал» на основное место

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт урезан: документы «Приём на работу» и «Увольнение» находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Принцип тот же: увольняете совместителя, затем принимаете на основное место на то же физическое лицо. Компенсация отпуска при увольнении рассчитывается вручную или через документ «Начисление зарплаты» — автоматического расчёта, как в ЗУП, нет.

Если учёт ведётся в Бухгалтерии, а объём кадровых операций растёт, такие переводы удобнее выполнять в 1С:ЗУП с последующей синхронизацией: программы обмениваются сотрудниками и начислениями автоматически при настроенной синхронизации данных.

Частые вопросы

Можно ли перевести совместителя на основное место без увольнения?

Юридически допускается оформление через дополнительное соглашение к трудовому договору, но в типовой 1С:ЗУП смена вида занятости кадровым переводом работает некорректно. Практически надёжный путь — увольнение с совместительства и новый приём на основное место.

Сохранятся ли вычеты НДФЛ после перевода?

Да, если физическое лицо в справочнике то же самое и заявление на вычеты подано вашей организации. Проверьте документ «Заявление на вычеты НДФЛ» — при необходимости оформите новый с даты приёма на основное место.

Что делать с неиспользованным отпуском совместителя?

При увольнении с совместительства сотруднику положена денежная компенсация за неиспользованные дни отпуска — 1С:ЗУП рассчитает её автоматически в документе увольнения. Переносить остаток отпуска на новый договор не нужно: отпускной стаж по основному месту начинается заново.

Нужно ли заводить новую карточку физического лица?

Нет. При приёме выберите существующее физическое лицо — программа создаст новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к той же карточке. Новое физлицо создаётся только при ошибке и требует последующего объединения дублей.

Как быть, если сотрудник уже принят, но с ошибкой в виде занятости?

Если документ приёма проведён с видом «Внешнее совместительство» вместо основного места, исправьте вид занятости в документе приёма до закрытия месяца и перепроведите начисления. Если период закрыт и отчётность сдана, потребуется корректировка документа и уточнённая отчётность — в сложных случаях лучше привлечь специалиста по 1С.

Обнуляется ли стаж для больничных при таком переводе?

Нет. Страховой стаж хранится в карточке физического лица и не зависит от смены договора внутри программы. Проверьте, что стаж заполнен в разделе «Трудовая деятельность» карточки физлица, чтобы расчёт больничных выполнялся корректно.