Как в 1С начислить аванс по зарплате

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать не реже чем каждые полмесяца. В программах 1С порядок начисления аванса зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) есть полноценный расчёт за первую половину месяца, а в «1С:Бухгалтерии» аванс чаще выплачивают фиксированной суммой без полного расчёта.

Прежде чем проводить выплату, нужно определиться с методом расчёта аванса в вашей организации: фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт по фактически отработанному времени. Выбранный способ должен быть закреплён во внутренних документах компании, а в программе — настроен соответствующим образом. От этого зависит, какие документы вы будете создавать и как программа рассчитает НДФЛ.

Ниже разобраны оба варианта работы: через ЗУП с полноценным расчётом и через Бухгалтерию с упрощённой выплатой. Инструкции актуальны для типовых конфигураций; в доработанных решениях названия документов могут отличаться.

Какие способы расчёта аванса бывают и какой выбрать

Законодательство требует выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц, но не фиксирует точный размер аванса. На практике используют три подхода, и у каждого есть последствия для учёта.

Фиксированная сумма — самый простой вариант: сотруднику каждый месяц платят одну и ту же сумму. Риск в том, что при неполном отработанном времени (отпуск, больничный в первой половине месяца) аванс может оказаться больше заработанного, и переплату придётся удерживать из окончательного расчёта.

Процент от оклада (обычно 40–50%) — компромиссный вариант. Сумма привязана к окладу, но не учитывает фактическую отработку. Те же риски переплаты при отсутствиях сохраняются.

Расчёт по фактически отработанному времени — самый корректный метод: программа считает заработок за дни с 1 по 15 число по табелю. Переплата исключена, но требуется вести учёт рабочего времени до даты выплаты. Именно этот способ реализован в ЗУП документом «Начисление за первую половину месяца».

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Подходит для стабильных графиков без отсутствий. Риск переплаты при отпусках и больничных в первой половине месяца.

Процент от оклада

Простая настройка, сумма масштабируется вместе с окладом. Не учитывает фактическую отработку.

По отработанному времени

Самый точный вариант, исключает переплату. Требует актуального табеля на дату расчёта и поддерживается в ЗУП.

Настройка программы перед первым расчётом

В 1С:ЗУП способ расчёта аванса задаётся в учётной политике организации или в настройках расчёта зарплаты. Откройте раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» и проверьте параметры выплаты зарплаты: даты аванса и окончательного расчёта. Эти даты программа будет подставлять в ведомости.

Для расчёта по отработанному времени убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты («Настройка» → «Расчёт зарплаты») включён учёт отсутствий и ведение табеля. Если сотрудники отсутствуют (отпуска, командировки, больничные), эти документы должны быть введены в программу до расчёта аванса — иначе сумма завысится.

В 1С:Бухгалтерии отдельной настройки аванса нет. Достаточно проверить, что в справочнике «Сотрудники» заполнены оклады, а в учётной политике заданы даты выплаты. Выплата аванса там оформляется напрямую ведомостью без предварительного начисления.

Начисление аванса в 1С:ЗУП за первую половину месяца

Основной рабочий инструмент — документ «Начисление за первую половину месяца». Он находится в разделе «Зарплата» и рассчитывает заработок сотрудников за период с 1 по 15 число по данным табеля и назначенных начислений.

1. 1
   Убедитесь, что все отсутствия за первую половину месяца введены: отпуска, больничные, командировки, отсутствия.
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте новый документ.
3. 3
   Укажите месяц начисления и организацию, нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и рассчитает суммы.
4. 4
   Проверьте по строкам отработанное время и суммы; при необходимости откройте расшифровку расчёта по сотруднику.
5. 5
   Проведите документ и перейдите к созданию ведомости на выплату.
6. 6
   Создайте ведомость («Зарплата» → «Ведомости в банк/кассу»), в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», заполните и проведите.

После заполнения документа проверьте колонку с отработанными днями: если у сотрудника в первой половине месяца был отпуск, а в табеле он не отражён, программа посчитает полный период. В таком случае сначала введите документ отсутствия, затем пересчитайте начисление кнопкой «Обновить» или повторным заполнением.

НДФЛ при расчёте аванса в ЗУП исчисляется вместе с начислением, поскольку с выплатой дохода за первую половину месяца возникает обязанность удержать налог при выплате. Программа отразит налог в ведомости, и он попадёт в уведомление по ЕНП. Проверьте сумму НДФЛ в документе до проведения ведомости.

Выплата аванса: ведомости и НДФЛ

Начисление и выплата — два разных действия. Даже если документ начисления проведён, деньги сотрудникам «уйдут» только после оформления ведомости: в банк (зарплатный проект), через кассу или на карты по реестру. Вид выплаты в ведомости обязательно укажите «Аванс» — от этого зависит корректность отчётности.

После проведения ведомости сверьтесь с банковской выпиской или расходным кассовым ордером: сумма выплаты должна совпасть с итогом ведомости. Если банк вернул часть суммы (например, из-за ошибки в реквизитах карты), в ЗУП оформляется возврат задолженности, иначе по сотруднику повиснет ложная выплата.

НДФЛ с аванса удерживается при фактической выплате и перечисляется в составе единого налогового платежа в установленные сроки. В ЗУП удержанный налог виден в отчётах «Анализ НДФЛ» и «Расчётный листок» сотрудника. Если ведомость проведена, а налог в ней нулевой при ненулевом доходе — проверьте статус налогоплательщика и применённые вычеты.

Как выплатить аванс в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» нет документа расчёта аванса по отработанному времени. Типовая практика — выплата фиксированной суммы или процента от оклада через ведомость, а полный расчёт с НДФЛ выполняется документом «Начисление зарплаты» в конце месяца.

Порядок такой: откройте «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты» (или раздел «Зарплата» в зависимости от редакции), создайте ведомость с видом выплаты «Аванс», заполните список сотрудников и вручную укажите суммы либо используйте заполнение по плановым данным, если оно доступно в вашей версии. Проведите документ и оформите выплату через банк или кассу.

Учтите особенность: поскольку аванс в Бухгалтерии не начисляется, НДФЛ с него в момент выплаты программа может не удерживать — налог полностью рассчитается при начислении зарплаты за месяц. Уточните в вашей редакции, как настроено отражение НДФЛ с аванса: требования к удержанию налога при выплате аванса ужесточились, и в актуальных релизах поведение программы скорректировано. Обновите конфигурацию до свежего релиза, чтобы расчёт соответствовал текущим правилам.

Если в компании больше нескольких десятков сотрудников и часты отсутствия, выплата аванса «фиксой» в Бухгалтерии регулярно приводит к переплатам и ручным корректировкам. В этом случае расчёт аванса по отработанному времени в ЗУП окупается снижением ошибок, даже если программу приходится внедрять дополнительно.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты аванса убедитесь, что картина по сотрудникам сходится. Основной инструмент контроля — расчётный листок и свод начислений: сумма аванса должна уменьшить задолженность перед сотрудником, а в конце месяца окончательный расчёт должен учесть уже выплаченное.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по сотруднику после аванса

Норма

Долг компании уменьшился на сумму выплаты, отрицательного сальдо нет

Тревожный признак

Появилась переплата (долг сотрудника) без оснований

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог исчислен и удержан с суммы аванса, виден в отчётах по НДФЛ

Тревожный признак

Налог нулевой при наличии дохода или дублируется

Сумма ведомости и выписка банка

Норма

Итог ведомости совпадает со списанием со счёта

Тревожный признак

Расхождения, возвраты, незачисленные суммы

Окончательный расчёт за месяц

Норма

Зарплата за месяц минус аванс = сумма к выплате

Тревожный признак

Программа предлагает выплатить полный месячный расчёт без учёта аванса

Отдельная ошибка — попытка «исправить» прошлый аванс прямым редактированием проведённой ведомости задним числом. Если выплата уже прошла по банку, документ должен отражать факт. Исправления делайте через сторнирование начислений и корректирующие документы, а не переписыванием истории.

Частые вопросы

Обязательно ли начислять аванс документом, или можно сразу выплатить?

В 1С:ЗУП для корректного учёта аванс сначала начисляют документом «Начисление за первую половину месяца», затем выплачивают ведомостью. В 1С:Бухгалтерии типовой схемой является выплата без предварительного начисления — расчёт выполняется в конце месяца. Выплата «мимо» учётных документов приводит к расхождениям в отчётности.

Удерживается ли НДФЛ с аванса?

Да, при выплате аванса налог удерживается, поскольку дата фактического получения дохода в виде зарплаты определяется днём выплаты. В актуальных релизах 1С это реализовано автоматически: налог исчисляется в документе начисления и удерживается в ведомости. Работайте на свежем релизе, чтобы расчёт соответствовал текущим правилам.

Что делать, если аванс оказался больше заработанного?

Переплата возникает при фиксированном авансе и неучтённых отсутствиях. В окончательном расчёте за месяц программа уменьшит сумму к выплате, но если переплата превышает остаток, образуется долг сотрудника. Удержать его можно только в ограниченных законом случаях и размерах, поэтому надёжнее перейти на расчёт по отработанному времени.

Сотрудник принят в середине месяца — как платить аванс?

Если сотрудник принят до 15 числа и отработал часть первой половины месяца, в ЗУП документ «Начисление за первую половину месяца» рассчитает ему сумму пропорционально отработанным дням. При фиксированном авансе пропорцию придётся посчитать и указать вручную.

Можно ли выплатить аванс одним платежом вместе с зарплатой?

Нет, это нарушение: зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Отказ от аванса грозит штрафами для компании и руководителя, даже если сотрудники письменно «согласны» получать деньги раз в месяц — такие согласия не имеют силы.

Почему в ведомости на аванс не заполняются суммы?

Частые причины: не проведён документ начисления за первую половину месяца, неверно выбран месяц или организация в ведомости, у сотрудников нет плановых начислений либо указан другой способ выплаты (например, зарплатный проект не заполнен). Проверьте эти пункты по порядку — в большинстве случаев причина в непроведённом начислении.