Как в 1С перевести сотрудника на основное место работы

Перевод сотрудника с совместительства на основное место работы в 1С:ЗУП часто вызывает ошибки в учете: если оформить его неправильно, возникают дубли лицевых счетов, неверные записи в трудовой книжке и сбои в расчете НДФЛ и страховых взносов. Проблема в том, что программа предлагает два принципиально разных сценария — через увольнение и прием на работу либо через кадровый перевод, — и корректный выбор зависит от того, как переход оформлен кадрово: внутреннее это совместительство или внешнее.

Первый сценарий — сотрудник увольняется с должности по совместительству и принимается заново уже на основное место. Второй — оформляется кадровый перевод, при котором внешнее совместительство превращается в основное место работы без разрыва трудовых отношений. Оба варианта отражаются в программе по-разному, влияют на расчет среднего заработка, стаж и отчетность.

Ниже разобраны оба подхода с точными действиями в 1С:ЗУП 8.3, проверкой результата и типичными ошибками, которые приводят к неверным начислениям и проблемам при сдаче отчетности.

Определяем кадровый сценарий перевода

Прежде чем открывать программу, нужно понять, какой кадровый документ оформляется по факту. Если трудовой договор по совместительству расторгается, а затем заключается новый договор на основное место — это увольнение и прием. Если стороны подписывают дополнительное соглашение о том, что работа становится основной (что допустимо по ст. 72 ТК РФ), — это изменение условий договора, то есть перевод.

От этого зависит не только документ в 1С, но и расчет: при увольнении нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и произвести окончательный расчет, при переводе накопленные отпускные остатки и средний заработок сохраняются и продолжают рассчитываться в рамках того же сотрудника.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Трудовой договор по совместительству расторгается и заключается новыйОформите увольнение, затем новый прием на работу с видом занятости «Основное место работы»

Подписано допсоглашение, работа становится основной без расторжения договораИспользуйте документ «Кадровый перевод» с изменением вида занятости

Сотрудник — внутренний совместитель, совмещающий две должности в вашей же организацииУвольняйте только совместительскую должность, основная остается без изменений

Подготовка: проверка данных сотрудника

Перед оформлением откройте справочник «Сотрудники» и найдите нужного человека. Обратите внимание: у одного физического лица может быть несколько сотрудников — например, основное место и внутреннее совместительство. Убедитесь, что вы работаете именно с тем элементом справочника, где вид занятости — «Совместительство».

Проверьте, нет ли за сотрудником незакрытых документов: нерассчитанных отпусков, больничных, командировок. Если такие документы есть, их нужно провести и рассчитать до увольнения или перевода, иначе расчет среднего заработка и компенсаций будет некорректным.

Также заранее уточните дату перехода: с нее должен начинаться новый прием или перевод, а предыдущий рабочий день — быть последним днем работы по совместительству. Разрыв или наложение дат приведет к ошибкам в табеле и расчете зарплаты.

Сценарий 1: увольнение с совместительства и прием на основное место

Это самый распространенный и юридически чистый способ. Он состоит из двух документов в 1С:ЗУП.

Шаг 1. Увольнение

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника (именно совместителя), дату увольнения и основание — например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по инициативе работника) или ст. 288 ТК РФ, если договор прекращается в связи с приемом сотрудника, для которого эта работа будет основной.

Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте остаток отпуска на вкладке «Компенсация отпуска» — он должен совпадать с данными отчета «Остатки отпусков». Проведите документ и при необходимости создайте на его основании ведомость на выплату.

Шаг 2. Прием на работу

Создайте документ «Прием на работу» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Выберите то же физическое лицо, установите дату приема — следующий рабочий день после увольнения (или ту же дату, если так оформлены документы). Ключевой момент: в поле «Вид занятости» выберите «Основное место работы».

Заполните подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда. Если сотрудник работал по совместительству на 0,5 ставки, а теперь переходит на полную — укажите количество ставок 1 и соответствующий оклад. Проведите документ.

1. 1
   Рассчитайте и проведите все начисления за период совместительства
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», проверьте компенсацию отпуска
3. 3
   Выплатите окончательный расчет через ведомость
4. 4
   Создайте «Прием на работу» с видом занятости «Основное место работы»
5. 5
   Проверьте график работы, ставку и начисления
6. 6
   Проверьте отражение в отчетности (ЕФС-1, сведения о трудовой деятельности)

Сценарий 2: кадровый перевод без увольнения

Если договор не расторгается, а изменяется дополнительным соглашением, используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Выберите сотрудника-совместителя и дату перевода.

В документе установите флажок «Изменить место работы» или измените реквизит «Вид занятости» на «Основное место работы» — в зависимости от релиза ЗУП это делается либо отдельным полем, либо через изменение условий труда. Одновременно скорректируйте график работы и размер оплаты, если меняется ставка.

Преимущество этого способа — не нужно выплачивать компенсацию за отпуск, остаток отпуска и история расчета среднего заработка сохраняются. Это удобно, если переход происходит в середине месяца и разрывать расчет нежелательно.

Особый случай: внутренний совместитель

Если сотрудник уже работает у вас по основному месту и дополнительно по внутреннему совместительству, а вам нужно «перевести его на основное место» — на самом деле речь идет об увольнении с должности внутреннего совместителя. Основное место при этом не трогается вообще.

Оформите документ «Увольнение» только для сотрудника-совместителя (в справочнике это отдельный элемент с видом занятости «Внутреннее совместительство»). Компенсация отпуска рассчитается по совместительской должности, основная зарплата и отпускные остатки не изменятся.

Если же нужно объединить ставки — например, сотрудник работал на 0,5 ставки по основному месту и 0,5 по совместительству, а теперь переходит на полную ставку по основной должности — увольняйте совместителя и отдельно оформляйте кадровый перевод по основному месту с изменением количества ставок и оклада.

Проверка результата после оформления

После проведения документов убедитесь, что программа отразила все корректно. Откройте карточку сотрудника: вид занятости должен быть «Основное место работы», дата приема или перевода — соответствовать приказу.

Сформируйте табель учета рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчеты» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)») за месяц перехода: до даты перевода рабочее время должно идти по старому графику, после — по новому. Двойных строк или пропущенных дней быть не должно.

Проверьте расчет зарплаты за месяц: документ «Начисление зарплаты и взносов» должен подтянуть сотрудника с новыми условиями оплаты с даты перевода. Если сотрудник был уволен и принят заново, убедитесь, что компенсация отпуска попала в расчет и в ведомость на выплату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Основное место работы с нужной даты

Тревожный признак

Осталось «Совместительство» или дата не совпадает с приказом

Табель за месяц перехода

Норма

Время заполнено по старому и новому графику без разрывов

Тревожный признак

Пустые дни или двойные строки

Начисление зарплаты

Норма

Оклад рассчитан по новым условиям с даты перевода

Тревожный признак

Начисление по старой ставке или за полный месяц по новому окладу

Компенсация отпуска при увольнении

Норма

Рассчитана и включена в ведомость

Тревожный признак

Не рассчитана или остаток отпуска не совпадает с отчетом

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Тогда в базе появляется дубль, ломается персонифицированный учет, НДФЛ и страховые взносы считаются некорректно. Всегда выбирайте существующее физлицо через подбор.

Вторая ошибка — забыть про отчетность. При увольнении и приеме нужно подать сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1 с кадровым событием) в установленные сроки: при приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП эти события формируются автоматически из кадровых документов, но только если документы проведены корректно и вовремя.

Третья ошибка — неверная дата приема. Если между увольнением и приемом оставить разрыв или, наоборот, наложить периоды, в табеле появятся пропуски или пересечения, а средний заработок для будущих больничных и отпусков посчитается неверно.

Частые вопросы

Можно ли перевести внешнего совместителя на основное место без увольнения?

Да, если стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работа становится основной. В 1С:ЗУП это оформляется кадровым переводом. Однако в части релизов смена вида занятости в переводе недоступна — тогда остается только схема «увольнение + прием».

Нужно ли выплачивать компенсацию за отпуск при переводе через увольнение?

Да. При увольнении с должности по совместительству сотруднику положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска по этой должности. 1С:ЗУП рассчитывает ее автоматически в документе «Увольнение», но остаток отпуска стоит сверить с отчетом «Остатки отпусков».

Как быть, если сотрудник уже принят на основное место, а совместительство не уволено?

Оформите увольнение совместителя фактической датой прекращения работы, рассчитайте компенсацию и пересчитайте документы начисления зарплаты за затронутые периоды. Если зарплата за эти месяцы уже выплачена и отчеты сданы, потребуется корректировка — в сложных случаях лучше привлечь специалиста по 1С.

Повлияет ли перевод на расчет больничного и отпускных в дальнейшем?

При увольнении и новом приеме расчетный период для среднего заработка начинает формироваться заново в рамках нового приема — но доходы у того же работодателя за расчетный период учитываются по правилам, поэтому важно корректное заполнение документов. При кадровом переводе история расчета сохраняется полностью, что обычно удобнее для сотрудника.

Что делать с графиком работы при переходе на полную ставку?

В документе приема или кадрового перевода укажите новый график работы, соответствующий полной занятости, и количество ставок «1». Если график не изменить, табель продолжит заполняться по старому неполному расписанию, а зарплата рассчитается пропорционально отработанному времени неверно.

Нужно ли подавать отчетность при кадровом переводе совместителя в основные?

Да. Смена вида занятости — кадровое событие, которое отражается в сведениях о трудовой деятельности (ЕФС-1). При увольнении и приеме отчет подается не позднее следующего рабочего дня после приказа, при переводе — в составе ближайшей отчетности за период. В ЗУП события формируются автоматически из проведенных кадровых документов.