Другое · 11 мин
Как в 1С перевести сотрудника на другой график работы
Пошаговая инструкция по переводу сотрудника на другой график работы в 1С:ЗУП: кадровый перевод, индивидуальный график, проверка расчёта зарплаты и типичные ошибки.
Перевод сотрудника на другой график работы — частая задача в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). График определяет норму времени, от которой зависит расчёт оклада, доплат за ночные и праздничные часы, а также учёт фактически отработанного времени. Ошибка при смене графика приводит к неверной зарплате, поэтому важно выполнить перевод правильным документом и с правильной даты.
В программе существует два принципиально разных сценария: постоянная смена графика (сотрудник переходит на новый режим работы надолго или навсегда) и временное изменение (например, сотрудник один месяц работает по графику подразделения, в котором его замещает). Для первого случая используют кадровые документы, для второго — документы учёта времени. Смешивать эти механизмы нельзя.
Ниже разобраны оба сценария с точными шагами для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, а также способы проверить результат и типичные ошибки, которые искажают расчёт.
Как определить, какой сценарий вам нужен
Перед оформлением документа ответьте на два вопроса: меняется ли график навсегда (или на длительный срок без известной даты окончания) и затрагивает ли изменение трудовой договор. Если режим работы сотрудника меняется постоянно — это кадровое изменение. Если сотрудник временно работает по другому расписанию, а потом вернётся к своему — достаточно индивидуального графика.
Отдельная ситуация — смена графика у целого подразделения или всей организации. В этом случае не нужно переводить каждого сотрудника: достаточно изменить сам график в справочнике «Графики работы сотрудников» или назначить подразделению другой график, если он задан на уровне подразделения.
Как выбрать действие
Проверка и создание нового графика работы
Прежде чем переводить сотрудника, убедитесь, что нужный график существует и корректно заполнен. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Предприятие» → «Графики работы»). Найдите нужный график в списке или создайте новый кнопкой «Создать».
При создании графика задайте способ заполнения: по дням недели (пятидневка, шестидневка), по циклам произвольной длины (сменные графики «два через два», «сутки через трое») или по календарю. Укажите виды времени и их длительность: явка, ночные часы, вечерние часы. Затем заполните календарь на нужный год и проверьте итоговую норму часов — она должна совпадать с производственным календарём или с плановой нормой для данного режима.
Типичная проблема — график создан, но не заполнен на текущий год. В этом случае после перевода сотрудника норма времени будет нулевой, и зарплата посчитается некорректно. Всегда проверяйте заполнение календаря графика до оформления кадрового документа.
Постоянный перевод через документ «Кадровый перевод»
Стандартный способ сменить график сотруднику насовсем — документ «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ. Укажите сотрудника и дату перевода — именно с этой даты начнёт действовать новый график.
На вкладке с условиями труда (в типовой форме — «Основное» или «Оплата труда», в зависимости от настроек) найдите поле «График работы». Оно появляется, если включить изменение условий труда флажком «Изменить условия труда» или аналогичным переключателем. Выберите новый график из справочника и проверьте, что остальные условия (должность, подразделение, начисления) изменяются только при реальной необходимости.
Проведите документ. С даты перевода расчёт нормы времени для сотрудника будет выполняться по новому графику. Если перевод оформлен середине месяца, норма за этот месяц рассчитается пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Кадровый перевод»
- 2Укажите сотрудника и дату начала действия нового графика
- 3Включите изменение условий труда и выберите новый график работы
- 4Проверьте, что лишние условия (оклад, должность) не изменились непреднамеренно
- 5Проведите документ и проверьте норму времени в расчёте зарплаты
Перевод группы сотрудников
Если на новый график переходит сразу несколько человек, используйте документ «Кадровый перевод списком» из того же журнала. Он позволяет заполнить табличную часть сотрудниками и задать общие параметры перевода, включая график. Это быстрее и снижает риск расхождений между сотрудниками одной группы.
Временное изменение графика через «Индивидуальный график»
Когда постоянный график менять не нужно, но в конкретном месяце сотрудник работает по другому расписанию, применяется документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» → «Учет времени» → «Индивидуальные графики», либо «Все документы учёта времени»). Документ действует только в пределах указанного месяца и не затрагивает кадровые данные.
Создайте документ, выберите месяц и сотрудника, затем заполните табличную часть днями и видами времени так, как сотрудник фактически должен работать. После проведения норма времени за этот месяц для расчёта зарплаты будет браться из индивидуального графика, а не из основного. В следующем месяце автоматически вернётся обычный график.
Важно понимать разницу: индивидуальный график задаёт плановое время, а не фактическое. Отсутствия (больничные, отпуска, командировки) по-прежнему регистрируются своими документами и вытесняют плановое время.
Смена графика на уровне подразделения
В ЗУП график может быть задан не только у сотрудника, но и у подразделения или организации — как значение по умолчанию при приёме на работу. Если режим работы меняется у всего коллектива, проверьте, откуда наследуется график: откройте карточку подразделения («Настройка» → «Подразделения») и посмотрите поле графика работы.
Изменение графика у подразделения не переводит уже принятых сотрудников автоматически — оно влияет только на новые приёмы. Для действующих сотрудников всё равно потребуется кадровый перевод списком. Альтернатива — отредактировать сам график в справочнике: тогда изменения коснутся всех, кто на нём работает, без кадровых документов. Это уместно, когда меняется само расписание (например, сдвинулось начало рабочего дня), а не назначение графика.
Сравнение способов смены графика
Постоянная смена графика у конкретного сотрудника; фиксируется в кадровом учёте, действует с указанной даты
То же для группы сотрудников; экономит время при массовом переходе
Временное отклонение на один месяц без изменения кадровых данных
Меняет расписание сразу для всех, кто на нём работает; опасно, если график используется разными подразделениями
Проверка результата после перевода
После проведения документа убедитесь, что изменения применились. Откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») — в ней должен отображаться актуальный график работы. Затем сформируйте отчёт «Табель учета рабочего времени (Т-13)» за период перевода: плановые дни и часы должны соответствовать новому графику с даты перевода.
Ключевая проверка — расчёт зарплаты. Создайте или откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц, заполните его и посмотрите норму дней и часов у переведённого сотрудника. При переводе в середине месяца норма должна быть суммой двух частей по старому и новому графикам. Если норма выглядит странно (ноль, задвоение), ищите ошибку в дате перевода или в заполнении графика.
Как проверить результат
Отображается новый график с даты перевода
Остался старый график — документ не проведён или дата неверна
Соответствует новому графику (или сумме по двум графикам при переводе в середине месяца)
Норма равна нулю или задвоена — проверьте заполнение календаря графика
Плановые дни совпадают с новым расписанием
Табель строится по старому графику — проверьте дату документа
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — перевод оформлен «задним числом» после того, как зарплата за период уже рассчитана и выплачена. В этом случае потребуется перерасчёт: отмените или скорректируйте начисления за период, затем пересчитайте зарплату. По возможности оформляйте перевод до закрытия месяца.
Вторая ошибка — использование индивидуального графика вместо кадрового перевода на постоянной основе. Индивидуальный график придётся вводить каждый месяц вручную, и однажды его забудут, что приведёт к неверной норме. Третья типичная проблема — редактирование общего графика, который используется несколькими подразделениями: изменение затронет всех сотрудников на этом графике, включая тех, кого менять не планировали.
Ещё одно ограничение: если в организации ведётся суммированный учёт рабочего времени, при смене графика проверьте настройки учётного периода и нормы для суммированного учёта — они задаются отдельно и могут потребовать корректировки. Также помните, что смена режима работы — это изменение условий трудового договора, которое в реальном кадровом делопроизводстве требует согласия сотрудника и дополнительного соглашения; программа фиксирует факт, но не заменяет юридическое оформление.
Что важно запомнить
Постоянная смена графика оформляется кадровым переводом с указанием нового графика и даты, временная — индивидуальным графиком на конкретный месяц. Перед переводом проверьте заполнение календаря нового графика, после — норму времени в расчёте зарплаты и табель.
Частые вопросы
Можно ли перевести сотрудника на другой график с середины месяца?
Да. Укажите в кадровом переводе фактическую дату начала нового режима. Программа рассчитает норму времени за этот месяц пропорционально: дни до перевода — по старому графику, с даты перевода — по новому. Проверьте итоговую норму в документе начисления зарплаты.
Что делать, если нужного графика нет в списке выбора?
Создайте его заранее: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Задайте шаблон (по дням недели или по циклу), укажите виды времени и заполните календарь на нужный год. Только после этого график станет доступен в кадровых документах.
Почему после перевода норма времени в расчёте зарплаты равна нулю?
Чаще всего причина в том, что календарь нового графика не заполнен на текущий год. Откройте график в справочнике и проверьте заполнение. Также убедитесь, что кадровый перевод проведён и его дата попадает в расчётный период.
Нужно ли переводить сотрудников, если изменился сам график в справочнике?
Нет. Если вы отредактировали существующий график (например, сдвинули время начала работы), изменения автоматически применятся ко всем сотрудникам, которым этот график назначен. Кадровый перевод нужен только для смены назначенного графика на другой.
Чем индивидуальный график отличается от табеля?
Индивидуальный график задаёт плановое рабочее время на месяц и влияет на норму для расчёта оклада. Табель фиксирует фактически отработанное время. Если факт совпадает с планом, табель формируется автоматически по графику с учётом документов отсутствий.
Как отменить ошибочный перевод на другой график?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, распроведите или пометьте на удаление кадровый перевод. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените начисления за затронутый период, затем исправьте кадровый документ и пересчитайте зарплату. Удалять документ после выплаты зарплаты небезопасно — используйте исправление.