Как в 1С перевести сотрудника с основного места работы на совместительство

Перевод сотрудника с основного места работы на внутреннее или внешнее совместительство — частая кадровая операция, но в 1С:ЗУП она выполняется не одним документом, а цепочкой действий. Причина в том, что основное место работы и совместительство в программе — это разные сущности: у физического лица может быть несколько сотрудников, и каждый из них привязан к своему трудовому договору.

По трудовому законодательству нельзя просто «переключить» основную ставку на совместительство: трудовой договор по основному месту прекращается, а по совместительству заключается новый. В 1С это отражается увольнением старого сотрудника и приёмом нового. Исключение — ситуация, когда совместительство уже существовало параллельно с основной работой: тогда достаточно уволить с основного места, а совместительство останется.

Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП 3.1, а также вариант с кадровым переводом, который иногда ошибочно применяют вместо увольнения и приёма. Отдельно показано, как проверить начисления, график и отчётность после операции.

Как устроены основное место и совместительство в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП справочник «Физические лица» хранит человека, а справочник «Сотрудники» — его трудовые договоры. У одного физлица может быть основной сотрудник, сотрудник-совместитель и даже несколько договоров ГПХ. Все кадровые документы, начисления и графики привязываются именно к сотруднику, а не к физлицу.

Вид занятости задаётся при приёме на работу и влияет на расчёты: для совместителя программа применяет график неполного времени, корректно считает средний заработок и отражает данные в отчётности (ЕФС-1, персучёт, 6-НДФЛ). Изменить вид занятости у действующего сотрудника штатным документом нельзя — поэтому и требуется увольнение с последующим приёмом.

Подготовка: что проверить до оформления

Перед операцией убедитесь, что у сотрудника нет незакрытых обязательств по основному месту: начислена и выплачена зарплата за последний месяц, рассчитана компенсация за неиспользованный отпуск, погашены подотчётные суммы и займы. Увольнение с незакрытыми долгами усложнит окончательный расчёт.

Проверьте, что в справочнике «Графики работы сотрудников» есть подходящий график неполного рабочего времени (например, половина ставки — 4 часа в день). Если его нет, создайте новый график заранее: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников», укажите режим «Неполное рабочее время» и заполните расписание.

Также уточните, есть ли у физлица уже действующий договор совместительства. Если есть — новый приём не понадобится, достаточно уволить основного сотрудника и при необходимости изменить условия существующего совместительства кадровым переводом.

Сценарий 1: увольнение с основного места и приём на совместительство

Это основной и юридически корректный путь. Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Увольнение»). Укажите сотрудника, дату увольнения и основание — обычно соглашение сторон или инициатива работника. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и задолженность по зарплате.

Проверьте на вкладке начислений сумму компенсации и окончательный расчёт. Если сотруднику положены дополнительные выплаты, добавьте их вручную. Проведите документ, затем оформите выплату через ведомость.

После увольнения создайте документ «Приём на работу» для того же физического лица. В поле «Сотрудник» программа предложит выбрать существующее физлицо — выберите его, чтобы не плодить дубли. В поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство» (или «Внешнее совместительство»), назначьте подразделение, должность, график неполного времени и размер ставки (например, 0,5).

На вкладке «Оплата труда» задайте начисления: обычно это оплата по окладу (по часам или по дням) с расчётом пропорционально отработанному времени. Проведите документ. С этого момента у физлица действует один сотрудник — совместитель.

1. 1
   Создайте график неполного рабочего времени, если его нет
2. 2
   Оформите документ «Увольнение» по основному сотруднику с расчётом компенсаций
3. 3
   Выплатите окончательный расчёт через ведомость
4. 4
   Создайте «Приём на работу» для того же физлица с видом занятости «Внутреннее совместительство»
5. 5
   Назначьте график, ставку и начисления, проведите документ
6. 6
   Проверьте начисление зарплаты за первый месяц по новому договору

Сценарий 2: совместительство уже оформлено параллельно

Если сотрудник уже работал и по основному месту, и по совместительству, задача упрощается: увольняется только основной сотрудник, а договор совместительства продолжает действовать. Новый приём создавать не нужно.

Оформите «Увольнение» по основному сотруднику со стандартным расчётом. Убедитесь, что в документе выбран именно основной сотрудник, а не совместитель — в списке выбора они отображаются похоже, различие видно по виду занятости и подразделению.

Если после перехода меняются условия совместительства — ставка, график, оклад, — оформите документ «Кадровый перевод» по сотруднику-совместителю и укажите новые параметры. Это корректное применение перевода: он меняет условия существующего договора, а не вид занятости.

Сравнение подходов

Увольнение + приём на совместительство

Юридически корректный путь при переходе с основного места. Требует полного расчёта и нового договора, но не нарушает кадровый учёт и отчётность.

Только увольнение основного места

Подходит, если совместительство уже оформлено. Минимум документов, но нужно проверить условия действующего договора совместителя.

Кадровый перевод вместо увольнения

Нельзя использовать для смены вида занятости: вид занятости в переводе не меняется. Попытка «обойти» увольнение приведёт к ошибкам в стаже, отпусках и отчётности.

Настройка графика и начислений совместителя

График совместителя должен отражать фактический режим: при 0,5 ставки это обычно 4 часа в день пять дней в неделю либо полные дни через день. Норма времени для расчёта оклада берётся из этого графика, поэтому ошибка в графике напрямую исказит зарплату.

Начисление назначайте с формулой, зависящей от отработанного времени: «Оплата по окладу (по часам)» или «(по дням)». Размер оплаты указывается полный (за целую ставку) — программа сама рассчитает пропорцию по графику. Если указать уже уменьшенный оклад и при этом назначить неполный график, зарплата уменьшится дважды.

Проверка результата и отчётность

После оформления рассчитайте зарплату за первый полный месяц по новому договору документом «Начисление зарплаты и взносов». Сумма по совместителю должна соответствовать доле ставки при полностью отработанном графике. Расхождение — признак ошибки в окладе, графике или дате приёма.

Проверьте кадровые отчёты: в «Штатном расписании» и списке сотрудников должен остаться один действующий сотрудник с видом занятости «совместитель». Остаток отпуска по уволенному основному договору должен быть закрыт компенсацией, а у нового договора отпуск начинает накапливаться заново.

Не забудьте про отчётность в фонды: увольнение и приём подлежат отражению в ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в установленные сроки. В 1С:ЗУП сведения формируются автоматически на основании кадровых документов — проверьте, что оба события попали в отчёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников физлица

Норма

Один действующий сотрудник с видом «совместительство», основной — уволен

Тревожный признак

Оба сотрудника действующие или оба уволены

Начисление зарплаты за месяц

Норма

Сумма соответствует доле ставки при полном графике

Тревожный признак

Сумма вдвое меньше ожидаемой или равна полному окладу

Остаток отпуска

Норма

По уволенному договору закрыт компенсацией

Тревожный признак

Висит положительный или отрицательный остаток без расчёта

ЕФС-1

Норма

Отражены увольнение и приём с корректными датами

Тревожный признак

События отсутствуют или дублируются

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — попытка изменить вид занятости кадровым переводом. В 1С:ЗУП это невозможно штатно, а «ручные» правки в регистрах ломают расчёт стажа, отпусков и среднего заработка. Всегда используйте связку «увольнение + приём».

Вторая группа ошибок связана с дублями физических лиц: если при приёме создать новое физлицо вместо выбора существующего, в отчётности по НДФЛ и взносам появятся два разных человека с одинаковым ИНН. Такие дубли придётся объединять, а отчёты — корректировать.

Ограничение метода: при увольнении и новом приёме прерывается непрерывность расчёта среднего заработка и отпускного стажа — это следствие требований законодательства, а не дефект программы. Право на отпуск по новому договору накапливается заново.

FAQ

Можно ли в 1С:ЗУП изменить вид занятости без увольнения?

Штатного документа для смены вида занятости нет. Кадровый перевод меняет должность, подразделение, график и оплату, но не вид занятости. Юридически и в программе переход оформляется увольнением и новым приёмом.

Что делать с отпуском при переводе на совместительство?

При увольнении с основного места все неиспользованные дни отпуска компенсируются деньгами — программа рассчитает компенсацию в документе «Увольнение». По новому договору совместительства отпускной стаж начинает накапливаться с нуля.

Как избежать дубля физического лица при приёме?

В документе «Приём на работу» начните вводить ФИО — программа предложит выбрать существующее физлицо из списка. Также проверьте совпадение ИНН и СНИЛС: по ним проще всего найти дубли в справочнике «Физические лица».

Нужен ли отдельный график для совместителя на 0,5 ставки?

Да, если штатного графика неполного времени ещё нет. Создайте график с режимом «Неполное рабочее время» и нужным расписанием. Без корректного графика норма времени для расчёта оклада будет определяться неверно.

Как отразить переход в отчётности в фонды?

Увольнение и приём отражаются в ЕФС-1 как отдельные кадровые события. В 1С:ЗУП сведения формируются автоматически по кадровым документам — достаточно проверить, что оба события с корректными датами попали в отчёт за соответствующий период.