Как в 1С перевести сотрудника на неполное рабочее время

Перевод сотрудника на неполное рабочее время в 1С:ЗУП затрагивает три взаимосвязанных объекта: условия трудового договора (кадровый перевод), график работы и способ расчёта оклада. Если изменить только один из них, зарплата начнёт считаться неверно — либо программа не увидит сокращённую норму времени, либо начислит полный оклад за неполный месяц.

Неполное рабочее время бывает двух видов: неполный рабочий день (меньше часов каждый день, например 4 часа вместо 8) и неполная рабочая неделя (полные дни, но меньше дней в неделю, например 3 дня из 5). Возможна и комбинация. От выбранного варианта зависит, какой график создавать в программе.

Ниже разобран полный порядок действий для типовой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: от создания графика до проверки начислений, а также отличия для случаев, когда неполное время вводится по инициативе работодателя или совместителя.

Подготовка: что проверить перед переводом

Прежде чем вносить изменения в программу, убедитесь, что оформлены кадровые основания: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе. В 1С документы вводятся фактической датой изменения условий — задним числом переводить можно, но если зарплата за прошлый период уже рассчитана и выплачена, программа может сформировать перерасчёты.

Определите точный режим: сколько часов в день и какие дни недели будет работать сотрудник. От этого зависит настройка графика. Также решите, как будет оплачиваться труд: пропорционально отработанному времени (стандартный вариант) или в фиксированной доле от оклада (например, 0,5 ставки).

Шаг 1. Создание графика работы неполного времени

Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график. Укажите способ заполнения «По дням недели» и задайте рабочие часы по дням: например, при неполном дне — 4 часа с понедельника по пятницу, при неполной неделе — 8 часов в понедельник, среду и пятницу.

В поле «Виды времени» убедитесь, что используется вид времени «Явка». Важный реквизит — «Неполное рабочее время»: установите флажок и выберите тип — «Неполный рабочий день» или «Неполная рабочая неделя». Это влияет на расчёт нормы и на отражение в отчётности.

Поле «Считать норму по другому графику» обычно заполняют графиком полной пятидневки. Это нужно, чтобы программа корректно считала средний заработок и сравнивала отработанное время с нормой полного графика. Если оставить поле пустым, норма будет считаться по самому сокращённому графику, что в ряде расчётов даёт искажения.

1. 1
   Настройка → Графики работы сотрудников → Создать
2. 2
   Задайте расписание по дням недели с нужным числом часов
3. 3
   Установите флажок «Неполное рабочее время» и выберите тип
4. 4
   В поле «Считать норму по другому графику» укажите обычную пятидневку
5. 5
   Заполните производственный календарь и проверьте норму часов за месяц

Шаг 2. Оформление кадрового перевода

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Кадровый перевод». Выберите сотрудника и укажите дату перевода — с неё начнут действовать новые условия.

На закладке «Главное» установите флажок изменения графика и выберите созданный график неполного времени. Если меняется и количество ставок, укажите долю ставки (например, 0,5). На закладке «Оплата труда» проверьте начисления: при окладной системе программа обычно предлагает «Оплата по окладу (по часам)» — этот вид расчёта корректно работает с неполным временем, пересчитывая оклад пропорционально отработанным часам к норме.

Если сотруднику назначен оклад в полном размере, но он работает на 0,5 ставки, в документе укажите размер оплаты с учётом доли либо оставьте полный оклад и долю ставки — программа сама рассчитает пропорцию. Оба подхода рабочие, но смешивать их (полставки в штатном расписании и одновременно заниженный оклад вручную) нельзя — получите двойное уменьшение.

Шаг 3. Проверка расчёта зарплаты

После проведения перевода рассчитайте зарплату за первый месяц нового режима через «Зарплата» → «Все начисления». Откройте расчётный листок сотрудника и проверьте три вещи: норму часов (должна соответствовать графику неполного времени), фактически отработанные часы и сумму оклада.

Формула типового расчёта: Оклад × (Отработано часов / Норма часов по графику). Если сотрудник отработал все дни по своему графику, он должен получить оговорённую долю оклада — не больше и не меньше. Расхождение чаще всего означает, что норма считается по другому графику или вид расчёта — «по дням» вместо «по часам».

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма времени в расчётном листке

Норма

Совпадает с часами графика неполного времени

Тревожный признак

Показывает норму полной пятидневки без причины

Сумма оклада при полностью отработанном месяце

Норма

Равна окладу, умноженному на долю ставки

Тревожный признак

Полный оклад или двойное уменьшение

Табель (отчёт «Табель Т-13»)

Норма

Явки стоят только в рабочие дни по новому графику

Тревожный признак

Прогулы или пустые дни в рабочие дни сотрудника

Особые сценарии перевода

Совместитель на неполной ставке

Внутренний совместитель оформляется отдельным сотрудником (отдельным трудовым договором) со своим графиком. Для него создаётся тот же график неполного времени, а в приёме на работу указывается доля ставки. Объединять совместителя и основное место в одном кадровом документе нельзя — это разные позиции штатного расписания.

Неполное время по инициативе работодателя

При введении режима неполного времени по организационным причинам (ст. 74 ТК РФ) перевод оформляется тем же кадровым переводом, но массово — документом «Кадровый перевод списком» или «Изменение условий оплаты труда». Проверьте, что у каждого сотрудника корректно подставился новый график, а не только изменился оклад.

Временный перевод с возвратом

Если неполное время устанавливается на ограниченный срок, по его окончании потребуется обратный кадровый перевод на прежний график. Заранее зафиксируйте дату окончания режима, чтобы не пропустить возврат — программа сама не вернёт старый график.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник работает каждый день, но меньше часовГрафик с типом «Неполный рабочий день», часы заданы по каждому будню

Сотрудник работает не все дни неделиГрафик с типом «Неполная рабочая неделя», рабочие дни — полные смены

Неполное время только для части подразделенияКадровый перевод списком с отбором по подразделению

Это совместительОтдельный сотрудник, отдельный приём на работу с долей ставки

Влияние на отпуск, больничный и средний заработок

Отпускные при неполном рабочем времени рассчитываются в обычном порядке: в средний заработок включается фактически начисленная зарплата, а дни отпуска не зависят от продолжительности рабочего дня — отпуск предоставляется в полных календарных днях. Специальных настроек в 1С для этого не требуется, важно лишь, чтобы зарплата в расчётном периоде была начислена корректно.

Пособия по больничному и по уходу за ребёнком при неполном времени могут рассчитываться с учётом доли ставки, если средний заработок сравнивается с МРОТ. Программа учитывает коэффициент неполного времени автоматически по данным кадровых документов — ещё одна причина, почему долю ставки нужно указывать в переводе, а не «зашивать» вручную в сумму оклада.

Контроль и отчётность после перевода

После первого расчётного месяца сверьте данные по нескольким отчётам: «Табель (Т-13)», «Расчётный листок», «Штатное расписание» (если ведётся) и «Остатки отпусков». В штатном расписании позиция сотрудника должна отражать актуальную долю ставки, иначе расхождения всплывут при увольнении или расчёте компенсаций.

Для отчётности в фонды неполное рабочее время влияет на коды в персонифицированных сведениях и на показатели среднесписочной численности: сотрудники с неполным временем по соглашению учитываются пропорционально отработанному времени. Проверьте, что в настройках учётной политики и в самих отчётах данные подтягиваются из графиков, а не введены вручную.

Частые вопросы

Можно ли перевести на неполное время без изменения графика?

Технически документ проведётся, но табель продолжит формироваться по старому графику: программа зафиксирует неявки в «лишние» часы и занизит зарплату. График менять обязательно — именно он определяет норму времени для расчёта.

Чем отличаются «Оплата по окладу (по дням)» и «по часам» при неполном времени?

«По дням» корректно работает при неполной неделе с полными сменами: считается отработанные дни к норме дней. «По часам» универсальнее и нужен при неполном рабочем дне, когда внутри дня отработано меньше часов, чем по норме. При смешанном режиме выбирайте почасовой вариант.

Как оформить, если сотрудник уже работает, а неполное время вводится с середины месяца?

Укажите в кадровом переводе фактическую дату начала режима. Месяц рассчитается двумя частями: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Проверьте, что сумма в расчётном листке равна сумме обеих частей.

Нужно ли менять штатное расписание?

Если ведётся штатное расписание с контролем, изменение доли ставки оформляется документом «Изменение штатного расписания» либо утверждением новой редакции. Без этого кадровый перевод может не пройти контроль соответствия штатке или создать расхождение в отчётах.

Влияет ли неполное время на стаж и отпуск сотрудника?

Нет, продолжительность ежегодного отпуска и страховой стаж при неполном рабочем времени не сокращаются. В 1С стаж считается по периодам работы из кадровых документов, а не по часам графика, поэтому дополнительных настроек не требуется.

Что делать, если после перевода зарплата посчиталась неверно?

Сначала проверьте в расчётном листке норму времени и вид расчёта. Затем откройте кадровый перевод и убедитесь, что график и доля ставки указаны верно, а оклад не уменьшен вручную повторно. После исправления документа пересчитайте зарплату через «Перерасчёты» или повторное заполнение документа начисления.