Как в 1С перейти на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в 1С — это не разовая операция, а последовательность действий: обновление конфигурации, сбор заявлений от сотрудников, передача сведений в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР) и дальнейшее ведение кадрового учёта в электронном виде. Большая часть работы выполняется в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:КАМИН:Зарплата», а базовые кадровые документы доступны и в «1С:Бухгалтерии».

По закону выбор остаётся за работником: он либо подаёт заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, либо письменно заявляет о сохранении бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан передать в СФР сведения о выборе каждого сотрудника и далее ежедневно (по факту кадрового события) сдавать отчётность по форме ЕФС-1, раздел 1.1 (ранее — СЗВ-ТД).

Ниже разобран практический порядок перехода: какие настройки включить в 1С, как оформить заявления сотрудников, как сдать первые отчёты и как проверить, что сведения приняты фондом. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта.

Что изменилось в кадровом учёте и как это отражено в 1С

С введением электронных трудовых книжек работодатель перестал заводить бумажные трудовые книжки работникам, впервые поступающим на работу, а по остальным сотрудникам ведёт книжки только при их письменном желании. Информация о приёмах, переводах, увольнениях и переименованиях организации передаётся в СФР, который формирует электронную трудовую книжку работника.

В 1С для этого предусмотрены специальные документы и отчёты. В ЗУП 3.1 они находятся в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», а также в журнале «Сведения о трудовой деятельности» (раздел «Кадры» или «Отчетность, справки» в зависимости от версии). Ключевые объекты: документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», исходящие формы СЗВ-ТД (для старых периодов) и ЕФС-1, раздел 1.1 (для текущей отчётности).

В «1С:Бухгалтерии 8» функционал ограничен: заявления и кадровые мероприятия регистрируются, но полноценный кадровый учёт с отслеживанием статусов выгоднее вести в ЗУП. Если сотрудников больше нескольких человек и ведётся воинский учёт, расчёт зарплаты и отчётность, правильный выбор — ЗУП.

Подготовка: обновление конфигурации и проверка настроек

Первое действие — убедиться, что конфигурация обновлена до актуального релиза. Формы отчётности СФР регулярно меняются, и старая версия ЗУП может не содержать актуальный формат ЕФС-1. Проверьте версию через «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Результаты обновления и дополнительная обработка данных» или через сведения о программе.

Далее проверьте учётную политику и реквизиты организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код ОКВЭД. Ошибка в регистрационном номере — частая причина отказа при приёме отчётности. Также убедитесь, что заполнены сведения об ответственных лицах (руководитель, кадровик), поскольку эти данные попадают в отчёты.

Для сдачи отчётности прямо из программы подключите «1С-Отчетность» и настройте обмен с СФР: установите сертификат электронной подписи, проверьте настройки обмена в разделе «Отчетность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами». Если обмен ведётся через внешние сервисы (СБИС, Контур), выгружайте отчёты в файл и загружайте туда.

Регистрация заявлений сотрудников о выборе формы трудовой книжки

Каждый работник письменно подаёт одно из двух заявлений: о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (переход на ЭТК) или о сохранении бумажной трудовой книжки. Заявления хранятся у работодателя и служат основанием для передачи соответствующего мероприятия в СФР.

В ЗУП 3.1 создайте документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (раздел «Кадры» → «Сведения о трудовой деятельности» или через «Отчетность, справки»). В табличную часть добавьте сотрудников и укажите для каждого вариант выбора и дату заявления. Документ позволяет зарегистрировать сразу группу работников, что удобно при массовом переходе.

Обратите внимание на сотрудников, которые не подали заявление. По закону, если работник не выразил выбор в установленный срок, работодатель продолжает вести ему бумажную книжку, а сведения в СФР всё равно передаются. В программе таких сотрудников имеет смысл держать в отдельном списке и контролировать, чтобы по ним корректно сдавались кадровые мероприятия.

Передача первичных сведений в СФР

После регистрации заявлений сформируйте отчётность. Для периодов до введения ЕФС-1 использовалась форма СЗВ-ТД с видом сведений «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки»; для текущих дат создаётся ЕФС-1, раздел 1.1, с соответствующим мероприятием. В ЗУП отчёт создаётся через «1С-Отчетность»: «Создать» → «ЕФС-1» → выбор вида сведений.

Перед отправкой выполните проверку заполнения встроенным механизмом («Проверка» → «Проверить заполнение»). Программа покажет ошибки: незаполненные СНИЛС, отсутствие даты заявления, дубли мероприятий. Устраните замечания до отправки — отчёт с ошибками будет отклонён фондом.

Признак успешной сдачи — положительный протокол контроля от СФР. В «1С-Отчетности» статус отчёта сменится на «Сдано» после получения квитанции о приёме. Если пришёл отказ, откройте протокол ошибок: в нём указаны конкретные сотрудники и причины (чаще всего — расхождение ФИО или СНИЛС с данными фонда).

1. 1
   Обновите конфигурацию и проверьте реквизиты организации
2. 2
   Соберите письменные заявления сотрудников о выборе формы трудовой книжки
3. 3
   Зарегистрируйте заявления документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
4. 4
   Сформируйте ЕФС-1 (раздел 1.1) с мероприятием о заявлении работника
5. 5
   Проверьте отчёт встроенной проверкой и исправьте ошибки
6. 6
   Отправьте отчёт в СФР и дождитесь положительного протокола
7. 7
   Настройте регулярную сдачу сведений при каждом кадровом событии

Ведение электронной трудовой книжки при кадровых событиях

После перехода каждое кадровое событие — приём на работу, перевод, увольнение, переименование организации, установление второй профессии — требует передачи сведений в СФР. Сроки короткие: по приёму и увольнению сведения подаются не позднее следующего рабочего дня, по остальным событиям — в установленные законом сроки. Практическое правило: сдавайте ЕФС-1 сразу после проведения кадрового документа.

В ЗУП мероприятия ЕФС-1 формируются автоматически на основании кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». При создании отчёта программа подбирает неотправленные мероприятия. Проверьте, что в отчёт попали все события периода и нет лишних (например, уже отменённых документов).

Для сотрудников, сохранивших бумажную книжку, действует двойной учёт: запись вносится и в бумажную книжку, и в электронные сведения. В ЗУП это не требует дополнительных настроек — программа передаёт мероприятия по всем работникам независимо от их выбора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С-Отчетности

Норма

Статус «Сдано», получена квитанция СФР

Тревожный признак

Статус «Не сдано» или «Отказ» с протоколом ошибок

Состав мероприятий в ЕФС-1

Норма

Все кадровые события периода присутствуют, без дублей

Тревожный признак

Пропущены приёмы/увольнения или событие дублируется

Данные сотрудников

Норма

ФИО, СНИЛС, даты совпадают с документами

Тревожный признак

Расхождения в персональных данных, отчёт отклонён

Типичные ошибки и ограничения при переходе

Распространённая проблема — попытка сдать сведения за периоды, когда действовала СЗВ-ТД, по новой форме ЕФС-1, и наоборот. Правило простое: форма отчёта определяется датой события, а не датой отправки. Если обнаружились неподанные мероприятия за старые периоды, уточните в актуальной методической документации 1С, какой формой они подаются сейчас — формат периодически уточняется.

Вторая группа ошибок — кадровые документы, проведённые «задним числом» после сдачи отчётности. В этом случае нужно сформировать корректирующий или отменяющий ЕФС-1. В ЗУП для отмены ошибочного мероприятия предусмотрен признак отмены в отчёте; не пытайтесь «перекрыть» ошибку новым событием без отмены старого.

Третья типичная ситуация — сотрудники с ошибками в персональных данных (смена фамилии, опечатка в СНИЛС). СФР сверяет данные со своей базой, и расхождение приводит к отказу. Сначала актуализируйте данные работника (в том числе через подачу соответствующих сведений), затем повторите отправку мероприятий.

Проверка результата и дальнейшая работа

Итоговый контроль перехода включает три проверки. Первая: по каждому сотруднику в программе зарегистрирован выбор формы трудовой книжки, и сведения о заявлениях приняты СФР. Вторая: все кадровые события с даты перехода переданы и имеют статус «Сдано». Третья: сотрудник может сам проверить свою электронную трудовую книжку через Госуслуги — имеет смысл рекомендовать работникам сверить данные.

Для регулярной работы настройте себе регламент: ежедневно или после каждого кадрового документа формировать и отправлять ЕФС-1. Часть компаний назначает ответственного кадровика и ведёт внутренний журнал отправок. Это снижает риск пропуска событий и упрощает подготовку к возможным проверкам.

Если в базе ведётся несколько организаций, повторите настройку и контроль по каждой: регистрационные номера СФР, ответственные лица и состав сотрудников различаются, и отчётность формируется отдельно по каждому работодателю.

Частые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в 1С

Обязательно ли переводить всех сотрудников на ЭТК?

Нет. Выбор добровольный: работник вправе сохранить бумажную трудовую книжку. Обязанность работодателя — передавать сведения в СФР по всем сотрудникам независимо от их выбора и продолжать вести бумажные книжки тем, кто от них не отказался.

Можно ли выполнить переход в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Базовые функции доступны: регистрация кадровых документов и формирование отчётности в СФР. Но при штате больше нескольких человек удобнее ЗУП — там полноценный журнал сведений о трудовой деятельности, групповая регистрация заявлений и контроль статусов мероприятий.

Что делать, если СФР отклонил отчёт из-за ошибки в данных сотрудника?

Откройте протокол ошибок и найдите причину. Чаще всего это расхождение ФИО или СНИЛС с базой фонда. Исправьте данные в карточке сотрудника, при необходимости актуализируйте сведения в СФР, затем сформируйте и отправьте отчёт повторно.

Как исправить ошибочно отправленное кадровое событие?

Ошибочное мероприятие отменяется специальной формой с признаком отмены, а не новым событием. В ЗУП при формировании ЕФС-1 выберите отменяемое мероприятие и укажите отмену. После принятия отмены фондом подайте корректные сведения, если событие реально существовало.

Нужно ли сдавать сведения по сотруднику, который не подал заявление?

Да. Все кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение) передаются в СФР по любому работнику. Отсутствие заявления влияет только на ведение бумажной книжки: за таким сотрудником она сохраняется, и запись вносится в оба учёта.

Как сотруднику проверить свою электронную трудовую книжку?

Работник может запросить сведения о трудовой деятельности через личный кабинет на Госуслугах или в СФР. Работодателю полезно рекомендовать сотрудникам сверить данные после перехода: расхождения проще исправить сразу, чем при увольнении или назначении пенсии.