Другое · 11 мин
Как переименовать должность в штатном расписании 1С
Пошаговая инструкция по переименованию должности в штатном расписании 1С:ЗУП: через изменение штатного расписания, с сохранением истории, без потери данных по сотрудникам.
Переименование должности в штатном расписании — типовая кадровая задача: меняется наименование профессии, уточняется формулировка по профстандарту или исправляется ошибка, допущенная при вводе. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) есть два принципиально разных способа решить эту задачу, и выбор между ними определяет, что увидят сотрудники в трудовых договорах, приказах и отчётах за прошлые периоды.
Первый способ — простое переименование элемента справочника «Должности». Он меняет наименование «задним числом» во всех документах, включая уже проведённые приказы о приёме и кадровые переводы. Второй способ — ввод новой позиции штатного расписания с новой должностью и закрытие старой позиции. Этот вариант сохраняет историю и соответствует кадровому делопроизводству, когда переименование должности оформляется приказом и отражается в трудовых книжках сотрудников.
Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями, условиями выбора, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкции актуальны для 1С:ЗУП 8 ред. 3.1 с включённым ведением штатного расписания; отличия для режима без штатного расписания и для 1С:ERP/КА описаны отдельно.
Как устроены должности и позиции штатного расписания в 1С
Чтобы не сломать данные, важно понимать разницу между двумя объектами. Справочник «Должности» хранит наименование должности как таковой: «Менеджер по продажам», «Бухгалтер-кассир». Штатное расписание оперирует позициями — связкой «подразделение + должность + разряд/категория» с указанием оклада, надбавок и количества ставок.
Одна и та же должность может использоваться в нескольких позициях разных подразделений. Поэтому переименование элемента справочника «Должности» автоматически изменит наименование во всех позициях, где эта должность указана, — и во всех документах, где фигурируют эти позиции. Это одновременно и удобство, и главный риск первого способа.
Способ 1. Переименовать должность в справочнике
Этот способ подходит, когда меняется только написание: исправлена опечатка, уточнена формулировка, приведено наименование к единому стилю. Юридически должность остаётся той же, приказ о переименовании не требуется, историю сохранять не нужно.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Должности» (или «Настройка» → «Должности»).
- 2Найдите нужную должность через строку поиска и откройте её карточку.
- 3Исправьте поле «Наименование» и при необходимости — краткое наименование для печатных форм.
- 4Нажмите «Записать и закрыть».
- 5Проверьте одну из позиций штатного расписания и карточку сотрудника: новое наименование должно отображаться везде.
После записи новое наименование подтянется в штатное расписание, кадровые документы, отчёты и печатные формы — в том числе в документы прошлых периодов. Печатная форма приказа о приёме полугодовой давности будет выводиться уже с новым названием должности.
Способ 2. Переименовать должность через изменение штатного расписания
Официальное переименование должности — это кадровое событие с датой. В 1С:ЗУП оно оформляется документом «Изменение штатного расписания»: старая позиция закрывается, новая — открывается с новой должностью, а занимающие её сотрудники переводятся кадровыми переводами.
Создание новой должности и позиции
Сначала создайте новую должность: «Кадры» → «Должности» → «Создать». Укажите новое наименование, при необходимости заполните ОКПДТР, категорию и другие реквизиты. Затем откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → «Создать» (или «Изменить текущее штатное расписание» из формы списка).
В документе на вкладке «Позиции» добавьте строку: выберите подразделение, новую должность, укажите дату вступления в силу, количество ставок и условия оплаты. Удобный приём — скопировать данные со старой позиции, чтобы не заполнять начисления вручную.
Закрытие старой позиции
В том же документе найдите старую позицию и снимите у неё флаг утверждения либо укажите дату закрытия — в зависимости от интерфейса версии: в типовой форме есть действие «Закрыть позицию» или колонка «Закрыта». Дата закрытия должна совпадать с датой открытия новой позиции, чтобы не было «дырки» или дублирования ставок.
Перевод сотрудников на новую позицию
Закрытие старой позиции не переводит людей автоматически. Сотрудники, занимавшие переименованную должность, продолжат числиться на закрытой позиции, и при попытке начислить зарплату или принять нового человека возникнут вопросы. Поэтому следующий шаг — кадровые переводы.
Для каждого сотрудника создайте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»): укажите дату перевода (дату переименования), новую позицию и при необходимости измените формулировку в трудовом договоре. Если сотрудников много, используйте документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет оформить перевод сразу группы работников одной датой на одну позицию.
В печатной форме приказа о переводе и в дополнительном соглашении укажите основание: «в связи с переименованием должности на основании приказа № … от …». Это соответствует практике кадрового делопроизводства: переименование должности работника, с которым заключён трудовой договор, оформляется как изменение условий договора.
- 1Создайте новую должность в справочнике «Должности».
- 2Оформите «Изменение штатного расписания»: откройте новую позицию и закройте старую одной датой.
- 3Проведите кадровые переводы сотрудников на новую позицию той же датой.
- 4Сформируйте печатные формы: приказ о переименовании, допсоглашения, при необходимости — записи в трудовые книжки (СЗВ-ТД / ЕФС-1).
- 5Проверьте отчёт «Штатное расписание» и штатную расстановку на дату изменения.
Проверка результата и контроль данных
После оформления убедитесь, что данные согласованы. Откройте отчёт «Штатное расписание» («Кадры» → «Отчеты по кадрам») на дату до изменения — должна показываться старая позиция; на дату после — новая. Отчёт «Штатная расстановка» покажет, кто из сотрудников занимает новую позицию и не осталось ли людей на закрытой.
Дополнительно проверьте карточку одного из переведённых сотрудников: в истории места работы должна быть строка о кадровом переводе с новой должностью. Если используется синхронизация с 1С:Бухгалтерией, выполните обмен и убедитесь, что данные перенеслись без ошибок.
Как проверить результат
Отображается новая позиция с нужным числом ставок, старая закрыта
Обе позиции открыты одновременно или новая отсутствует
Все сотрудники числятся на новой позиции
Люди остались на закрытой позиции
При способе 2 выводится старое наименование
История перезаписана новым наименованием — значит, применён способ 1
Особые случаи и ограничения
Если штатное расписание не ведётся
Когда в настройках учётной политики ведение штатного расписания отключено, позиции не используются: сотруднику напрямую назначаются подразделение и должность. В этом режиме достаточно способа 1 (переименование справочника) либо кадрового перевода на новую должность — документов изменения штатного расписания в программе просто не будет.
Если ведётся история изменений штатного расписания
При включённой настройке «Ведётся история изменений штатного расписания» все изменения оформляются только документами — ручное редактирование позиций заблокировано. Это правильный режим для официального переименования: вся история хранится, и отчёт можно построить на любую дату.
1С:ERP и 1С:КА
В 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация кадровый блок повторяет ЗУП: те же справочник «Должности», документы «Изменение штатного расписания» и «Кадровый перевод». Логика выбора способа идентична — отличается только расположение команд в интерфейсе.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при переименовании должности
Самая частая ошибка — переименование справочника при официальном переименовании. Внешне всё выглядит аккуратно, но старые приказы, трудовые договоры и отправленные сведения в ПФР начинают расходиться с программой. При проверке или споре с сотрудником восстановить, как должность называлась раньше, будет сложно.
Вторая ошибка — закрыть старую позицию, но забыть перевести сотрудников. Люди остаются на закрытой позиции, в штатной расстановке появляются «висящие» работники, а приём новых сотрудников на новую позицию искажает статистику. Третья ошибка — разные даты закрытия старой и открытия новой позиции, из-за чего в отчётах возникает двойное количество ставок или, наоборот, отсутствие позиции на промежуток времени.
Частые вопросы
Можно ли переименовать должность, если на позиции есть сотрудники?
Да. При способе 1 (справочник) наименование изменится у всех сразу, никаких дополнительных документов не нужно. При способе 2 позицию с сотрудниками закрыть можно, но после этого обязательно оформите кадровые переводы людей на новую позицию.
Изменятся ли старые приказы и печатные формы после переименования справочника?
Да. Печатные формы формируются по текущим данным справочника, поэтому приказ о приёме прошлых периодов будет выведен уже с новым наименованием. Если важно сохранить старое написание в истории — используйте изменение штатного расписания с новой должностью.
Нужно ли уведомлять ПФР (СФР) о переименовании должности?
Если переименование затрагивает трудовую функцию работника, оно отражается в кадровых сведениях (форма ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) как кадровое событие — переименование должности или перевод. При простом исправлении написания без изменения сути и без официального приказа отдельное событие обычно не подаётся, но корректность уже сданных сведений нужно проверить.
Как переименовать должность сразу в нескольких подразделениях?
Если одна должность используется в позициях разных подразделений, переименование справочника изменит её везде одновременно. При документальном оформлении (способ 2) в одном документе «Изменение штатного расписания» можно закрыть и открыть сразу несколько позиций по разным подразделениям — добавьте нужное количество строк на вкладке «Позиции».
Что делать, если должность переименовали ошибочно и нужно вернуть старое название?
При способе 1 просто переименуйте элемент справочника обратно — история хранится только в журнале изменений, если он включён. При способе 2 оформите обратное изменение штатного расписания: закройте новую позицию, откройте (возобновите) старую и проведите обратные кадровые переводы корректной датой.
Что важно запомнить
Исправление написания — через справочник «Должности», официальное переименование — через новую должность, документ «Изменение штатного расписания» и кадровые переводы сотрудников той же датой. После любого варианта проверьте отчёты «Штатное расписание» и «Штатная расстановка», чтобы не осталось дублей позиций и людей на закрытых ставках.