Другое · 10 мин
Как в 1С отстранить от работы сотрудника
Как оформить отстранение сотрудника от работы в 1С:ЗУП: документ «Отстранение от работы», настройка начислений, влияние на зарплату, табель и расчёт среднего заработка.
Отстранение от работы — кадровое событие, которое оформляется по основаниям из статьи 76 ТК РФ: появление в состоянии опьянения, непрохождение медосмотра или обучения по охране труда, приостановление действия специального права (например, водительского удостоверения), требование государственных органов. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ, который блокирует начисление зарплаты и корректно отражает отсутствие в табеле.
Главная сложность в том, что отстранение бывает двух видов: без сохранения заработной платы (общее правило) и с оплатой по среднему заработку (например, при отстранении по инициативе работодателя до выяснения обстоятельств или при приостановке работы по требованию контролирующих органов в отдельных случаях). От выбранного варианта зависит настройка документа и итоговый расчёт зарплаты.
Ниже разобраны пошаговые действия в 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1), настройка начислений, проверка табеля и типичные ошибки. Если у вас 1С:Бухгалтерия без модуля зарплаты или старая редакция ЗУП 2.5, часть шагов будет отличаться — это отдельно оговорено в соответствующих разделах.
Когда оформляется отстранение и что нужно подготовить
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у отстранения есть документальное основание: акт о появлении в состоянии опьянения, заключение медкомиссии, уведомление о приостановлении действия удостоверения, предписание инспекции. В 1С эти документы не загружаются автоматически, но их реквизиты стоит указать в комментарии к документу отстранения — это упростит проверки и возможные споры.
Определите два ключевых параметра: период отстранения (конкретные даты или открытый период до устранения причины) и режим оплаты. По общему правилу на время отстранения зарплата не начисляется, но есть исключения, когда время отстранения оплачивается — например, если работник отстранён не по своей вине. От этого зависит, понадобится ли создавать дополнительное начисление.
Как включить и найти документ «Отстранение от работы»
В типовой ЗУП 3.1 документ доступен в разделе «Зарплата» → «Отстранения от работы» либо через «Кадры» → «Все кадровые документы». Если документа нет в списке, проверьте настройки функциональности: раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчёт зарплаты» — должен быть включён учёт отсутствий и отстранений. В свежих релизах документ доступен по умолчанию.
Если журнала «Отстранения от работы» нет в интерфейсе, откройте его через «Все функции» (режим технического специалиста): Документы → ОтстранениеОтРаботы. Отсутствие пункта в меню чаще всего означает, что у пользователя не хватает прав — проверьте роль «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты».
Пошаговое оформление отстранения без сохранения зарплаты
Это самый частый сценарий: работник отстранён по статье 76 ТК РФ, оплата за время отстранения не производится. Документ прекращает действие плановых начислений сотрудника на указанный период.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отстранения от работы» и создайте новый документ.
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату документа.
- 3Заполните период отстранения: дату начала и дату окончания. Если дата окончания неизвестна, укажите предполагаемую — потом создадите документ-возврат или отредактируете.
- 4Проверьте, что флаг оплаты не установлен (в типовой поставке начисление для оплачиваемого отстранения не назначено).
- 5Заполните комментарий: основание отстранения, реквизиты акта или предписания.
- 6Проведите документ и проверьте табель: дни отстранения должны отразиться кодом «НБ».
После проведения документа плановые начисления (оклад, надбавки) за дни отстранения начисляться не будут. При расчёте зарплаты за месяц сумма оклада автоматически уменьшится пропорционально отработанному времени. Проверить это можно в документе «Начисление зарплаты и взносов» — в строке сотрудника будет указано фактически отработанное время без дней отстранения.
Отстранение с оплатой по среднему заработку
Если по условиям ситуации время отстранения подлежит оплате (например, работник отстранён не по своей вине, и организация приняла решение об оплате), в типовой ЗУП потребуется создать отдельное начисление. Стандартного предопределённого вида расчёта «оплата отстранения» в программе нет.
Создайте начисление: «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Укажите назначение «Повременная оплата труда и надбавки» или «Прочие начисления и выплаты», способ расчёта — «По среднему заработку» либо фиксированной суммой, в зависимости от принятого решения. На вкладке «Учёт времени» укажите вид времени «Отстранение от работы с оплатой» (если доступен) или создайте свой вид времени с буквенным кодом для табеля.
Затем в документе «Отстранение от работы» установите признак оплачиваемого отстранения и выберите созданное начисление. После проведения в табеле дни будут отражены соответствующим кодом, а при расчёте зарплаты начислится оплата по среднему.
Перед созданием нового начисления проверьте, как оно будет облагаться НДФЛ и взносами и как попадёт в средний заработок для отпускных. Ошибка в этих настройках — самая частая причина расхождений при последующих расчётах и в отчётности 6-НДФЛ.
Как отстранение отражается в табеле и расчёте зарплаты
В табеле учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») дни неоплачиваемого отстранения выводятся кодом «НБ» — отстранение от работы без начисления заработной платы. Оплачиваемое отстранение отражается кодом «НО» либо кодом, который вы назначили своему виду времени.
В расчёте зарплаты отстранение работает как неявка: норма времени по графику сотрудника не меняется, а фактически отработанное время уменьшается. Поэтому оклад считается по формуле «оклад / норма дней × отработанные дни». Если сотрудник был отстранён весь месяц, строка по окладу в расчёте может отсутствовать вовсе — это нормально.
Как проверить результат
Дни отстранения отмечены кодом «НБ» или «НО»
Дни стоят как рабочие («Я») или прогул («ПР»)
Оклад уменьшен пропорционально дням отстранения
Оклад начислен полностью, как за полный месяц
В колонке «Отработано» дни отстранения исключены
Отработанное время равно норме по графику
Завершение отстранения и возврат сотрудника к работе
Когда причина отстранения устранена (работник прошёл медосмотр, восстановил документ, истёк срок предписания), в программе нужно зафиксировать выход на работу. В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен документ «Возврат к работе» (раздел «Зарплата») либо корректировка даты окончания в самом отстранении, если период был указан заведомо большим.
После проведения возврата плановые начисления возобновляются со дня, следующего за окончанием отстранения. Проверьте табель за новый период: рабочие дни снова должны заполняться кодом «Я». Если отстранение закончилось посреди месяца, зарплата за этот месяц будет рассчитана только за фактически отработанные после возврата дни.
Ограничения и альтернативные варианты оформления
Документ «Отстранение от работы» не предназначен для оформления простоя, отпуска без сохранения зарплаты или временного перевода — для них есть свои документы («Простой, отсутствие», «Отпуск без сохранения оплаты», «Кадровый перевод»). Подмена одного события другим приводит к неверному учёту времени и ошибкам в среднем заработке.
Если отстранение касается сразу группы сотрудников (например, по предписанию надзорного органа приостановлена работа участка), документ вводится на каждого сотрудника отдельно либо оформляется как простой по независящим причинам — выбор зависит от юридической квалификации ситуации, которую должен дать кадровик или юрист.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Входит ли время отстранения в стаж для отпуска?
Зависит от причины. Время отстранения по вине работника (опьянение, непройденный медосмотр) в стаж для ежегодного отпуска не включается. Если отстранение произошло не по вине работника, период может учитываться в стаже. В ЗУП это контролируется настройкой вида времени и отсутствий — проверьте, как заполнен стаж в карточке сотрудника после ввода документа.
Можно ли оформить отстранение на неопределённый срок?
В документе требуется указать дату окончания. Если срок неизвестен, укажите ориентировочную дату и по факту устранения причины проведите «Возврат к работе» — он скорректирует период автоматически. Оставлять «открытое» отстранение без контроля нельзя: зарплата перестанет начисляться бессрочно.
Что делать, если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена?
Введите отстранение корректной датой — программа при следующем расчёте выполнит перерасчёт и сторнирует излишне начисленные суммы. Если период закрыт и отчётность сдана, потребуется уточнённая отчётность по НДФЛ и взносам; в этом случае действия лучше согласовать с бухгалтером.
Почему в табеле отстранение показывается как прогул?
Такое бывает, если вместо документа «Отстранение от работы» введён документ «Прогул, отсутствие» либо вид времени в настройках начисления привязан к коду «ПР». Проверьте вид документа и настройку «Учёт времени» в используемом начислении.
Нужно ли отстранять сотрудника в 1С, если он отстранён на один день?
Да, даже однодневное отстранение оформляется документом — иначе день попадёт в табель как отработанный, и оклад будет начислен полностью. Документ вводится с одинаковой датой начала и окончания.
Как отстранить сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8?
В 1С:Бухгалтерии нет специализированного документа отстранения. Отсутствие отражают вручную в документе «Начисление зарплаты» (корректировкой отработанных дней) либо через «Все отсутствия» в новых релизах, если функциональность включена. Для полноценного кадрового учёта отстранений рекомендуется ЗУП.
Что важно запомнить
Отстранение оформляется документом «Отстранение от работы» в разделе «Зарплата»: без оплаты — код «НБ» в табеле, с оплатой — через отдельно созданное начисление по среднему. Вводите документ до расчёта зарплаты, указывайте основание в комментарии и не забывайте провести «Возврат к работе» после устранения причины.