Другое · 10 мин
Как в 1С отразить выходное пособие при увольнении
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП начислить и отразить выходное пособие при увольнении, настроить НДФЛ и взносы, проверить расчет и отчетность.
Выходное пособие — компенсационная выплата сотруднику при увольнении по определенным основаниям: сокращение штата, ликвидация организации, призыв на военную службу и другие случаи, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для таких выплат предусмотрены штатные механизмы, которые автоматически рассчитывают сумму, корректно обрабатывают НДФЛ и страховые взносы и попадают в отчетность.
Главная сложность для бухгалтера — правильно выбрать вид начисления и проверить его налоговые настройки. Выходное пособие в пределах установленных лимитов не облагается НДФЛ и взносами, а сверх лимита облагается частично. Ошибка в настройке вида расчета приводит к неверной отчетности по 6-НДФЛ и РСВ, доначислениям и штрафам.
Ниже разобрана работа в актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1: от оформления увольнения до проверки проводок и отчетов. Для 1С:Бухгалтерии 8 описан отдельный сценарий, так как там механизм отличается.
Проверьте настройки вида начисления перед расчетом
Прежде чем начислять пособие, откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределенный вид расчета «Выходное пособие». В типовой поставке он уже настроен, но если конфигурация дорабатывалась или обновлялась давно, настройки стоит проверить.
Ключевые параметры вида начисления:
- назначение — «Компенсационные выплаты» или «Выходное пособие»;
- НДФЛ — код дохода 2014 с признаком, что облагается частично (сверх трехкратного среднего месячного заработка, для районов Крайнего Севера — шестикратного);
- страховые взносы — аналогично, облагается только часть сверх лимита;
- отражение в бухучете — способ отражения по умолчанию или по сотруднику.
Если в вашей организации коллективным или трудовым договором предусмотрены дополнительные компенсации при увольнении, для них создают отдельные виды начислений с аналогичными налоговыми настройками. Не используйте для этого произвольные премии — они облагаются НДФЛ и взносами в полном объеме, и налоговая посчитает это занижением базы.
Начислите пособие документом «Увольнение»
Стандартный путь в ЗУП 3.1 — документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» или «Зарплата» → «Все начисления»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание — от основания зависит, какие компенсации программа предложит автоматически.
На вкладке «Компенсации» (или в одноименной группе полей) укажите количество дней или месяцев выходного пособия. Программа рассчитает сумму по среднему заработку сотрудника за расчетный период. Здесь же рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск — она облагается НДФЛ и взносами полностью, не путайте эти две выплаты.
- 1Создайте документ «Увольнение» и заполните сотрудника, дату и основание увольнения
- 2На вкладке компенсаций укажите количество дней или месяцев выходного пособия
- 3Проверьте расчет среднего заработка по кнопке с суммой — откроется детализация
- 4Проверьте на вкладке «Начисления и удержания», что пособие разбито на необлагаемую и облагаемую части
- 5Проведите документ и выплатите сумму ведомостью с видом «Увольнение»
- 6Сформируйте расчетный листок и сверьте НДФЛ и взносы
После проведения документа программа автоматически делит пособие на части: «Выходное пособие» (в пределах лимита, не облагается) и «Выходное пособие, облагаемое НДФЛ и взносами» (сверх лимита). Обе строки видны на вкладке «Начисления и удержания» и в расчетном листке.
Как программа определяет необлагаемый лимит
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суммы выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства в совокупности, не превышающие трехкратный размер среднего месячного заработка. Для работников, увольняемых из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, лимит — шестикратный средний месячный заработок.
ЗУП считает лимит автоматически: берет среднедневной заработок и умножает на количество рабочих дней в трех (или шести) месяцах, следующих за увольнением. Учитываются все компенсационные выплаты при увольнении в совокупности — пособие, сохраняемый заработок на период трудоустройства, компенсации по соглашению сторон. Если сумма превышает лимит, разница облагается НДФЛ по коду дохода 2014 и взносами.
Если сотруднику позже выплачивается средний заработок за второй и третий месяц трудоустройства, эти суммы оформляют отдельным документом «Выплата бывшим сотрудникам» (в ЗУП 3.1 — «Выплаты бывшим сотрудникам» в разделе «Зарплата»). Программа учтет их при определении совокупного лимита.
Особенности для 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (без ЗУП) автоматического расчета выходного пособия нет. Начисление оформляют вручную документом «Начисление зарплаты» или отдельной операцией: создайте новый вид начисления «Выходное пособие» с кодом дохода по НДФЛ 2014 и настройкой «не облагается в пределах лимита», затем добавьте сотруднику строку с рассчитанной вручную суммой.
Средний заработок в этом случае считают вне программы или с помощью встроенного калькулятора. В бухучете пособие относится на те же счета затрат, что и зарплата сотрудника: Дт 20 (25, 26, 44) Кт 70. Проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучете» в ЗУП или автоматически в Бухгалтерии при начислении.
Сравнение вариантов
Автоматический расчет среднего заработка, разделение на облагаемую и необлагаемую части, корректная отчетность. Подходит для регулярных расчетов.
Ручной расчет суммы и ручная настройка вида начисления. Подходит для редких увольнений в небольших организациях, требует внимательности.
Оправдана при массовых сокращениях с нестандартными условиями. Требует участия программиста и тестирования на копии базы.
Проверьте отражение в отчетности
После выплаты пособия проверьте, как оно попало в отчеты. В 6-НДФЛ необлагаемая часть отражается в составе дохода с вычетом: сумма пособия в пределах лимита показывается как доход по коду 2014 и одновременно как вычет по коду 620 — в результате налоговая база по этой части равна нулю. Облагаемая часть включается в базу обычным порядком.
В РСВ пособие отражается в подразделе 1 приложения 1: необлагаемая часть — в строках необлагаемых сумм, облагаемая — в базе для взносов. В персонифицированных сведениях о физических лицах выплата попадает в общий доход сотрудника.
Как проверить результат
Пособие разделено на две строки: необлагаемую и облагаемую сверх лимита
Вся сумма в одной строке или НДФЛ удержан со всей суммы
По коду 2014 виден доход и равный ему вычет по коду 620 в пределах лимита
Вычет отсутствует или меньше необлагаемой части
Необлагаемая часть в строках необлагаемых сумм, база по взносам увеличена только на превышение
Вся сумма пособия попала в базу по взносам
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида начисления или ручных правок расчета. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Если ошибка обнаружена после сдачи отчетности, исправление делают сторнирующими документами: в ЗУП — «Сторнирование начислений» или отмена проведения документа с последующим перерасчетом, затем подают уточненные 6-НДФЛ и РСВ. Не редактируйте прошлые периоды «задним числом» без сторнирования — это разрывает связь учета и отчетности.
Перед массовым сокращением сделайте тестовый расчет на одном сотруднике в копии базы: проверьте средний заработок, лимит и проводки. На копии безопасно отрабатывать весь сценарий, включая выплату и отчеты, не рискуя рабочими данными.
Частые вопросы
Облагается ли выходное пособие НДФЛ полностью?
Нет. Не облагается часть в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера). Сумма превышения облагается НДФЛ по коду дохода 2014. Это касается совокупности всех компенсационных выплат при увольнении.
Как начислить пособие в большем размере, чем предлагает программа?
Создайте отдельный вид начисления «Дополнительная компенсация при увольнении» с кодом дохода 2014 и настройкой частичного обложения. Начислите его документом «Разовое начисление» или добавьте в документ «Увольнение». Программа учтет обе выплаты при расчете общего лимита.
Нужно ли отражать пособие в отчете по форме ЕФС-1?
Само пособие в ЕФС-1 как выплата не показывается — в разделе о взносах на травматизм отражаются облагаемые суммы. Но сведения о страховом стаже и кадровых событиях (увольнении) подаются в обычном порядке. Проверьте актуальные требования к отчету в вашем релизе конфигурации.
Сотрудник уволен в прошлом месяце, а пособие забыли начислить. Что делать?
Создайте документ начисления текущей датой с периодом прошлого месяца — в ЗУП это можно сделать через «Доначисление, перерасчет» или разовое начисление. Выплату оформите отдельной ведомостью. Если отчетность за период уже сдана, потребуются уточненные расчеты.
Как выплатить средний заработок за второй месяц трудоустройства?
Используйте документ «Выплаты бывшим сотрудникам» в разделе «Зарплата». Укажите бывшего сотрудника, количество дней или месяцев и основание (справка о не трудоустройстве, решение службы занятости для третьего месяца). Программа учтет выплату при расчете совокупного необлагаемого лимита.
На какой счет относится выходное пособие в бухучете?
На тот же счет затрат, что и обычная зарплата сотрудника: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения и должности. Проводка формируется Дт счета затрат Кт 70. Способ отражения задается в настройках вида начисления или в данных сотрудника.
Что важно запомнить
Выходное пособие в 1С:ЗУП начисляется документом «Увольнение» с автоматическим расчетом среднего заработка и разделением на необлагаемую и облагаемую части. Ключ к корректному учету — правильно настроенный вид начисления с кодом дохода 2014 и вычетом 620. После расчета обязательно сверьте расчетный листок, анализ НДФЛ и РСВ до сдачи отчетности.