Другое · 12 мин
Как в 1С добавить новый вид начисления
Как создать новый вид начисления в 1С:ЗУП: настройка формулы, НДФЛ, страховых взносов, отражения в учете и проверка расчета. Подробная инструкция.
Новый вид начисления в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) требуется, когда типовых вариантов не хватает: компания вводит доплату за наставничество, премию к юбилею, компенсацию аренды жилья или иную выплату с собственными правилами расчета и налогообложения. Создание начисления — это не только заполнение карточки в справочнике, но и настройка формулы, назначения выплаты, кодов НДФЛ и взносов, отражения в бухгалтерском учете.
Ошибки на этом этапе дорого обходятся: неверный код дохода по НДФЛ искажает 6-НДФЛ и справки сотрудников, неправильная настройка взносов ведет к доначислениям при проверке, а некорректная формула — к систематическим переплатам или недоплатам. Поэтому новый вид начисления создают осознанно, проверяют на тестовом сотруднике и только потом назначают в плановом порядке.
Материал ориентирован на конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространенную версию для расчета зарплаты. В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще и описан в отдельном разделе ниже. Все действия выполняются под учетной записью с правами администратора или расчетчика с доступом к настройкам расчета зарплаты.
Где находится справочник начислений и что нужно подготовить
Перечень видов расчета хранится в разделе «Настройка» — «Начисления». Это план видов расчета «Начисления», в котором уже есть предопределенные элементы: оплата по окладу, премия, отпускные, больничные и другие. Новый элемент добавляется кнопкой «Создать».
До создания элемента ответьте на несколько вопросов, потому что от ответов зависят настройки карточки. Что это за выплата: постоянная (назначается в плановом порядке) или разовая (вводится документом)? Как она рассчитывается: фиксированной суммой, процентом от базы, по формуле с показателями? Облагается ли НДФЛ и взносами, и если да, то по какому коду? Входит ли в расчетную базу других начислений, например районного коэффициента?
Если выплата рассчитывается от показателя (например, «5 000 рублей за каждого обученного сотрудника»), сначала создайте сам показатель в разделе «Настройка» — «Показатели расчета зарплаты». Без показателя формулу с переменной величиной настроить не получится.
Создаем карточку начисления: основная вкладка
Откройте «Настройка» — «Начисления» — «Создать». Заполните наименование так, чтобы его понимал и расчетчик, и сотрудник в расчетном листке: например, «Доплата за наставничество», а не «Доплата №7». Код элемента программа присвоит автоматически, менять его без необходимости не нужно.
На вкладке «Основное» ключевые поля — «Назначение начисления» и «Начисление выполняется». Назначение определяет, как программа трактует выплату: повременная оплата труда, премия, прочее начисление, компенсация и т.д. Поле «Начисление выполняется» задает способ ввода: ежемесячно (плановое начисление), по отдельному документу (разовое начисление, премия), только если введен вид учета времени, только если введено значение показателя.
Как выбрать способ ввода начисления
Далее настраивается формула. Программа предлагает типовые варианты: фиксированная сумма, процент от базы, оплата по окладу по дням и другие. Для нестандартного расчета выберите «Произвольная формула расчета» и нажмите «Редактировать формулу» — откроется конструктор, где из показателей и функций собирается выражение, например: КоличествоНаставников * СтавкаНаставничества.
Формула и показатели: как задать правила расчета
Формула — ядро вида начисления. В редакторе доступны предопределенные показатели (оклад, тарифная ставка, время в днях и часах, расчетная база) и пользовательские показатели, которые вы создаете заранее. Операнды переносятся в формулу двойным щелчком, арифметические операции и скобки добавляются кнопками.
Типичная ошибка — использовать в формуле показатель, который нигде не вводится. Если показатель имеет назначение «Для сотрудника» и способ ввода «Накапливается по отдельным документами», нужен шаблон документа «Данные для расчета зарплаты» (раздел «Настройка» — «Шаблоны документов ввода исходных данных»). Без регулярного ввода данных формула даст ноль, и начисление в расчете просто не появится.
Если начисление считается процентом от других выплат (например, «10 % от оклада и доплат»), используйте показатель «Расчетная база» и на вкладке «Расчет базы» отметьте, какие виды начислений входят в базу. Проверьте период расчета базы: текущий месяц или несколько предыдущих — от этого зависит сумма.
Налоги и взносы: НДФЛ, страховые взносы, средний заработок
Вкладка «Налоги, взносы, учет» определяет фискальную судьбу выплаты. В поле «НДФЛ» укажите код дохода: для большинства выплат за труд это 2000, для премий с особыми правилами — 2002 или 2003, для материальной помощи — 2760. Если выплата не облагается НДФЛ (редкие случаи, например отдельные компенсации в пределах норм), выберите соответствующий код с вычетом или оставьте признак «Не облагается», если он предусмотрен.
В поле «Страховые взносы» выберите вид дохода: «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», «Целиком не облагаемые» или частично облагаемые варианты. Именно эта настройка формирует базу для расчета взносов и попадает в РСВ. Ошибка здесь — одна из самых частых причин расхождений с данными ФНС.
Отдельно проверьте блок «Средний заработок»: входит ли выплата в базу для расчета отпускных и командировочных. Премии и доплаты за труд обычно включаются, разовые социальные выплаты — нет. Также задайте способ отражения в бухгалтерском учете — статью затрат или счет, чтобы при синхронизации с 1С:Бухгалтерией проводки формировались корректно.
Назначение начисления сотрудникам
Созданный вид начисления сам по себе ничего не считает — его нужно связать с сотрудниками. Для плановых (ежемесячных) начислений используются кадровые документы: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» или «Назначение планового начисления». В табличной части документа добавьте строку с новым начислением и укажите значения показателей, если они требуются формулой.
Для разовых выплат используйте документы «Разовое начисление» (раздел «Зарплата») или «Премия» — в зависимости от настройки «Начисление выполняется». В документе выберите сотрудников, вид начисления и при необходимости скорректируйте сумму вручную.
Если начисление должно действовать ограниченный период, завершите его документом «Прекращение планового начисления» или отменой в кадровом переводе. Простое удаление строки из карточки сотрудника не остановит расчет корректно — история назначений ведется документами.
- 1Создайте показатели, если формула требует переменных данных (Настройка — Показатели расчета зарплаты)
- 2Создайте вид начисления: Настройка — Начисления — Создать, заполните формулу и назначение
- 3Настройте вкладку «Налоги, взносы, учет»: код НДФЛ, вид дохода по взносам, средний заработок, отражение в учете
- 4Назначьте начисление сотруднику кадровым документом или введите разовое начисление
- 5Рассчитайте зарплату за месяц и проверьте строку начисления в документе и расчетном листке
- 6Сформируйте 6-НДФЛ и проверьте, что выплата попала в нужный раздел с верным кодом
Проверка результата и типичные ошибки
Проверку делайте на одном сотруднике до массового назначения. Рассчитайте месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» и откройте расшифровку строки начисления: программа покажет, какие показатели и какие значения вошли в формулу. Сверьте сумму с ручным расчетом на бумаге — это самый надежный способ поймать ошибку в формуле.
Затем посмотрите расчетный листок сотрудника: начисление должно отображаться отдельной строкой с понятным названием. Сформируйте «Расчетный листок» и «Свод начислений» — если начисление есть в документе, но не видно в отчетах, проверьте, не помечен ли элемент как архивный или не заполнено ли назначение.
Как проверить результат
Начисление рассчитано, сумма совпадает с ручным расчетом по формуле
Строки нет или сумма равна нулю — проверяйте назначение и ввод показателей
Выплата увеличила облагаемую базу на ожидаемую сумму
База не изменилась при облагаемой выплате — неверные настройки на вкладке налогов
Проводки сформированы по нужной статье затрат и счету
Проводки падают на счет по умолчанию — не заполнен способ отражения
Особенности для 1С:Бухгалтерия 8
В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще: виды начислений находятся в разделе «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления». Карточка содержит наименование, код НДФЛ, признак облагаемости взносами и способ отражения. Формул в бухгалтерской конфигурации нет — суммы вводятся вручную в документе «Начисление зарплаты» или подставляются из штатного расписания.
Поэтому если выплата требует сложного расчета от показателей, 1С:Бухгалтерия не подходит — нужна ЗУП. Обратное тоже верно: для простой разовой выплаты создавать сложную структуру в ЗУП не обязательно, если зарплата ведется в бухгалтерской программе.
Где создавать начисление
Подходит для любых выплат: формулы, показатели, плановые назначения, сложные базы. Требует более внимательной настройки налогов и учета.
Подходит для простых разовых и фиксированных выплат без формул. Ограничение — сумма вводится вручную, автоматического расчета по показателям нет.
Быстрый вариант, когда новая выплата похожа на существующую. Ограничение — обязательно проверьте формулу, базу и коды, унаследованные из копии.
Частые вопросы
Можно ли изменить вид начисления, по которому уже были выплаты?
Можно, но осторожно. Изменение кода НДФЛ или облагаемости взносами не пересчитает прошлые периоды автоматически — потребуется перерасчет документов и, возможно, уточненные отчеты. Если меняется суть выплаты, часто корректнее создать новый вид начисления, а старый прекратить и пометить как неиспользуемый.
Почему новое начисление не появляется в расчете зарплаты?
Наиболее частые причины: начисление не назначено сотруднику кадровым документом; в настройке «Начисление выполняется» выбран ввод по показателю, а значение показателя за месяц не введено; начисление помечено «В архиве». Проверяйте в этом порядке.
Как сделать начисление, зависящее от отработанного времени?
В формуле используйте предопределенные показатели времени: «Время в днях», «Доля неполного рабочего времени» или отношение отработанных дней к норме. Например, формула «ФиксированнаяСумма * ВремяВДнях / НормаДней» пропорционально уменьшит выплату при неполном месяце.
Нужно ли создавать отдельный вид начисления для каждой премии?
Нет. Если премии одинаковы по налогообложению и правилам расчета, достаточно одного вида «Премия» с вводом суммы или процента по документу. Отдельные виды создают, когда отличаются коды НДФЛ, облагаемость взносами или включение в средний заработок.
Что делать, если начисление ошибочно рассчиталось несколько месяцев?
Сначала исправьте настройки вида начисления, затем выполните перерасчет за пострадавшие периоды: в ЗУП используется документ «Перерасчет» или повторный расчет месяца после отмены проведения. Доначислите или удержите разницу и подайте уточненные 6-НДФЛ и РСВ, если отчетность уже сдана.
Можно ли ограничить видимость начисления для отдельных сотрудников?
Да, через механизм групп доступа и настройку прав, а также через назначение начисления только конкретным сотрудникам или подразделениям. Сам по себе вид начисления виден всем расчетчикам, но рассчитываться будет только тем, кому назначен.
Что важно запомнить
Новый вид начисления создается в разделе «Настройка — Начисления»: сначала показатели, затем карточка с формулой, затем коды НДФЛ, взносов и отражение в учете. Начисление начинает работать только после назначения сотруднику документом. Перед массовым применением проверьте расчет на одном сотруднике и сверьте НДФЛ и взносы — это защитит от уточненных отчетов.