Как отразить внутреннее совместительство в 1С

Внутреннее совместительство — это ситуация, когда работник в свободное от основной работы время выполняет другую регулярную оплачиваемую работу у того же работодателя. В программах 1С (в первую очередь в 1С:ЗУП 3.1) такой работник оформляется не как «второй человек», а как отдельный сотрудник с собственным трудовым договором, должностью, графиком и начислениями, но привязанный к одной физической личности. Правильное отражение совместительства важно для расчёта зарплаты, отпусков, больничных, НДФЛ и отчётности.

Основной принцип: физическое лицо в справочнике одно, а сотрудников — два (или больше). Если завести второе физлицо или оформить совместительство подработкой с дублированием данных, возникнут ошибки в персонифицированной отчётности, двойные стандартные вычеты и расхождения в 6-НДФЛ. Ниже разобраны пошаговые действия в ЗУП 3.1, а также особенности для 1С:Бухгалтерии 8.

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения

Прежде чем что-то заводить в программе, важно различать два похожих понятия. Совмещение должностей — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня без отдельного трудового договора; оно оформляется дополнительным соглашением и доплатой. Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор, работа выполняется в свободное от основной работы время, и в 1С для него создаётся отдельный сотрудник.

Если по ошибке оформить совмещение как совместительство, сотрудник получит лишнее табельное время и отдельные отпускные права; если наоборот — работа не будет оплачена корректно, а кадровые документы не будут соответствовать реальным трудовым отношениям. Проверьте первичные документы: есть ли отдельный трудовой договор и приказ о приёме на работу по совместительству.

Подготовка: проверка физического лица и настроек

Первый шаг — убедиться, что физическое лицо уже существует в справочнике «Физические лица» и его данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт) заполнены корректно. Именно к этой карточке будет привязан новый сотрудник-совместитель. Если карточек физлица несколько (дубликаты), их нужно объединить до приёма на работу, иначе отчётность по НДФЛ и взносам «развалится» на двух разных людей.

Также проверьте, что в справочниках есть нужная должность, подразделение и график работы для совместителя. Для совместителей обычно создают отдельный график — например, «График совместителя (0,5 ставки)» или график с работой в вечерние часы, если основная работа занимает дневное время. График влияет на расчёт зарплаты при неполном отработанном времени.

Контрольные точки

Что проверить до приёма совместителя

Справочник «Физические лица»

Норма

Одна карточка с актуальными ФИО, СНИЛС, ИНН

Тревожный признак

Дубликаты физлица или незаполненные ИНН/СНИЛС

График работы

Норма

Есть график с неполным рабочим временем

Тревожный признак

Совместителю назначают полный график 40 часов

Должность и подразделение

Норма

Позиция штатного расписания существует

Тревожный признак

Должность отсутствует или закрыта датой

Приём на работу внутреннего совместителя

В ЗУП 3.1 приём оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»). В поле «Сотрудник» нажмите «Создать нового» — программа предложит выбрать существующее физическое лицо. Выберите карточку основного работника: это ключевой момент, благодаря которому оба сотрудника окажутся привязаны к одному человеку.

В документе приёма укажите: дату приёма, подразделение, должность, график работы и, что самое важное, вид занятости — «Внутреннее совместительство». Именно это значение отличает совместителя от основного работника в отчётах и кадровых документах. Количество ставок укажите фактическое (например, 0,5).

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад или тарифную ставку по должности совместителя и при необходимости доплаты. На вкладке «Трудовой договор» заполните номер и дату договора, условия оплаты. После проведения документа можно сформировать печатную форму приказа о приёме (Т-1) и трудового договора.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу»
2. 2
   В поле «Сотрудник» создайте нового сотрудника и выберите существующее физическое лицо
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», должность, подразделение и график
4. 4
   Задайте количество ставок и плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Заполните реквизиты трудового договора и проведите документ
6. 6
   Сформируйте приказ Т-1 и проверьте карточку сотрудника

Начисление зарплаты совместителю

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов». При заполнении документа программа автоматически подбирает обоих сотрудников — основного и совместителя — отдельными строками, потому что у каждого свои плановые начисления и свой график. Ничего дополнительно настраивать не требуется.

Если совместитель отработал неполный месяц, сумма рассчитается пропорционально отработанному времени по его графику. Убедитесь, что отсутствия (отпуска, больничные, командировки) зарегистрированы именно по сотруднику-совместителю, а не по основному месту — иначе расчёт времени будет неверным.

НДФЛ и страховые взносы программа считает нарастающим итогом по физическому лицу в целом, объединяя доходы по обоим местам работы. Стандартные вычеты предоставляются один раз — по основному месту работы. Если вычет ошибочно применился у совместителя, проверьте заявление на вычеты: оно должно быть введено только для основного сотрудника.

Отпуска, больничные и другие отсутствия

По внутреннему совместительству работнику положен отдельный ежегодный оплачиваемый отпуск, который предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В ЗУП 3.1 отпуск оформляется документом «Отпуск» отдельно по каждому сотруднику: средний заработок у совместителя считается из его собственных начислений.

Больничный лист работнику выдаётся один (при внутреннем совместительстве), и в программе он вводится по основному сотруднику, но при расчёте пособия учитывается заработок по обоим местам работы. При вводе электронного больничного (ЭЛН) проверьте, что программа корректно подтянула данные и учла доходы совместителя — при необходимости заработок по совместительству добавляется в расчёт вручную через документ или справку.

Командировки, прогулы и другие отсутствия также регистрируются раздельно. Помните: отсутствие по основному месту работы не отменяет обязанности выходить по совместительству, и наоборот, поэтому документы вводятся независимо.

Отчётность и проверка результата

В регламентированной отчётности совместитель учитывается особым образом. В расчёте среднесписочной численности внутренний совместитель считается один раз — как целая единица по основному месту. В персонифицированных сведениях и 6-НДФЛ данные объединяются по физическому лицу: доходы суммируются, налог считается с общей базы.

Для самопроверки используйте отчёты: «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Расчётный листок» (по каждому сотруднику отдельно), «Налоги и взносы (сводно)» по физлицу. Сравните, что в расчётном листке совместителя присутствуют только его начисления, а в справке 2-НДФЛ / справке о доходах физлица — суммарные данные по обоим договорам.

Удобный контрольный приём — сформировать расчётные листки по обоим сотрудникам за один месяц и сверить: сумма НДФЛ в двух листках должна соответствовать налогу, рассчитанному с совокупного дохода. Если налог посчитан так, будто это два разных человека, ищите дубликат физлица или второе заявление на вычеты.

Особенности в 1С:Бухгалтерии 8 и типичные ошибки

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) механизм похожий: в справочнике «Сотрудники» создаётся новый элемент с привязкой к тому же физическому лицу, в карточке указывается вид занятости «Внутреннее совместительство», оформляется приём на работу. Начисление зарплаты выполняется общим документом, где совместитель попадает отдельной строкой. Функционал кадрового учёта в Бухгалтерии проще, чем в ЗУП, поэтому при сложных графиках, северных надбавках или многочисленных совместителях рекомендуется ЗУП.

Наиболее частые ошибки при отражении совместительства: создание дубликата физлица, указание вида занятости «Основное место работы» вместо совместительства, назначение полного графика вместо неполного, повторное заявление вычетов у совместителя и ввод отсутствий не по тому сотруднику. Каждая из этих ошибок влияет либо на зарплату, либо на отчётность, поэтому после приёма совместителя стоит выполнить контрольный расчёт за один месяц.

FAQ

Нужно ли создавать новое физическое лицо для совместителя?

Нет. Физическое лицо должно быть одно; создаётся новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к существующей карточке. Второй дубликат физлица приводит к задвоению вычетов и ошибкам в отчётности.

Как предоставить стандартный вычет совместителю?

Вычет предоставляется только по одному месту работы — как правило, по основному. Заявление на вычеты вводится для основного сотрудника; у совместителя заявление не создаётся. Проверить применение вычета можно в расчётном листке.

Как оформить увольнение с должности по совместительству?

Документом «Увольнение» по сотруднику-совместителю. Основное место работы при этом не затрагивается. В день увольнения программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по совместительству.

Считается ли внутренний совместитель в среднесписочной численности дважды?

Нет. Внутренние совместители учитываются в среднесписочной численности как одна целая единица по основному месту работы. В ЗУП это учитывается автоматически при условии, что вид занятости указан корректно.

Что делать, если совместитель уже заведён как отдельное физлицо?

Объедините карточки физических лиц (в ЗУП есть механизм объединения дублей), убедитесь, что оба сотрудника ссылаются на одну карточку, затем перепроведите начисления и пересдайте уточнённые формы по НДФЛ, если ошибка затронула отчётные периоды.

Можно ли оформить совместительство в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, механизм аналогичен: новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство» и привязкой к тому же физлицу. Однако при сложных графиках, районных коэффициентах и большом числе сотрудников удобнее вести расчёт в ЗУП с последующей синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.