Другое · 12 мин
Как сформировать список сотрудников в 1С 8.3
Как сформировать список сотрудников в 1С 8.3: справочник, документы приёма, списочный состав, отчёты и печать списка. Пошаговые инструкции для ЗУП и БП.
Список сотрудников в 1С 8.3 можно сформировать несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через кадровые документы, через типовой отчёт по списочному составу или через универсальный отчёт. Выбор зависит от конфигурации (ЗУП или Бухгалтерия предприятия) и от того, какой именно список нужен — полный реестр всех когда-либо принятых, список работающих на конкретную дату или печатная форма для проверки.
Ключевой момент: справочник «Сотрудники» сам по себе не равен списку работающих. В нём хранятся карточки всех сотрудников, включая уволенных, а факт трудовых отношений определяется кадровыми документами — приёмами на работу, переводами и увольнениями. Поэтому для получения достоверного списка работающих нужно либо отфильтровать справочник, либо использовать отчёт, который анализирует кадровые данные.
Ниже разобраны все основные способы: от быстрого просмотра справочника до настройки отчёта с отборами по подразделениям, должностям и датам, а также выгрузка списка в Excel и типичные ошибки, из-за которых список получается неверным.
Откройте справочник «Сотрудники»
Справочник «Сотрудники» — базовое место хранения карточек персонала в любой конфигурации 1С 8.3. В «1С:Зарплате и управлении персоналом» он находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники». В «1С:Бухгалтерии предприятия» — в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» или «Справочники» → «Сотрудники» в зависимости от настроек интерфейса.
По умолчанию список показывает всех сотрудников, включая уволенных. Чтобы оставить только работающих, нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «В архиве» (или «Уволен», в зависимости от конфигурации) со значением «Нет» либо «Равно — Ложь». В ЗУП также доступна быстрая команда отбора «Работающие» прямо в панели навигации формы списка.
Обратите внимание: если в карточке сотрудника не заведён документ приёма на работу, а сама карточка создана вручную, такой сотрудник не попадёт в кадровые отчёты. Справочник и кадровые документы в 1С связаны, но не заменяют друг друга — это частая причина расхождений в списках.
Сформируйте список работающих через отчёт «Списочный состав»
Отчётный способ даёт достоверный список именно работающих сотрудников, потому что анализирует кадровые документы, а не только карточки справочника. В ЗУП 8.3 откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников»). В Бухгалтерии предприятия путь: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» → «Списки сотрудников».
В шапке отчёта укажите дату, на которую нужен список, — отчёт покажет всех, у кого на эту дату есть действующий приём и нет увольнения. Нажмите «Сформировать». При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отборы: по организации (если в базе несколько юрлиц), по подразделению, по должности, по виду занятости (основное место работы, совместительство).
Готовый отчёт можно сохранить в Excel или распечатать: кнопка «Ещё» → «Сохранить» либо стандартная команда печати табличного документа. Для регулярного использования сохраните вариант отчёта с нужными настройками — «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», тогда не придётся настраивать отборы заново.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав»
- 2Укажите дату, на которую нужен список
- 3В настройках добавьте отбор по организации и подразделению при необходимости
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк
- 5Сохраните результат в Excel или отправьте на печать
Используйте универсальный отчёт и журналы документов
Если типовые кадровые отчёты не дают нужного состава колонок, поможет «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», в зависимости от конфигурации). В нём выберите объект «Справочник» → «Сотрудники», задайте период и в настройках добавьте нужные поля: табельный номер, ИНН, дату рождения, телефон. Универсальный отчёт гибче типовых, но требует аккуратной настройки отборов.
Альтернативный вариант — журнал кадровых документов: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». Отсюда видно, кто и когда принят или уволен, и можно сформировать списочную картину в динамике. Этот способ удобен для проверки: если сотрудник есть в справочнике, но отсутствует в отчёте по списочному составу, первым делом смотрите, оформлен ли для него документ приёма.
В конфигурациях с поддержкой расширенного интерфейса также доступны «Остатки и обороты» по кадровым данным и отчёт «Штатная расстановка» — он показывает занятые и вакантные позиции штатного расписания, что полезно, когда список нужен в разрезе штатных единиц, а не физических лиц.
Настройте отборы и группировки под задачу
Ценность списка определяется правильными отборами. Типовые сценарии: список работающих по конкретному подразделению (отбор «Подразделение = ...»), список совместителей (отбор по виду занятости), список сотрудников, принятых за период (отбор по дате приёма), список уволенных за год для сверки с отчётностью. Все эти отборы добавляются через кнопку «Настройки» в форме отчёта на закладке «Отбор».
Группировка строк позволяет представить список иерархически: например, сначала подразделение, затем должность, затем сотрудники. Это удобно для печатных списков на подпись руководителям подразделений. В настройках отчёта перейдите на закладку «Структура» или «Группировка» и добавьте нужные поля в порядке вложенности.
Проверяйте период отчёта: отбор «работающие на дату» и отбор «принятые за период» — принципиально разные вещи. Смешивание этих условий — частая причина того, что в список попадают лишние люди или, наоборот, теряются нужные.
Сравнение способов
Быстрый просмотр карточек и их данных. Не показывает период работы и не гарантирует актуальность без проверки кадровых документов.
Достоверный список работающих на дату с отборами и группировками. Требует корректно оформленных кадровых документов.
Гибкий состав колонок, включая персональные данные. Сложнее в настройке, легко ошибиться в отборах.
Список в разрезе штатных единиц с вакансиями. Подходит только при ведении штатного расписания.
Выгрузите и распечатайте список
Любой сформированный отчёт в 1С 8.3 — это табличный документ, который сохраняется во внешние форматы. Нажмите «Файл» → «Сохранить» (или «Ещё» → «Сохранить») и выберите формат: XLSX для дальнейшей обработки в Excel, PDF для передачи на подпись, MXL для открытия в другой базе 1С. При выгрузке в Excel проверьте, что группировки и итоги отображаются корректно — иногда удобнее сначала свернуть группировки в настройках отчёта.
Для печати используйте стандартную команду «Файл» → «Печать». Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и настройте параметры страницы: альбомную ориентацию для широких списков, масштаб, повторение шапки на каждой странице (в настройках табличного документа — «Сквозные строки»). Это особенно важно для длинных списков на десятки страниц.
Если список нужен регулярно с одними и теми же настройками, сохраните вариант отчёта и добавьте его в избранное или на начальную страницу. В ЗУП также доступна рассылка отчётов по расписанию — при соответствующих правах список может формироваться и отправляться автоматически.
Проверьте корректность списка и устраните расхождения
Признак правильно сформированного списка — количество строк совпадает с ожидаемой численностью, уволенные на дату отчёта отсутствуют, новые сотрудники присутствуют. Сверьте итог с данными другого отчёта: например, «Численность и текучесть кадров» в ЗУП или данные расчётных ведомостей за последний месяц.
Если сотрудник работает, но не попадает в отчёт, проверьте: оформлен ли документ «Приём на работу» и проведён ли он; не оформлено ли ошибочное увольнение; не заведена ли вторая карточка-дубль, где приём оформлен на другой элемент справочника. Дубли физических лиц устраняются через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей» (в типовых конфигурациях), но объединение выполняйте осторожно и на копии базы.
Обратная ситуация — уволенный остаётся в списке работающих. Причины: документ увольнения создан, но не проведён; увольнение оформлено более поздней датой, чем дата отчёта; сотрудник принят на другую организацию внутри группы и отбор по организации настроен неверно. Последовательно проверьте каждую из этих причин через карточку сотрудника и журнал кадровых документов.
Как проверить результат
Совпадает с фактической численностью работающих
Есть лишние или отсутствующие сотрудники — проверяйте кадровые документы
Уволенные до даты отчёта отсутствуют
Уволенные присутствуют — проверьте проведение документа увольнения
У каждого есть проведённый приём на работу
Карточка создана вручную без документа приёма
В списке только сотрудники нужного юрлица
Попали сотрудники других организаций — скорректируйте отбор
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — оценивать численность по справочнику без отбора. Карточки уволенных никуда не деваются, и список получается завышенным. Вторая ошибка — ручное создание карточек сотрудников вместо оформления приёмов: такие записи ломают кадровые отчёты, расчёт среднего заработка и персонифицированную отчётность.
Ещё одна группа проблем связана с правами доступа. Если пользователь видит неполный список, причина может быть в ограничении доступа на уровне записей (RLS) по организациям или подразделениям. В этом случае настройки прав выполняет администратор, а не кадровик.
Учтите ограничение типовых отчётов: они показывают данные только в рамках ведения кадрового учёта в программе. Если часть сотрудников оформлена по договорам ГПХ, они могут не попадать в списочный состав — в ЗУП для них предусмотрен отдельный учёт через документы «Договор (работы, услуги)», и для полного списка нужно включить соответствующий отбор или сформировать отдельный отчёт.
Что важно запомнить
Для списка работающих используйте отчёт «Списочный состав» на конкретную дату с отборами по организации и подразделению. Справочник «Сотрудники» подходит только для просмотра карточек с обязательным отбором неуволенных. Достоверность списка зависит от корректно проведённых кадровых документов, а договорники ГПХ учитываются отдельно.
Частые вопросы
Почему в списке сотрудников отображаются уволенные?
Справочник «Сотрудники» хранит все карточки без исключения. Настройте отбор по признаку увольнения («Ещё» → «Настроить список») или используйте отчёт «Списочный состав», который автоматически исключает уволенных на дату формирования.
Как выгрузить список сотрудников в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, затем нажмите «Файл» → «Сохранить» и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Альтернатива — выделить табличный документ и скопировать его в Excel через буфер обмена, но сохранение в файл надёжнее сохраняет структуру колонок.
Сотрудник работает, но не попадает в отчёт по списочному составу. Что делать?
Откройте карточку сотрудника и проверьте наличие проведённого документа «Приём на работу». Если карточка создана вручную, оформите приём корректной датой. Также проверьте, нет ли ошибочного увольнения и не заведён ли дубль карточки.
Как сформировать список по конкретному подразделению?
В отчёте «Списочный состав» откройте «Настройки», на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» нужному подразделению и сформируйте отчёт. Для иерархического списка добавьте группировку по подразделениям на закладке «Структура».
Входят ли сотрудники по договорам ГПХ в списочный состав?
Нет, договорники ГПХ не входят в списочный состав — это соответствует правилам кадрового учёта. В ЗУП они учитываются отдельными документами, и для получения их списка используйте отчёты по договорам ГПХ или универсальный отчёт с соответствующим отбором.
Можно ли автоматизировать регулярное формирование списка?
Да. Сохраните настроенный вариант отчёта («Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»), добавьте его в избранное. При наличии прав в ЗУП доступна рассылка отчётов по расписанию — список будет формироваться и отправляться автоматически в заданное время.