Как в 1С отразить пособие на погребение

Пособие на погребение — единовременная выплата, которую работодатель производит за счёт средств СФР (Социального фонда России) при смерти работника или члена его семьи, либо компенсирует специализированной службе похоронного дела. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный вид начисления и документ, и задача бухгалтера — корректно оформить выплату, чтобы она правильно попала в расчёт страховых взносов, 6-НДФЛ и персонифицированную отчётность.

Ключевая особенность выплаты: пособие на погребение полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а расходы на него возмещает фонд. Если начислить его обычным видом расчёта «Прочие начисления», программа ошибочно удержит налог и включит сумму в базу по взносам — это приведёт к искажению отчётности и лишним удержаниям с получателя.

Ниже разобран полный цикл отражения пособия в 1С:ЗУП 3.1: от настройки вида начисления до проверки отчётов. Для пользователей 1С:Бухгалтерии без ЗУП отдельно описан вариант ручного отражения.

Когда работодатель выплачивает пособие и какие документы нужны

Работодатель выплачивает пособие на погребение, если умер сам работник (включая работающих по совместительству) или несовершеннолетний член его семьи. Основание — заявление получателя пособия (супруга, близкого родственника, иного лица, взявшего на себя похороны) и копия справки о смерти, выданной органом ЗАГС. Размер пособия устанавливается законодательно и ежегодно индексируется, поэтому актуальную сумму нужно сверять с текущим значением на момент смерти.

Перед начислением убедитесь, что заявление подано в срок — обращение возможно в течение ограниченного периода со дня смерти. Проверьте, что пособие не выплачено другим работодателем или органом соцзащиты: двойная выплата недопустима, и фонд при проверке потребует вернуть излишне перечисленные средства.

Проверка настроек вида начисления в 1С:ЗУП

Перед первым начислением откройте раздел «Настройка — Начисления» и найдите предопределённый вид расчёта «Пособие на погребение» (в некоторых релизах он называется «Единовременное пособие за счёт СФР»). Если его нет, создайте новое начисление вручную со следующими ключевыми параметрами.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» установите: НДФЛ — «Не облагается»; страховые взносы — вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами» либо соответствующий необлагаемый вид; способ отражения в бухучёте — счёт 69 с субконто по социальному страхованию (расходы за счёт ФСС/СФР). Именно эти три настройки определяют, не попадёт ли сумма ошибочно в облагаемую базу.

Оформление начисления документом

Если пособие получает работник организации (например, на погребение умершего родственника), создайте документ «Разовое начисление» (Зарплата — Разовые начисления) или «Прочие доходы» в зависимости от релиза. Укажите сотрудника, вид начисления «Пособие на погребение», сумму и месяц начисления. Проведите документ и откройте движения: сумма должна пройти как необлагаемый доход.

Если пособие выплачивается лицу, не состоящему в штате (например, родственнику умершего работника), используйте документ «Операция учета НДФЛ» и «Операция учета взносов» с признаком необлагаемого дохода, либо заведите получателя как физическое лицо и оформите выплату через «Прочие доходы». Прямая выплата «мимо» учёта чревата расхождениями при сверке с фондом.

1. 1
   Проверьте или создайте вид начисления с настройкой «Не облагается НДФЛ и взносами»
2. 2
   Создайте документ «Разовое начисление» или «Прочие доходы» с видом «Пособие на погребение»
3. 3
   Укажите получателя, сумму и месяц, проведите документ
4. 4
   Сформируйте ведомость на выплату и проведите её
5. 5
   Проверьте отчёты: 6-НДФЛ, расчёт по взносам, анализ взносов

Выплата и отражение в бухгалтерском учёте

Выплата оформляется стандартной ведомостью (в банк, через кассу или на карту). Поскольку НДФЛ не удерживается, к выплате идёт вся начисленная сумма. В ведомости проверьте колонку «НДФЛ» — она должна быть нулевой; если появилась сумма налога, вернитесь к настройкам вида начисления.

При синхронизации с 1С:Бухгалтерией начисление переносится с настройкой отражения, заданной в виде расчёта. Типовые проводки: Дт 69.01 (расчёты по соцстрахованию) — Кт 70 (или 76 при выплате стороннему лицу) на сумму пособия; Дт 70 (76) — Кт 50/51 на выплату. Расход не относится на затраты организации, так как возмещается фондом.

Отражение в отчётности по НДФЛ и взносам

В расчёте 6-НДФЛ необлагаемое пособие, как правило, не отражается вовсе, если вид дохода настроен как полностью необлагаемый без кода вычета. Если ваша методология требует показать выплату, она отражается с соответствующим кодом дохода и полным вычетом. Сверьте итоговую форму: сумма пособия не должна увеличивать облагаемую базу и исчисленный налог.

В расчёте по страховым взносам выплата попадает в состав необлагаемых сумм соответствующего приложения. Сформируйте отчёт «Анализ взносов к уплате» или «Проверка расчёта взносов» и убедитесь, что база по взносам не увеличилась на сумму пособия, а сама сумма видна в необлагаемых выплатах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость на выплату

Норма

НДФЛ равен нулю, к выплате вся сумма

Тревожный признак

Удержан налог — настройки начисления неверны

Расчёт по страховым взносам

Норма

Сумма в необлагаемых выплатах, база не выросла

Тревожный признак

Сумма вошла в облагаемую базу

Проводки в бухучёте

Норма

Дт 69.01 Кт 70/76, без счетов затрат

Тревожный признак

Сумма отнесена на 20/26/44 счёт

Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

В 1С:Бухгалтерии 8 пособие начисляется документом «Начисление зарплаты» с предопределённым видом расчёта либо вручную созданным начислением с настройкой «Не облагается НДФЛ и взносами». Альтернатива — операция, введённая вручную: Дт 69.01 — Кт 70, затем выплата через кассовый документ или списание с расчётного счёта.

Ручной вариант допустим, но требует аккуратности: программа не увидит выплату в регистрах учёта НДФЛ и взносов, поэтому при формировании 6-НДФЛ и РСВ нужно проверить, не возникло ли расхождений. При регулярных подобных выплатах предпочтительнее настроить отдельный вид начисления.

Возмещение расходов из СФР

После выплаты работодатель вправе зачесть расходы в счёт уплаты взносов на случай временной нетрудоспособности или обратиться в фонд за возмещением. В 1С сумма пособия автоматически уменьшает начисленные взносы по соответствующему виду страхования, что видно в отчёте «Анализ взносов» и при расчёте страховых взносов.

Храните заявление получателя, копию справки о смерти и платёжные документы — их фонд вправе запросить при камеральной или выездной проверке. Отсутствие подтверждающих документов — стандартное основание для отказа в зачёте расходов.

Частые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?

Нет, пособие в пределах установленного законом размера полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если организация доплачивает сумму сверх норматива за свой счёт, превышение облагается по правилам материальной помощи.

Кому выплачивается пособие, если умер сам работник?

Супругу, близкому родственнику, иному родственнику, законному представителю или иному лицу, которое взяло на себя организацию похорон и подало заявление с подтверждающими документами.

В каком документе 1С:ЗУП начислить пособие?

Чаще всего используют «Разовое начисление» (Зарплата — Разовые начисления) с видом расчёта «Пособие на погребение». Для получателя, не состоящего в штате, подойдёт документ «Прочие доходы» с предварительным вводом физического лица.

Какие проводки формируются при выплате пособия?

Начисление: Дт 69.01 — Кт 70 (или 76 для стороннего получателя). Выплата: Дт 70 (76) — Кт 50 или 51. Расход не относится на затратные счета, поскольку возмещается фондом.

Что делать, если программа удержала НДФЛ с пособия?

Откройте карточку вида начисления и установите «Не облагается НДФЛ», затем пересчитайте документ и ведомость. Если отчётность уже сдана, потребуется уточнённый расчёт 6-НДФЛ и возврат излишне удержанного налога получателю.

Можно ли выплатить пособие, если за ним обратились спустя длительное время?

Закон ограничивает срок обращения за пособием. Если срок пропущен, работодатель вправе отказать в выплате; выплаченная вопреки сроку сумма с высокой вероятностью не будет принята фондом к зачёту.