Как в 1С отразить пособие на погребение работника

Пособие на погребение — это выплата, которую работодатель производит в связи со смертью работника или члена его семьи. Правовое основание зависит от ситуации: если умер сам работник, пособие возмещает Социальный фонд России (СФР); если работодатель выплачивает дополнительную материальную помощь родственникам за свой счёт, порядок учёта другой. В программах 1С эти сценарии отражаются по-разному, и ошибка в выборе вида расчета приводит к неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов.

Статья описывает работу в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и кратко — в 1С:Бухгалтерии 8. Перед началом убедитесь, что у вас есть заявление получателя пособия и справка о смерти по форме из ЗАГСа — без этих документов выплату производить нельзя, даже если программа технически позволяет её провести.

Определите, какая именно выплата отражается

Первый шаг — понять правовую природу выплаты, потому что от этого зависят вид расчета, налоги и отчётность. Возможны три типовые ситуации: социальное пособие на погребение умершего работника за счёт СФР, материальная помощь семье умершего за счёт средств работодателя и пособие в связи со смертью члена семьи работника, если оно предусмотрено коллективным договором.

Социальное пособие на погребение выплачивается на основании статьи 10 Федерального закона № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле» в размере, ежегодно индексируемом. Оно не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Материальная помощь работодателя не облагается НДФЛ и взносами только в пределах установленного лимита на одного работника за год; выплаты членам семьи умершего работника в связи с его смертью освобождаются от НДФЛ полностью при соблюдении условий Налогового кодекса.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий отражения

Умер сам работник, пособие выплачивается родственникам и возмещается СФРИспользуйте необлагаемый вид расчета «Пособие на погребение» и оформите сведения для возмещения из СФР

Работодатель дополнительно выплачивает помощь семье умершего из своих средствИспользуйте вид расчета «Материальная помощь» с корректным кодом дохода по НДФЛ

Умер член семьи работника, помощь выплачивается самому работнику по коллективному договоруНачислите материальную помощь работнику с учётом необлагаемого лимита

Проверьте и настройте вид расчета

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Настройка» → «Начисления». В типовой поставке обычно уже есть предопределённое начисление для пособия на погребение; если его нет, создайте новое. На вкладке «Основное» укажите назначение «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу».

Ключевые настройки находятся на вкладке «Налоги, взносы, учет». Для социального пособия на погребение: НДФЛ — «Не облагается», страховые взносы — вид дохода, не облагаемый взносами, в налоговом учёте по налогу на прибыль выплата за счёт СФР в расходы не включается. Для материальной помощи укажите код дохода 2760 (или 2762 для выплат в связи со смертью члена семьи — проверьте актуальные коды в справочнике программы) и вид дохода по взносам «Материальная помощь, частично облагаемая взносами».

Начислите пособие документом

Если пособие выплачивается родственнику умершего работника, который не является сотрудником организации, в ЗУП его нужно зарегистрировать как физическое лицо-получателя доходов. В типовых решениях для таких выплат используется документ «Прочие доходы» (раздел «Зарплата» → «Прочие доходы») — он позволяет отразить выплату лицу, не состоящему в штате, с правильным кодом дохода.

Если получатель — действующий работник (пособие в связи со смертью члена семьи или матпомощь), используйте документ «Разовое начисление» или «Материальная помощь» (раздел «Зарплата»). Укажите сотрудника, вид расчета, сумму и дату выплаты. Дата выплаты важна: от неё зависит период отражения дохода в отчётности по НДФЛ.

1. 1
   Проверьте или создайте вид расчета с корректными настройками НДФЛ и взносов
2. 2
   Зарегистрируйте получателя (сотрудника или физлицо-родственника)
3. 3
   Создайте документ «Прочие доходы» или «Материальная помощь», укажите сумму и дату выплаты
4. 4
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату с видом «Прочие доходы» или по зарплатному проекту
5. 5
   Проверьте отражение в расчётном листке и регистрах налогового учёта

Оформите возмещение из СФР

Пособие на погребение умершего работника работодатель выплачивает за свой счёт, а затем возмещает из СФР, либо в регионах прямых выплат подаёт сведения в фонд, который перечисляет пособие получателю напрямую. В ЗУП для этого используются документы раздела «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или документ «Исходящее сообщение о страховом случае» / «Заявление о возмещении расходов» в зависимости от настроек обмена с СФР.

Проверьте, что в учётной политике организации (раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учетная политика») корректно указан порядок прямых выплат. Если обмен с СФР настроен, заявление на возмещение формируется автоматически на основании зарегистрированной выплаты. Если обмен не настроен, документы в фонд подаются в бумажном виде или через личный кабинет страхователя.

Отражение в 1С:Бухгалтерии 8

Если зарплата ведётся непосредственно в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0), создайте новое начисление в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления». Укажите код дохода по НДФЛ и настройки взносов аналогично описанному выше. Начисление проводится документом «Начисление зарплаты» или, для лиц, не состоящих в штате, — операцией, введённой вручную, либо документом «Выплаты бывшим сотрудникам».

Проводки зависят от источника выплаты. Пособие за счёт СФР отражается по дебету счёта 69 (расчёты с фондом) и кредиту 76 или 70. Материальная помощь за счёт работодателя — дебет 91.2 (прочие расходы), кредит 70 или 76. При переносе данных из ЗУП в Бухгалтерию проверьте, что в документе «Отражение зарплаты в бухучёте» способ отражения для этой выплаты задан корректно, иначе суммы попадут на счета затрат вместо расчётов с СФР.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок или справка о доходах получателя

Норма

Выплата видна отдельной строкой, НДФЛ и взносы не начислены (или начислены только с суммы сверх лимита)

Тревожный признак

С выплаты удержан НДФЛ полностью — неверный код дохода в виде расчета

Отчёт «Анализ взносов» / РСВ

Норма

Пособие СФР не попадает в облагаемую базу

Тревожный признак

Сумма увеличила базу по взносам — проверьте вид дохода в настройках начисления

Проводки в бухучёте

Норма

Дт 69 — Кт 70/76 для пособия СФР; Дт 91.2 для помощи за счёт работодателя

Тревожный признак

Пособие СФР отнесено на счета затрат (20, 26, 44)

Отчётность и типичные ошибки

Пособие на погребение за счёт СФР не включается в 6-НДФЛ и не попадает в облагаемую базу РСВ, если вид расчета настроен правильно. Материальная помощь отражается в 6-НДФЛ с вычетом в пределах необлагаемого лимита. В персонифицированных сведениях выплаты физлицам, не состоящим в штате, также должны быть отражены — проверьте, что получатель корректно зарегистрирован с ИНН и СНИЛС при их наличии.

Ошибки чаще всего возникают из-за неверного кода дохода, отражения пособия СФР как обычной матпомощи и пропуска получателя в отчётности. Ещё одна частая проблема — двойное отражение: выплата проведена и как прочий доход, и в документе начисления зарплаты, что завышает базу и искажает задолженность перед получателем.

Частые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?

Социальное пособие на погребение, выплачиваемое в рамках обязательного социального страхования, не облагается ни НДФЛ, ни взносами. Материальная помощь работодателя не облагается в пределах установленного лимита, а выплаты в связи со смертью члена семьи работника при соблюдении условий НК РФ освобождаются полностью. В программе это контролируется кодом дохода в виде расчета.

Кому выплачивается пособие, если умер работник?

Пособие выплачивается лицу, которое фактически взяло на себя расходы на погребение: супругу, близкому родственнику, иному родственнику или законному представителю. Получатель подаёт заявление и справку о смерти. В 1С его регистрируют как физическое лицо — получателя доходов, даже если он не работает в организации.

Можно ли отразить выплату, если в штатном расписании получателя нет?

Да. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предназначен документ «Прочие доходы», который регистрирует выплату любому физическому лицу без приёма его на работу. В 1С:Бухгалтерии используются документы для выплат лицам, не состоящим в штате, или операция, введённая вручную.

Как вернуть деньги из СФР после выплаты пособия?

Работодатель подаёт в фонд заявление о возмещении расходов с подтверждающими документами. При настроенном электронном обмене в 1С заявление формируется из программы; иначе документы подаются через личный кабинет страхователя или на бумаге. В регионах прямых выплат пособие может перечисляться фондом напрямую получателю.

Что делать, если пособие ошибочно обложили налогами?

Скорректируйте настройки вида расчета, затем выполните перерасчёт документа и сформируйте уточнённые отчёты 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период. Излишне удержанный НДФЛ верните получателю по его заявлению, перечисленные взносы зачтите в счёт будущих платежей или верните из фонда.

Нужно ли отражать пособие в расчётном листке работника?

Если получатель — действующий работник (например, помощь в связи со смертью члена семьи), выплата отображается в его расчётном листке отдельной строкой. Если получатель — родственник умершего, не состоящий в штате, расчётный листок не формируется, но доход виден в регистрах учёта и справках о доходах этого физлица.