Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется кадровым документом «Отпуск по уходу за ребенком», который одновременно прекращает начисление зарплаты сотруднику, назначает пособие до полутора лет и фиксирует период отсутствия в учете стажа. Ошибки в этом документе приводят к неверным расчетам пособий, лишним начислениям и проблемам при отчетности в СФР.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — в ней весь цикл оформления сведен к одному документу с несколькими вкладками. В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но часть операций выполняется вручную через кадровые приказы и начисления.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника и свидетельство о рождении ребенка (или иные подтверждающие документы), а в программе корректно заполнены данные о среднем заработке — от них зависит расчет пособия до полутора лет.

Что подготовить перед оформлением документа

Проверьте, что в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН и паспортные данные — они понадобятся для отчетности по пособиям. Если сотрудница только вышла из отпуска по беременности и родам, убедитесь, что больничный по БиР в программе закрыт корректной датой: отпуск по уходу должен начинаться со следующего дня после окончания больничного, без разрывов и наложений.

Проверьте расчетную базу для пособия: откройте обработку или отчет по среднему заработку и убедитесь, что в программу загружены данные о доходах за два предшествующих календарных года. Если сотрудница работала у других работодателей, внесите справки о заработке вручную в документе отпуска на вкладке расчета среднего.

Уточните у сотрудника, кто именно оформляет отпуск: право на него имеют мать, отец, бабушка, дедушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. Если отпуск оформляет не мать, потребуется справка с места работы матери о том, что она пособие не получает — это важно для обоснования выплат, хотя в самой программе справка не регистрируется.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Перейдите в раздел Кадры → Все отсутствия сотрудников и нажмите «Создать → Отпуск по уходу за ребенком». В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату документа. Дата документа влияет на проведение кадрового учета, поэтому ставьте фактическую дату оформления.

В поле «Дата начала» укажите первый день отпуска — обычно это день, следующий за окончанием больничного по беременности и родам. В поле «Дата окончания» — день, предшествующий третьему дню рождения ребенка, либо дата из заявления, если сотрудник планирует выйти раньше. Программа автоматически рассчитает продолжительность отпуска в днях.

Если сотрудник работает на условиях внутреннего совместительства, проверьте, нужно ли оформлять отпуск по обеим позициям — в 1С:ЗУП это делается одним документом при правильной настройке, но в отдельных случаях требуется отдельный приказ по совместительству.

1. 1
   Откройте Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать → Отпуск по уходу за ребенком
2. 2
   Укажите сотрудника, дату начала и дату окончания отпуска
3. 3
   Заполните данные ребенка: ФИО, дату рождения, очередность
4. 4
   Установите флажок «Выплачивать пособие до 1,5 лет» и проверьте расчет среднего заработка
5. 5
   При необходимости включите пособие до 3 лет
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
7. 7
   Проверьте, что в следующем расчете зарплаты начисления сотруднику отсутствуют

Заполнение данных о ребенке и очередности

На вкладке с данными ребенка введите ФИО полностью и дату рождения в точности по свидетельству. Поле «Очередность ребенка» влияет на минимальный размер пособия: для второго и последующих детей минимум выше. Очередность определяется с учетом всех детей матери, включая старших.

Если у сотрудницы двойня, оформляется один документ отпуска, но пособие назначается на каждого ребенка — в этом случае в документе добавляется второй ребенок, и программа суммирует пособия с ограничением в 100% среднего заработка.

Реквизиты свидетельства о рождении (серия, номер, кем и когда выдано) заполните в предназначенных полях — они попадут в реестр сведений для СФР при прямых выплатах.

Настройка пособия до 1,5 лет и до 3 лет

Установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». Программа рассчитает среднедневной заработок и сумму пособия (40% среднего заработка) автоматически. Откройте вкладку «Расчет среднего заработка» и проверьте периоды и суммы: при необходимости замените годы расчетного периода по заявлению сотрудницы, если в расчетных годах она была в декрете — это законное право, повышающее пособие.

Флажок пособия до 3 лет включайте, только если в организации предусмотрена такая выплата локальными актами или коллективным договором. Федеральная компенсационная выплата 50 рублей отменена для детей, родившихся после 2020 года, поэтому по умолчанию этот флажок обычно не используется.

Обратите внимание на дату «Выплачивать по»: программа сама подставляет дату достижения ребенком полутора лет, но сверьте ее — от этой даты строится график начислений пособия в документах «Начисление зарплаты и взносов».

Печать приказа и проверка учета

После проведения документа сформируйте печатную форму приказа: кнопка «Печать → Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком». В типовой форме проверьте периоды отпуска до 1,5 и до 3 лет — они выводятся отдельными строками.

Убедитесь, что после проведения документа сотрудник исчез из плановых начислений: откройте «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, заполните документ — по сотруднику в отпуске не должно быть строк с окладом и премиями, только пособие. Если начисления продолжают попадать в расчет, проверьте, не совпадает ли дата начала отпуска с серединой месяца — тогда часть месяца рассчитается пропорционально отработанным дням, и это нормально.

Проверьте состояние сотрудника в справочнике: в карточке должен отображаться статус отсутствия с указанием вида отпуска. Это состояние влияет на табель (код ОЖ) и на отчеты по штатной расстановке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление зарплаты за месяц после начала отпуска

Норма

У сотрудника только строка пособия до 1,5 лет

Тревожный признак

Продолжают начисляться оклад или премия

Табель учета рабочего времени

Норма

По дням отпуска стоит код ОЖ

Тревожный признак

Проставлены явки или пустые дни

Сумма пособия в документе

Норма

40% среднего заработка, не ниже минимального размера

Тревожный признак

Нулевая сумма или сумма ниже минимума

Досрочный выход, прерывание и изменение условий

Если сотрудник выходит на работу до окончания отпуска, оформите документ «Кадры → Все отсутствия сотрудников → Возврат из отпуска по уходу за ребенком». С даты возврата пособие прекращается, а плановые начисления возобновляются автоматически.

Сотрудник в отпуске по уходу вправе работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия. В 1С это оформляется документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (или кадровым переводом на неполную ставку в зависимости от версии), где указывается график неполного времени и сохраняется флажок выплаты пособия.

При переходе из отпуска по уходу за одним ребенком в отпуск по уходу за следующим (из декрета в декрет) не проводите возврат на работу: оформите новый больничный по БиР, а затем новый документ отпуска по уходу, скорректировав дату окончания предыдущего отпуска документом изменения.

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа отпуска по уходу с автоматическим расчетом пособия в полном объеме. Последовательность такая: создайте кадровый документ «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе «Зарплата и кадры», затем проверьте, что начисление оклада сотруднику приостановлено, и настройте ежемесячное начисление пособия.

Расчет среднего заработка в 1С:Бухгалтерии менее детализирован, чем в ЗУП, поэтому сумму пособия часто рассчитывают вручную или через встроенный калькулятор и вводят фиксированной суммой. Если у вас регулярно возникают такие ситуации и ведется полноценный расчет зарплаты, рассмотрите переход на 1С:ЗУП — ручной учет пособий повышает риск ошибок в отчетности СФР.

1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8

1С:ЗУП 3.1

Полный цикл: автоматический расчет среднего, замена лет, реестры в СФР, табель с кодом ОЖ. Подходит для регулярного кадрового учета

1С:Бухгалтерия 8

Кадровый приказ оформляется, но расчет пособия часто ручной. Приемлемо для микропредприятий с редкими случаями

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком на отца или бабушку в 1С?

Да, документ оформляется на любого сотрудника организации независимо от степени родства. Механика в программе не отличается: указываются данные ребенка и назначается пособие. От кадровика требуется только проверить подтверждающие документы — справку с места работы второго родителя о том, что он пособие не получает.

Что делать, если пособие рассчиталось ниже минимального размера?

Проверьте очередность ребенка и средний заработок в документе. Если расчет верен, но сумма ниже законодательного минимума, программа обычно поднимает пособие до минимального автоматически при актуальных настройках. Если этого не произошло, обновите конфигурацию — минимальные размеры индексируются ежегодно и хранятся в регистрах программы.

Как оформить отпуск, если сотрудница работала у нескольких работодателей?

Отпуск оформляется у каждого работодателя, где она числится, но пособие назначается только по одному месту работы по выбору сотрудницы. В вашем документе внесите справки о заработке от других работодателей на вкладке расчета среднего, если пособие назначается у вас.

Нужно ли оформлять отдельный документ при достижении ребенком 1,5 лет?

Нет. Документ отпуска изначально содержит оба периода: отпуск продолжается до 3 лет, а выплата пособия автоматически прекращается в дату, указанную в поле «Выплачивать по». Дополнительных приказов в программе не требуется.

Сотрудница вышла на неполный день — как сохранить пособие в 1С?

Оформите документ изменения условий отпуска по уходу за ребенком или кадровый перевод на график неполного рабочего времени, не прерывая сам отпуск. Флажок выплаты пособия должен остаться установленным. Проверьте следующий расчет: в нем должны быть и зарплата за неполное время, и пособие.

Документ проведен с ошибкой в датах — как исправить?

Если по документу еще не было начислений, распроведите его, исправьте даты и проведите заново. Если пособие уже начислялось, используйте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» или сторнируйте начисления, иначе в учете останутся лишние суммы, которые попадут в отчетность.