Другое · 9 мин
Как в 1С отразить отпуск без сохранения заработной платы
Пошаговая инструкция: как оформить отпуск без сохранения зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, проверить расчёт, табель и страховой стаж.
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счёт) — один из самых частых кадровых документов, и в 1С он оформляется отдельным документом, а не ручной правкой табеля. От корректного отражения зависят расчёт зарплаты за неполный месяц, табель учёта рабочего времени, средний заработок для будущих отпусков и больничных, а в ряде случаев — и страховой стаж сотрудника.
Порядок действий различается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Отпуск без сохранения оплаты», в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты — документ «Отпуск без сохранения оплаты» либо начисление с ручным видом расчёта. Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.
Подготовка: что проверить до оформления документа
Перед вводом документа убедитесь, что в базе корректно настроены виды отсутствий. В ЗУП стандартные виды («Отпуск без сохранения зарплаты», «Отпуск без сохранения по ч. 2 ст. 128 ТК РФ», «Отпуск по уходу за ребёнком» и др.) уже предопределены, но если учёт ведётся в доработанной конфигурации, проверьте, что нужный вид расчёта существует и имеет правильное обозначение в табеле (ДО, ОЗ, УД).
Также проверьте основание отпуска. По ТК РФ отпуска без сохранения делятся на обязательные к предоставлению (участникам ВОВ, пенсионерам по возрасту, инвалидам, при рождении ребёнка, свадьбе, смерти родственника и др.) и предоставляемые по соглашению сторон. От вида зависит, как отсутствие повлияет на страховой стаж для пособий: с определённого периода часть отпусков за свой счёт исключается из стажа для расчёта больничных. Точные нормы сверяйте с актуальной редакцией законодательства — программа лишь отражает введённые вами данные.
Оформление в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь в ЗУП 3.1 — раздел Кадры → Отпуска без сохранения оплаты. Если отсутствие совмещено с другими событиями (командировкой, больничным), удобнее использовать документ «Все отсутствия сотрудников» — он позволяет зарегистрировать несколько видов отсутствий одним документом.
- 1Откройте Кадры → Отпуска без сохранения оплаты и создайте новый документ.
- 2Выберите сотрудника и организацию.
- 3Укажите дату начала и дату окончания отпуска — программа сама посчитает дни.
- 4Выберите вид отсутствия: «Отпуск без сохранения зарплаты» (код ДО) или специальный вид (ОЗ, УД).
- 5При необходимости заполните комментарий с реквизитами заявления.
- 6Проведите документ и проверьте начисление зарплаты за месяц.
После проведения документа период отсутствия автоматически учитывается при расчёте зарплаты: оплата по окладу или тарифу начисляется только за фактически отработанные дни. Если документ введён после того, как зарплата за месяц уже рассчитана, пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» — кнопка «Заполнить» или «Пересчитать сотрудника».
Вариант: отсутствие в течение части дня или разорванный период
Если сотрудник отсутствует несколько отдельных дней в разных частях месяца, корректнее вводить один документ на непрерывный период или несколько документов на каждый интервал. Не пытайтесь «размазать» дни ручной корректировкой табеля — при следующем пересчёте зарплаты ручные правки затрутся.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии с включённым учётом зарплаты документ находится в разделе Зарплата и кадры → Отпуска без сохранения оплаты (в некоторых релизах — через «Все начисления» с выбором соответствующего вида). Заполнение аналогично: сотрудник, период, вид отпуска.
Если в вашей версии отдельного документа нет, используется документ «Начисление зарплаты» с видом начисления, у которого в формуле учитывается отработанное время, а отсутствие регистрируется через табель. Это менее надёжный путь: проверьте, что вид начисления настроен с учётом отработанного времени, иначе оклад начислится полностью.
Сравнение вариантов оформления
Штатный и рекомендуемый способ. Автоматически влияет на расчёт, табель и отчёты. Ограничение: требует корректных предопределённых видов отсутствий.
Подходит, когда у сотрудника в месяце несколько разных отсутствий. Требует внимательности при выборе видов.
Не рекомендуется: правки теряются при пересчёте, искажают данные для среднего заработка и отчётности.
Как отпуск за свой счёт влияет на расчёты
Оплата труда за месяц уменьшается пропорционально отработанному времени: при окладной системе начисляется оклад, делённый на норму дней и умноженный на фактически отработанные дни. Премии и надбавки, зависящие от отработанного времени, пересчитываются автоматически; фиксированные доплаты — проверьте вручную, настроены ли они с учётом времени.
Дни отпуска без сохранения оплаты исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпускных и командировок. Это происходит автоматически, если отсутствие зарегистрировано документом, а не ручной корректировкой. Для больничных действуют отдельные правила учёта стажа — программа ЗУП учитывает их по данным о видах отсутствий.
Проверка результата
После оформления проверьте три вещи: табель, расчётный листок и отсутствие отрицательных или нулевых аномалий в начислениях. В табеле (Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени, Т-13) дни отпуска должны стоять с кодом ДО (или ОЗ/УД для специальных видов), а отработанные дни — с кодом Я.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом ДО/ОЗ/УД, остальные дни — Я или В
Дни отпуска стоят как рабочие (Я) или пустые
Оклад начислен пропорционально отработанным дням, есть строка об отсутствии
Оклад начислен полностью за весь месяц
Колонка «Отработано дней» меньше нормы на дни отпуска
Отработанные дни равны норме, отсутствие не учтено
Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что НДФЛ и взносы рассчитаны от уменьшенной базы. Если сотрудник был в отпуске за свой счёт весь месяц, начислений может не быть вовсе — это нормально, но сотрудник всё равно должен попасть в отчётность с нулевыми суммами, если того требуют формы.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ситуация — пересечение отпуска без сохранения с ежегодным оплачиваемым отпуском. Такие периоды не должны накладываться: если сотрудник во время отпуска за свой счёт заболел, больничный за эти дни, как правило, не оплачивается, а после окончания отпуска оформляется стандартно. Проверяйте пересечения через отчёт по отсутствиям сотрудника.
Что важно запомнить
Отпуск без сохранения оплаты в 1С оформляется только документом отсутствия, а не ручными правками. После проведения пересчитайте начисление зарплаты, проверьте табель (код ДО) и расчётный листок. От вида отсутствия зависят стаж и отчётность — выбирайте его осознанно.
Частые вопросы
Нужно ли начислять взносы, если сотрудник весь месяц был в отпуске за свой счёт?
Если начислений нет, базы для взносов и НДФЛ не возникает. Сотрудник остаётся в штате и отражается в персонифицированной отчётности как застрахованное лицо; нулевые суммы в расчёте по взносам — нормальная ситуация.
Можно ли оформить отпуск без сохранения оплаты на один день?
Да, документ оформляется на любой период, включая один день. Укажите одинаковые даты начала и окончания. Программа уменьшит оплату на один день нормы.
Что делать, если документ проведён, а зарплата не уменьшилась?
Откройте «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц и пересчитайте сотрудника. Если не помогло — проверьте, что вид начисления (оклад) настроен с учётом отработанного времени и что в документе отпуска выбран правильный сотрудник и период.
Как отменить ошибочно введённый отпуск?
Пометьте документ на удаление или распроведите его, затем пересчитайте начисление зарплаты за затронутый месяц. Если зарплата уже выплачена и отчётность сдана, потребуется корректировка расчёта и уточнённые формы — действуйте через стандартные механизмы перерасчёта.
Влияет ли отпуск за свой счёт на ежегодный оплачиваемый отпуск?
Да. Дни отпуска без сохранения оплаты свыше установленной законом границы (по общему правилу — 14 календарных дней в рабочем году) не включаются в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, и сдвигают границы рабочего года. В ЗУП этот сдвиг рассчитывается автоматически по данным документов отсутствий.
Чем отличаются коды ДО, ОЗ и УД в табеле?
ДО — отпуск без сохранения по соглашению сторон, ОЗ — отпуск в случаях, предусмотренных законодательством, УД — отпуск в связи с обучением без сохранения оплаты. Код определяется выбранным видом отсутствия в документе и влияет на статистическую отчётность и учёт стажа.