Другое · 10 мин
Как в 1С изменить аванс: пошаговая инструкция
Как изменить аванс в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка процента от оклада, фиксированной суммы, изменение по сотруднику и исправление уже выплаченного аванса.
Аванс в 1С может рассчитываться тремя способами: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца. Способ и размер аванса задаются либо в целом по организации, либо индивидуально по сотруднику — и от этого зависит, где именно вносить изменения.
Чаще всего необходимость изменить аванс возникает в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) при кадровых изменениях, переводах или корректировке кадровой политики. Реже — в 1С:Бухгалтерии, где аванс по зарплате отражается упрощённо. Отдельная ситуация — когда аванс уже начислен или выплачен и его нужно исправить задним числом.
Ниже разобраны все основные сценарии: от изменения способа расчёта до исправления ошибочно выплаченной суммы, с указанием конкретных документов и проверок результата.
Где в 1С хранятся настройки аванса
В 1С:ЗУП существует два уровня настройки. Первый — общий для организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь задаются способ расчёта аванса по умолчанию и дата его выплаты.
Второй уровень — индивидуальный. Для конкретного сотрудника аванс может быть назначен документом «Изменение аванса», и эта настройка перекрывает общую. Именно поэтому при изменении аванса нужно сначала проверить, нет ли у сотрудника персонального назначения — иначе изменение общих настроек на него не подействует.
В 1С:Бухгалтерии аванс по зарплате обычно не рассчитывается программой автоматически: сумма указывается вручную в ведомости на выплату. Изменить аванс там означает просто скорректировать сумму в документе выплаты до его проведения.
Как изменить способ расчёта аванса по организации
Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации», перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и откройте «Бухучёт и выплата зарплаты». В поле «Аванс» выберите нужный вариант: «Расчётом за первую половину месяца», «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа» с указанием процента.
Обратите внимание: если выбран расчёт за первую половину месяца, программа будет требовать введённый документ «Начисление за первую половину месяца» перед выплатой. При фиксированной сумме или проценте начисление не создаётся — ведомость заполняется сразу суммой аванса.
Изменение общей настройки действует только на сотрудников без индивидуального назначения аванса. Проверить это можно в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учёт затрат» или через историю изменений аванса.
- 1Откройте Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика и другие настройки
- 2Перейдите по ссылке «Бухучёт и выплата зарплаты»
- 3Выберите способ: расчёт за первую половину, фиксированная сумма или процент от тарифа
- 4Укажите дату выплаты аванса и запишите настройки
- 5Проверьте сотрудников с индивидуальным авансом — на них общая настройка не действует
Как изменить аванс конкретному сотруднику
Для персонального изменения используется документ «Изменение аванса»: раздел «Зарплата» → «Изменение аванса» (или через журнал «Все начисления» → «Создать»). В документе укажите сотрудника, дату, с которой действует новый аванс, способ расчёта и сумму или процент.
Документ можно оформить списком на нескольких сотрудников сразу — это удобно при массовом переводе подразделения на новую схему. Дата документа определяет, начиная с какого месяца программа будет применять новое значение при заполнении ведомостей.
Если у сотрудника уже есть действующее индивидуальное назначение, новый документ «Изменение аванса» заменит его с указанной даты. Удалять старый документ не нужно — история сохраняется и используется при перерасчётах прошлых периодов.
Быстрое изменение через карточку сотрудника
В карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») нажмите «Изменить аванс» рядом с текущим значением в выпадающем меню «Ещё» или по ссылке в разделе выплат — программа создаст документ «Изменение аванса» автоматически, останется заполнить новое значение и провести.
Как изменить аванс при выплате
Если аванс настроен как фиксированная сумма или процент, при создании ведомости («Зарплата» → «Ведомости в банк/кассу») сумма подставляется автоматически. При необходимости разово изменить сумму конкретному сотруднику отредактируйте её прямо в табличной части ведомости — настройки это не затронет, изменение коснётся только текущей выплаты.
При расчёте за первую половину месяца сумма в ведомость попадает из документа «Начисление за первую половину месяца». Чтобы изменить аванс, исправьте именно начисление: откройте документ, скорректируйте отработанное время или состав начислений и перепроведите, затем обновите суммы в ведомости кнопкой «Обновить».
Как исправить уже выплаченный аванс
Если аванс выплачен в большей сумме, чем положено, переплата обычно удерживается при окончательном расчёте за месяц: программа автоматически учтёт выплаченный аванс при заполнении ведомости на зарплату, и сотрудник получит меньше. Дополнительных документов для этого создавать не требуется.
Если аванс выплачен меньше положенного, можно провести доплату отдельной ведомостью с видом выплаты «Аванс» в том же месяце, указав недостающую сумму вручную. Либо учесть разницу при окончательном расчёте — но тогда сотрудник получит причитающееся позже.
Ошибочно проведённый документ «Начисление за первую половину месяца» можно отменить, если по нему ещё не было выплаты: пометьте документ на удаление или распроведите, затем создайте корректный. Если выплата уже прошла, начисление не трогайте — корректируйте через окончательный расчёт месяца.
Как проверить, что изменение применилось
Самый надёжный способ — создать тестовую ведомость на выплату аванса за следующий период и посмотреть, какая сумма подставилась по нужному сотруднику. Если значение соответствует новому — настройка применена. Ведомость после проверки можно не проводить.
Дополнительно проверьте карточку сотрудника: в разделе выплат должно отображаться актуальное значение аванса с датой начала действия. Если там старое значение — документ «Изменение аванса» либо не проведён, либо датирован более поздним периодом, чем ожидается.
Как проверить результат
Сумма соответствует новой настройке
Подставляется старое значение — ищите индивидуальное назначение
Отображается новый аванс с корректной датой
Старое значение — документ не проведён
Аванс отражён корректно, окончательный расчёт учитывает выплату
Двойная выплата или отсутствие аванса в листке
Ограничения и нюансы
Процент от тарифа считается от постоянных начислений сотрудника, действующих на дату аванса. Если сотрудник был в отпуске или на больничном в первой половине месяца, процентный аванс всё равно будет начислен полностью — это частая причина переплат. В таких случаях расчёт за фактически отработанное время безопаснее.
Изменение аванса не влияет на уже рассчитанные и проведённые документы прошлых периодов. Если нужно, чтобы новый аванс действовал с конкретного месяца, следите за датой документа «Изменение аванса» — она должна попадать в нужный расчётный период.
В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического расчёта аванса за первую половину месяца в полном объёме нет — для сложных схем (учёт отработанного времени, удержания) предназначена 1С:ЗУП. Если учёт ведётся в бухгалтерской программе, суммы аванса корректируются вручную в ведомостях.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему после изменения настроек аванс сотрудника не изменился?
Скорее всего, у сотрудника есть индивидуальное назначение аванса документом «Изменение аванса», которое имеет приоритет над общей настройкой организации. Проверьте карточку сотрудника и при необходимости создайте новый документ с актуальным значением.
С какой даты вступает в силу изменение аванса?
С даты, указанной в документе «Изменение аванса». При заполнении ведомости программа берёт значение, действующее на дату выплаты. Если документ датирован следующим месяцем, в текущем авансе применится старое значение.
Можно ли отменить проведённый документ «Изменение аванса»?
Да, если по нему ещё не было выплат, которые рассчитаны по новому значению. Документ можно распровести или пометить на удаление. Если выплаты уже прошли, корректнее создать новый документ, возвращающий прежнее значение, чтобы сохранить историю.
Как изменить аванс с фиксированной суммы на расчёт за отработанное время?
Создайте документ «Изменение аванса» и выберите способ «Расчётом за первую половину месяца». С этого момента перед выплатой аванса потребуется вводить документ «Начисление за первую половину месяца» — без него ведомость не заполнится суммами.
Что делать, если аванс выплачен дважды?
Не редактируйте оплаченные ведомости. Переплата автоматически уменьшит сумму окончательного расчёта за месяц, так как программа учитывает все выплаты сотруднику в расчётном периоде. При необходимости переплату можно оформить удержанием по согласованию с сотрудником.
Где посмотреть историю изменений аванса сотрудника?
В карточке сотрудника по ссылке с текущим значением аванса либо в журнале документов «Зарплата» → «Изменение аванса» с отбором по сотруднику. Там видны все назначения с датами начала действия.
Что важно запомнить
Аванс меняется либо в настройках организации, либо документом «Изменение аванса» для конкретного сотрудника — индивидуальная настройка важнее общей. Уже выплаченные суммы не редактируют: разницу урегулируют при окончательном расчёте месяца. Результат всегда проверяйте тестовой ведомостью.