Другое · 12 мин
Как в 1С отразить начисление по договору ГПХ
Как начислить вознаграждение по договору ГПХ в 1С: оформление договора, начисление, НДФЛ и страховые взносы, выплата и отчётность в ЗУП и Бухгалтерии.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом — распространённый способ оформить разовые работы или услуги без приёма сотрудника в штат. Учёт таких выплат в 1С отличается от обычной зарплаты: у подрядчика нет табеля, отпусков и больничных, а состав страховых взносов уже, чем у штатного работника. Если отразить ГПХ как обычное начисление, программа неверно рассчитает взносы и включит человека не в те разделы отчётности.
Механика зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для ГПХ предусмотрены отдельные документы и специальные виды начислений. В 1С:Бухгалтерии возможности скромнее, но для небольшого количества подрядчиков их достаточно. Ниже разобраны оба варианта, порядок расчёта налогов и типичные ошибки, из-за которых приходят требования из ФНС и СФР.
Что проверить до начисления: договор, статус лица и состав выплат
Прежде чем создавать документы в 1С, убедитесь, что сам договор оформлен правильно. В нём должны быть предмет (конкретные работы или услуги), срок выполнения, цена и порядок сдачи-приёмки. Если договор фактически регулирует трудовые отношения — указывает должность, режим работы, подчинение правилам внутреннего распорядка, — есть риск переквалификации его в трудовой со всеми доначислениями.
Проверьте статус исполнителя. Обычное физическое лицо, самозанятый и ИП учитываются по-разному: с выплат самозанятому и ИП организация не удерживает НДФЛ и не платит взносы, но должна получить от самозанятого чек из приложения «Мой налог». В статье рассматривается классический вариант — договор ГПХ с обычным физическим лицом, где заказчик выступает налоговым агентом.
Также уточните, есть ли в договоре условие о страховании от несчастных случаев. Взносы на травматизм по ГПХ начисляются только тогда, когда это прямо предусмотрено договором. Эта деталь влияет на настройку договора в 1С.
От статуса зависит, удерживать ли НДФЛ и начислять ли взносы
Взносы на НС и ПЗ платятся только при наличии условия в договоре
Определяет количество документов начисления и дат выплат
По авторским договорам действует вычет по нормативу затрат
Настройка программы и карточки физического лица
В 1С:ЗУП откройте настройки учётной политики и убедитесь, что включён учёт договоров ГПХ: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки». Также проверьте, что в плане видов расчёта присутствуют начисления с назначением «Оплата по договору ГПХ» — в типовой поставке они есть изначально.
Заведите физическое лицо в справочнике «Сотрудники» — да, подрядчик в ЗУП тоже считается сотрудником, но с видом договора «Договор (работы, услуги)». Заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес: эти сведения понадобятся для персонифицированной отчётности и справки о доходах. Если человек уже работал у вас, не создавайте дубль — найдите существующую карточку.
В 1С:Бухгалтерии физлицо заводится в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица», а для начисления используется документ «Договор подряда» (раздел «Зарплата и кадры»), если он включён в функциональности, либо операция вручную. Проверьте, что в параметрах учёта включён учёт по договорам ГПХ, иначе документ будет недоступен.
Оформление договора ГПХ в 1С:ЗУП
Создайте документ «Договор (работы, услуги)»: раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или «Кадры» → «Договоры подряда» в зависимости от релиза. Укажите сотрудника, организацию, подразделение, период действия договора и сумму. Если оплата по актам этапами, сумму можно указать общей, а начислять частями.
На вкладке с взносами проверьте вид договора: «Подряд (работы, услуги)» облагается взносами на ОПС и ОМС, но не облагается взносами на случай временной нетрудоспособности. Если в договоре есть условие о страховании от несчастных случаев, установите соответствующий флаг — программа добавит взносы на травматизм при расчёте.
Для авторских договоров выберите соответствующий вид и укажите норматив затрат, если применяется вычет: он уменьшит базу по НДФЛ и взносам. Дату начала и окончания договора заполняйте по фактическому документу — от них зависит попадание выплаты в нужный отчётный период.
- 1Заведите или найдите физлицо в справочнике «Сотрудники» и заполните ИНН, СНИЛС, паспорт
- 2Создайте документ «Договор (работы, услуги)» с суммой и периодом
- 3Проверьте настройку взносов: ОПС и ОМС — всегда, травматизм — по условию договора
- 4Создайте «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» на дату подписания акта
- 5Проверьте расчёт НДФЛ и взносов на вкладках документа
- 6Отразите выплату документом «Ведомость» с видом выплаты по ГПХ
- 7Сформируйте расчётный листок и сверьте итоги с актом
Начисление вознаграждения: поэтапное отражение
Само начисление в ЗУП выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)»: раздел «Зарплата» → одноимённый журнал. Дата документа должна совпадать с датой подписания акта выполненных работ — именно эта дата определяет месяц признания дохода для НДФЛ и взносов.
Выберите сотрудника и ранее созданный договор — сумма подтянется автоматически, при необходимости скорректируйте её под конкретный этап. На вкладке «Начисления» видна сумма вознаграждения, на вкладках «НДФЛ» и «Взносы» — рассчитанные налоги. НДФЛ считается по ставке, действующей для доходов резидента, с учётом стандартных вычетов, если они предоставлены.
Вычеты по ГПХ — частый вопрос. Стандартные вычеты на детей подрядчик вправе получать у налогового агента, если подал заявление и документы. Профессиональный вычет по авторским договорам применяется по нормативу или по фактическим расходам. Заносятся вычеты через документы раздела «Налоги и взносы» либо в карточке сотрудника.
Отражение в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 есть два пути. Первый — документ «Договор подряда» в разделе «Зарплата и кадры» → «Договоры подряда»: он создаёт начисление, рассчитывает НДФЛ и взносы и формирует проводки. Второй — документ «Начисление зарплаты» с добавлением сотрудника-ГПХ, если учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней ЗУП.
Проводки формируются типовые: Дт счета затрат (20, 25, 26, 44 — по характеру работ) Кт 76.10 или 76.09 на сумму вознаграждения, Дт 76 Кт 68.01 — удержанный НДФЛ, Дт счёта затрат Кт 69 — страховые взносы. Счёт учёта затрат задайте в настройках договора или в документе начисления, иначе всё упадёт на счёт по умолчанию.
Если учёт зарплаты ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в БП, начисления по ГПХ переносятся синхронизацией вместе с остальной зарплатой. Проверьте, что в настройках синхронизации договоры ГПХ не исключены, и после обмена сверьте обороты по счету 76 за месяц.
Где вести учёт ГПХ
Полноценный расчёт НДФЛ, взносов, вычетов и всей персонифицированной отчётности. Подходит при регулярной работе с подрядчиками
Достаточно для разовых договоров и небольшого числа исполнителей. Ограниченные кадровые возможности
Только как крайний вариант: высок риск ошибиться в проводках и не отразить выплату в отчётности
Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ
Выплата оформляется ведомостью: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или на зарплатный проект — в зависимости от способа расчёта с подрядчиком. В поле «Выплачивать» выберите вариант, связанный с договорами ГПХ, чтобы в ведомость попали только подрядчики, а не вся зарплата.
Дата выплаты критична для НДФЛ: налог удерживается при фактической выплате и перечисляется в бюджет в установленные сроки в составе единого налогового платежа. В ЗУП дата ведомости автоматически становится датой удержания НДФЛ и попадает в уведомление по ЕНП и отчёт 6-НДФЛ.
Авансы по договору ГПХ тоже облагаются НДФЛ: если вы платите аванс до подписания акта, налог удерживается с аванса при выплате, а взносы начисляются позже — при начислении вознаграждения по акту. Не пропускайте авансовые выплаты в учёте, иначе 6-НДФЛ не сойдётся с банковскими выписками.
Отчётность и проверка результата
Выплаты по ГПХ попадают в несколько форм. В 6-НДФЛ — как доход физлица с удержанным налогом. В РСВ — подрядчики включаются в персонифицированные сведения и раздел 3 с суммами обложения взносами. В персонифицированные сведения о физлицах (ежемесячная форма) — с указанием суммы вознаграждения. В ЕФС-1 отражается начало и окончание гражданско-правового договора в установленные сроки.
После закрытия месяца выполните сверку: сумма начислений по договорам ГПХ в ЗУП должна совпасть с оборотами по кредиту счёта расчётов с подрядчиками в бухгалтерии, а НДФЛ — с оборотом по 68.01 в части этих выплат. Расхождения обычно означают ручные операции мимо зарплатного учёта или сбой синхронизации.
Как проверить результат
Начислено по договору, НДФЛ и взносы рассчитаны, нет строк отпускных и больничных
Присутствуют начисления как у штатного сотрудника — значит, оформлен приём на работу
Есть ОПС и ОМС, нет ВНиМ; травматизм — только при условии в договоре
Начислены взносы на ВНиМ или отсутствуют ОПС/ОМС
Выплата видна в обеих формах, даты удержания совпадают с выплатой
Суммы есть только в одной форме или дата дохода не совпадает с актом
Затраты на верном счёте, расчёты закрыты выплатой
Сальдо по расчётам с подрядчиком после полной оплаты
Типичные ошибки при отражении ГПХ
Самая частая ошибка — оформление подрядчика обычным приёмом на работу с последующим начислением зарплаты. Это искажает численность, состав взносов и кадровые отчёты, а при проверке выглядит как подмена договора. Вторая по частоте — неверная дата дохода: начисление проводят датой договора, а не датой акта, из-за чего выплата попадает не в тот период отчётности.
Также встречаются: отсутствие уведомления СФР о заключении договора (штрафуемое нарушение сроков подачи ЕФС-1), удержание НДФЛ с самозанятого при наличии чека, дублирование физлица в справочнике с разбивкой вычетов и отчётности на две карточки.
Ответы на частые вопросы
Нужно ли начислять больничные и отпускные подрядчику по ГПХ?
Нет. На договоры ГПХ трудовое законодательство не распространяется: отпуска, больничные, премии по положению об оплате труда подрядчику не положены. Взносы на случай временной нетрудоспособности с вознаграждения не платятся, поэтому и пособия за счёт фонда по такому договору не назначаются.
Как отразить в 1С договор с самозанятым?
Начисление и НДФЛ не нужны: самозанятый сам платит налог с профессионального дохода. В учёте достаточно отразить расчёт с контрагентом по акту и обязательно получить чек из «Мой налог». В персонифицированную отчётность такие выплаты как объект обложения взносами не включаются.
Можно ли выплатить вознаграждение по ГПХ вместе с зарплатой одной ведомостью?
Технически ведомость может включать и штатных сотрудников, и подрядчиков, но удобнее формировать отдельную ведомость по договорам ГПХ: так проще контролировать даты удержания НДФЛ и сверять расчёты. В ЗУП для этого есть отдельный вариант выплаты в документе ведомости.
Что делать, если ошибочно начислили по ГПХ как зарплату?
Сторнируйте ошибочное начисление, отмените проведение документа приёма или переведите сотрудника на корректный вид договора, затем отразите начисление правильным документом. Если период уже отчитан, подайте уточнённые 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения — самостоятельно обнаруженная ошибка с уплаченной разницей снижает риск санкций.
Нужно ли подавать ЕФС-1 на подрядчика?
Да. О заключении и расторжении договора ГПХ с физлицом нужно отчитаться в СФР формой ЕФС-1 в установленный срок — по общему правилу не позднее следующего рабочего дня после события. В ЗУП форма заполняется автоматически на основании документа договора и его прекращения.
Что важно запомнить
Начисление по договору ГПХ отражается специальными документами договоров, а не приёмом на работу. Доход признаётся на дату акта, НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая авансы. Взносы — на ОПС и ОМС всегда, на травматизм — только при условии в договоре. После закрытия месяца сверьте расчётный листок, проводки и отчётность, не забудьте ЕФС-1 о заключении и расторжении договора.