Другое · 9 мин
Где в 1С:ЗУП вводить остатки отпусков
Где в 1С:ЗУП вводятся остатки отпусков: документ «Начальная штатная расстановка», «Остатки отпусков», «Ввод начальных остатков отпусков». Проверка и типичные ошибки.
Остатки отпусков в 1С:ЗУП 3.1 нужны в двух ситуациях: при старте учёта в программе, когда сотрудники уже накопили неиспользованные дни, и при переносе данных из другой системы или из ЗУП 2.5. Без корректных остатков программа неверно рассчитает дни отпуска, а справка об остатках для сотрудника будет показывать нули.
Место ввода зависит от того, как вы начали работу в программе. Если применялась рекомендуемая настройка с помощником начального заполнения, остатки вводятся через документ «Начальная штатная расстановка». Если база велась без него или данные нужно скорректировать позже, используется документ «Остатки отпусков» из раздела кадровых документов. Есть и третий путь — перенос данных обработкой, но он подходит только для миграции из типовых конфигураций.
Ниже разобраны все три способа, правила заполнения по видам отпусков и рабочим годам, а также способы проверить, что остатки «легли» корректно и расчёт отпускных учитывает введённые дни.
Когда требуется ввод остатков и что понадобится на входе
Остатки вводятся один раз на дату начала учёта. Дата должна совпадать с датой, с которой вы ведёте расчёт в ЗУП: если зарплата считается с января, а кадровый учёт — с января же, остатки фиксируются на 31 декабря предыдущего периода или на первое число месяца старта — в зависимости от выбранного документа.
Перед вводом соберите по каждому сотруднику: количество неиспользованных дней по каждому виду отпуска (основной, дополнительные за вредность, ненормированный день и т.д.) и рабочие годы, за которые эти дни накоплены. Источник — личные карточки Т-2, приказы на отпуска или данные прежней программы. Без разбивки по рабочим годам программа не сможет корректно показывать, за какой период у сотрудника «висят» дни.
Способ 1: через «Начальную штатную расстановку»
Это основной сценарий при старте учёта. Документ создаётся, если при первоначальной настройке программы выбран вариант с переносом кадровых данных вручную, либо его можно создать позже: раздел «Кадры» → «Начальная штатная расстановка» (в некоторых настройках интерфейса — через «Настройка» → «Начальная штатная расстановка»).
В документе на дату начала учёта заполняются сотрудники, их должности, подразделения и условия. На вкладке или по ссылке «Отпуска» в строке сотрудника открывается форма ввода остатков: для каждого вида отпуска указывается рабочий год (дата начала и окончания) и количество неиспользованных дней.
После проведения документа остатки записываются в регистры и становятся доступны при формировании приказов на отпуск и справок. Проверьте, что дата документа строго соответствует точке старта учёта — расхождение приведёт к «зависшим» или дублирующимся дням.
- 1Откройте Кадры → Начальная штатная расстановка и создайте документ на дату начала учёта
- 2Заполните список сотрудников с подразделениями и должностями
- 3В строке сотрудника откройте раздел «Отпуска» (ссылка в табличной части)
- 4Добавьте строки: вид отпуска, рабочий год (даты), количество дней остатка
- 5Проведите документ и сформируйте справку «Остатки отпусков» для контроля
Способ 2: документ «Остатки отпусков»
Если кадровый учёт уже ведётся, а остатки не введены или введены с ошибкой, используйте отдельный документ: «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Остатки отпусков». Документ работает независимо от штатной расстановки и удобен для точечной корректировки.
В шапке указывается сотрудник и дата, на которую фиксируются остатки. В табличной части — те же данные: вид отпуска, рабочий год, количество дней. Можно ввести несколько строк по одному виду отпуска, если дни относятся к разным рабочим годам.
Документ «Остатки отпусков» также применяется, когда сотрудник принят переводом из другой организации группы и вы хотите перенести его накопленные дни, либо когда обнаружилась ошибка прошлых лет и нужно скорректировать остаток «входящим» документом, а не правкой истории.
Какой документ выбрать
Способ 3: перенос при миграции из другой программы
При переходе с 1С:ЗУП 2.5 или 1С:УПП используется типовая обработка переноса: «Администрирование» → «Перенос данных из предыдущих программ». Мастер загружает справочники, кадровые документы и остатки, включая остатки отпусков, автоматически формируя нужные документы в новой базе.
После переноса обязательна выборочная сверка: возьмите нескольких сотрудников с «сложной» историей (дополнительные отпуска, отпуска без сохранения, длительные больничные) и сравните остатки в старой и новой базе. Автоматический перенос корректно обрабатывает типовые ситуации, но нестандартные ручные корректировки в старой базе иногда требуют доводки документом «Остатки отпусков».
Как правильно заполнять рабочие годы и виды отпусков
Рабочий год для отпуска считается не от 1 января, а от даты приёма сотрудника на работу. Например, приём 15.03.2023 — рабочий год 15.03.2023–14.03.2026. Именно эти даты указываются в строке остатка. Если сотрудник брал длительные отпуска без сохранения зарплаты или был в отпуске по уходу за ребёнком, границы рабочего года сдвигаются — в прежнем учёте это уже должно быть учтено, переносите итоговые периоды.
Каждый вид ежегодного отпуска, заданный в справочнике «Виды отпусков» (или в настройках позиции штатного расписания), вводится отдельной строкой. Типичный набор: ежегодный основной (28 календарных дней), дополнительный за вредные условия, за ненормированный рабочий день, за стаж в районах Крайнего Севера. Компенсации и дополнительные дни, не являющиеся ежегодными отпусками, в остатки не вносятся.
Проверка результата после ввода
Основной инструмент контроля — отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» или «Отчеты, справки» → «Справки по сотрудникам»). Сформируйте его по всем сотрудникам на дату ввода и сверьте с исходными данными из карточек Т-2. Также доступна индивидуальная «Справка об остатках отпусков» из карточки сотрудника.
Функциональная проверка: создайте тестовый документ «Отпуск» по одному сотруднику и посмотрите поле с остатком дней — программа должна показать введённое количество за вычетом оформленных после даты старта отпусков. Документ можно не проводить или удалить после проверки.
Как проверить результат
По каждому сотруднику остатки совпадают с данными прежнего учёта по видам отпусков
Нули, задвоенные дни или отсутствие отдельных видов отпуска
Видны рабочие годы и дни по каждому виду отпуска
Пустая справка при введённых документах — проверьте дату документа и проведение
Программа показывает доступный остаток и уменьшает его на дни приказа
Остаток нулевой или не меняется — остатки не учтены в расчёте
Частые вопросы
Можно ли ввести остатки отпусков, если учёт в ЗУП уже ведётся несколько месяцев?
Да. Создайте документ «Остатки отпусков» (Кадры → Все кадровые документы) на дату, предшествующую первому оформленному в программе отпуску, либо на текущую дату с фактическими остатками. Главное — не дублировать уже учтённые дни и сверить результат отчётом.
Чем «Начальная штатная расстановка» отличается от документа «Остатки отпусков»?
Расстановка вводит сразу весь кадровый срез на дату старта: приёмы, должности, графики и остатки отпусков в одном документе. «Остатки отпусков» — узкий документ по одному сотруднику, предназначенный для ввода или корректировки только отпускных остатков в уже работающей базе.
Нужно ли вводить остатки по отпускам без сохранения зарплаты?
Нет. Отпуска без сохранения не имеют «остатка» в смысле накопленных дней — они предоставляются по заявлению. В остатки вносятся только ежегодные оплачиваемые отпуска: основной и дополнительные.
Почему после ввода остатков справка по сотруднику пустая?
Чаще всего причина в дате документа (он позже даты формирования справки), в непроведённом документе либо в том, что вид отпуска не сопоставлен с видами, назначенными сотруднику. Проверьте проведение, дату и список видов отпусков в карточке сотрудника или позиции.
Как исправить ошибочно введённые остатки?
Если документ ещё не «закрыт» последующими расчётами, откройте его, исправьте и перепроведите. Если история уже построена поверх, введите новый документ «Остатки отпусков» с актуальными данными — он перекроет прежние значения на свою дату. Удалять старые документы после расчётов отпусков нежелательно.
Переносятся ли остатки при обновлении конфигурации?
Да, обновление релиза не затрагивает учётные данные — остатки хранятся в регистрах и сохраняются. Перенос требуется только при смене конфигурации (например, с ЗУП 2.5 на 3.1) через штатную обработку миграции.
Что важно запомнить
Остатки отпусков в ЗУП 3.1 вводятся через «Начальную штатную расстановку» при старте учёта или документом «Остатки отпусков» в работающей базе. Дни фиксируются по каждому виду отпуска и рабочему году отдельно, а результат обязательно сверяется отчётом «Остатки отпусков» и тестовым приказом.