Как в 1С отразить компенсацию за задержку зарплаты

Компенсация за задержку зарплаты — обязательная выплата по статье 236 ТК РФ, которую работодатель начисляет работнику при нарушении срока выплаты заработной платы, отпускных, расчёта при увольнении и других причитающихся сумм. Размер компенсации не может быть ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый календарный день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты и по день фактического расчёта включительно.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для этой выплаты предусмотрен специальный документ «Компенсация за задержку зарплаты», который автоматически рассчитывает сумму по долгам организации перед сотрудниками. В типовой конфигурации вручную считать дни просрочки не требуется — программа берёт задолженность из учёта, а ставку — из настроек, но бухгалтеру важно понимать, откуда берутся данные и как проверить результат.

Особенность компенсации в том, что она не облагается НДФЛ в пределах обязательного минимума, но облагается страховыми взносами — это влияет на настройку вида начисления и на отражение в отчётности. Ошибки в настройках приводят к неверным суммам в 6-НДФЛ, РСВ и расхождениям при сверке с ФНС, поэтому ниже разобран полный цикл: от настройки вида начисления до выплаты и проверки отчётов.

Когда компенсацию нужно начислять и как она считается

Обязанность выплатить компенсацию возникает при задержке любой выплаты, входящей в состав оплаты труда: зарплаты, аванса, отпускных, пособий, окончательного расчёта при увольнении. Даже однодневная просрочка уже даёт основание для начисления, причём вина работодателя не имеет значения — компенсация положена всегда.

Расчётная формула: сумма задолженности × 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ × количество календарных дней просрочки. Коллективным или трудовым договором может быть установлен повышенный процент — тогда применяется он. Если в период просрочки ключевая ставка менялась, расчёт ведётся по каждому периоду действия своей ставки.

Базой расчёта является сумма, которую работник должен был получить на руки, то есть за вычетом НДФЛ. Это частый источник ошибок при ручном пересчёте: брать начисленную, а не выплачиваемую сумму нельзя — компенсация окажется завышенной.

Подготовка: настройка вида начисления в 1С:ЗУП

В актуальных релизах 1С:ЗУП вид начисления «Компенсация за задержку зарплаты» уже присутствует в плане видов расчёта и корректно настроен. Проверить его можно в разделе «Настройка — Начисления»: найдите начисление по наименованию и откройте карточку.

Ключевые параметры, которые должны быть установлены: назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты», начисление выполняется «По отдельному документу» с видом документа «Компенсация за задержку зарплаты». На вкладке «Налоги, взносы, учёт» для НДФЛ должно стоять «Не облагается», а для страховых взносов — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».

Если конфигурация доработана или начисление создавалось вручную, сверьте также код дохода для страховых взносов и способ отражения в бухучёте. Неверный код приведёт к ошибкам в РСВ, а неправильный способ отражения — к неверным проводкам при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.

Начисление компенсации документом

Документ находится в разделе «Зарплата — Компенсации за задержку зарплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата — См. также — Компенсация за задержку зарплаты»). Если документа нет в интерфейсе, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний включена соответствующая функциональность.

Порядок работы с документом: укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить». Программа сама подберёт сотрудников, перед которыми есть задолженность по зарплате на дату документа, рассчитает дни просрочки от запланированной даты выплаты до фактической и вычислит сумму компенсации по текущей ключевой ставке.

Если заполнение дало пустую таблицу, хотя задержка точно была, проверьте два момента: погашена ли задолженность ведомостью на выплату (компенсация рассчитывается по зарегистрированным долгам) и корректно ли указана плановая дата выплаты в ведомости, которая осталась невыплаченной вовремя. От даты в ведомости программа отсчитывает просрочку.

1. 1
   Откройте «Зарплата — Компенсации за задержку зарплаты» и создайте документ
2. 2
   Укажите месяц начисления, организацию и дату документа
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с задолженностью и рассчитает суммы
4. 4
   Проверьте по каждому сотруднику период просрочки и сумму долга, при необходимости откройте расшифровку расчёта
5. 5
   Проведите документ и на его основании создайте ведомость на выплату

Выплата компенсации вместе с задолженностью

Компенсация выплачивается вместе с погашением самой задержанной суммы. Из документа начисления по кнопке «Выплатить» создаётся ведомость (в банк, через кассу или на счета), в которую попадает и долг по зарплате, и начисленная компенсация.

Перед проведением ведомости сверьте итоговую сумму к выплате с расчётом: задолженность по зарплате плюс компенсация. Если ведомость формируется только на компенсацию, а долг выплачивается отдельным документом, следите, чтобы обе ведомости прошли в одном периоде — иначе в отчётах по зарплате временно повиснет долг или переплата.

После выплаты сформируйте расчётный листок сотрудника: компенсация должна отображаться отдельной строкой в составе начислений. Это важно и для работника — по закону он вправе видеть, что компенсация начислена и выплачена.

НДФЛ, взносы и отражение в отчётности

Компенсация в пределах минимального размера по статье 236 ТК РФ не облагается НДФЛ. Если организация выплачивает компенсацию в повышенном размере, установленном локальным актом, необлагаемой остаётся только обязательная часть — превышение включается в базу по НДФЛ. В типовой конфигурации это разделение нужно контролировать вручную при установке повышенного процента.

Страховые взносы на компенсацию начисляются в общем порядке — эта позиция подтверждена официальными разъяснениями Минфина и ФНС. Взносы рассчитываются автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором проведена компенсация.

В отчётности компенсация попадает в РСВ в составе облагаемой базы, а в 6-НДФЛ не отражается как необлагаемый доход. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проводки формируются по способу отражения, указанному в начислении: дебет счёта затрат (как правило, того же, что и у зарплаты сотрудника, либо 91.02 — по решению организации) и кредит 73 или 70 счёта в зависимости от настройки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Компенсация видна отдельной строкой, сумма совпадает с документом

Тревожный признак

Строки нет или сумма отличается — документ не проведён или ведомость не выплачена

Отчёт «Задолженность по зарплате»

Норма

После выплаты долг и компенсация закрыты

Тревожный признак

Остаток по сотруднику — одна из ведомостей не проведена

РСВ и оборотно-сальдовая ведомость

Норма

Компенсация вошла в базу взносов, проводки сформированы

Тревожный признак

База взносов не увеличилась — проверьте настройку вида начисления

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — документ «Компенсация за задержку зарплаты» не заполняется. Причины: задолженность выплачена ведомостью без указания корректной плановой даты, долг возник не по зарплате (например, по договору ГПХ — на такие выплаты статья 236 ТК РФ не распространяется), либо в базе не обновлена информация о ключевой ставке ЦБ.

Вторая типичная ситуация — ручная корректировка суммы в документе. Программа позволяет изменить рассчитанную сумму, но при этом расшифровка расчёта перестаёт соответствовать итогу, и при проверке обосновать сумму будет нечем. Если расчёт программы не совпадает с ожиданием, ищите причину в данных (даты, суммы долга, ставка), а не правьте результат.

Отдельно отметим 1С:Бухгалтерию без ЗУП: там специализированного документа нет, и компенсацию начисляют операцией вручную или документом «Начисление зарплаты» с самостоятельно созданным видом начисления. Расчёт суммы в этом случае выполняется вне программы — например, в таблице Excel — и прикладывается к документу.

Частые вопросы

Облагается ли компенсация за задержку зарплаты НДФЛ?

Нет, в части обязательного минимума по статье 236 ТК РФ компенсация освобождена от НДФЛ. Если локальным актом установлен повышенный размер выплаты, налогом облагается только превышение над обязательной частью — это нужно отразить отдельным начислением с кодом дохода и удержанием НДФЛ.

Почему документ «Компенсация за задержку зарплаты» заполняется пустым?

Программа рассчитывает компенсацию только по зарегистрированной задолженности. Проверьте, что невыплаченная зарплата прошла ведомостью с корректной плановой датой выплаты, что долг не закрыт более поздними документами и что в базе актуальны данные о ключевой ставке ЦБ.

Нужно ли начислять компенсацию при задержке отпускных или расчёта при увольнении?

Да, статья 236 ТК РФ распространяется на все выплаты, причитающиеся работнику: отпускные, пособия, окончательный расчёт. В 1С:ЗУП такие долги также подхватываются документом компенсации, если они отражены в учёте как задолженность перед сотрудником.

Как быть, если в период просрочки менялась ключевая ставка?

Расчёт выполняется по каждому периоду действия своей ставки, итоговая компенсация складывается из сумм по периодам. В актуальных релизах 1С:ЗУП это учитывается автоматически при условии обновлённых данных о ставках; при работе в старом релизе сверьте расчёт вручную.

Можно ли отразить компенсацию в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, но специализированного документа там нет. Создайте вид начисления с нужными настройками по НДФЛ и взносам, рассчитайте сумму вне программы (например, в Excel) и начислите её документом «Начисление зарплаты» или операцией вручную с обосновывающим расчётом в приложении.

Что будет, если выплатить долг, но не выплатить компенсацию?

Обязанность выплатить компенсацию сохраняется независимо от погашения основного долга. Работник вправе взыскать её через трудовую инспекцию или суд, а организация рискует получить административную ответственность за нарушение трудового законодательства.