Как в 1С отразить дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск положен сотрудникам за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и по другим основаниям. В 1С такой отпуск отражается отдельным видом отпуска, чтобы программа корректно считала остатки, начисляла отпускные и формировала отчётность.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП механизм полноценный — с накоплением дней дополнительного отпуска и автоматическим расчётом, а в 1С:Бухгалтерии часть операций приходится делать вручную. Ниже разобраны оба варианта.

Перед оформлением убедитесь, что у сотрудника действительно есть право на дополнительный отпуск: оно должно быть закреплено в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте, а для вредных условий — подтверждено спецоценкой условий труда.

Какие бывают дополнительные отпуска и как это влияет на отражение

От вида дополнительного отпуска зависит порядок расчёта и отражения в учёте. Основные категории: отпуск за вредные (опасные) условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, за особый характер работы, а также дополнительные дни, установленные работодателем самостоятельно.

Ключевое отличие для учёта: отпуск за вредные условия считается пропорционально фактически отработанному во вредных условиях времени, а отпуск за ненормированный день обычно устанавливается фиксированным количеством дней в год. В 1С:ЗУП это настраивается разными способами расчёта остатков.

Также различают оплачиваемые дополнительные отпуска и отпуска без сохранения зарплаты (например, для работающих инвалидов или пенсионеров). Вторые отражаются документом «Отпуск без сохранения оплаты» и не требуют расчёта отпускных.

Настройка вида дополнительного отпуска в 1С:ЗУП

Прежде чем оформлять отпуск сотруднику, проверьте, что нужный вид отпуска есть в программе. Откройте раздел «Настройка» → «Виды отпусков». В типовой поставке уже присутствуют предопределённые виды: «Отпуск за вредные условия труда», «Отпуск за ненормированный рабочий день», «Северный отпуск» и другие.

Если нужного вида нет, создайте его кнопкой «Создать». Укажите наименование, количество дней в год, признак оплачиваемого отпуска и вид стажа, за который он предоставляется. Для вредных условий важно правильно указать вид стажа — от этого зависит автоматический расчёт заработанных дней.

Далее проверьте, что вид отпуска подключён в настройках расчёта зарплаты: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Отпуска». Если флажок по дополнительным отпускам не установлен, документ не сможет использовать этот вид.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Виды отпусков» и проверьте наличие нужного вида
2. 2
   При отсутствии создайте новый вид: укажите наименование, дни в год, оплату и вид стажа
3. 3
   В настройках расчёта зарплаты включите использование дополнительных отпусков
4. 4
   Укажите количество дней дополнительного отпуска в позиции штатного расписания или в договоре сотрудника
5. 5
   Проверьте остаток отпуска у сотрудника отчётом «Остатки отпусков»

Как указать право на дополнительный отпуск сотруднику

Чтобы программа накапливала дни дополнительного отпуска, право на него нужно зафиксировать. Самый надёжный способ — указать количество дней в позиции штатного расписания (закладка «Отпуска» в карточке позиции). Тогда право автоматически применится ко всем сотрудникам на этой позиции.

Если дополнительный отпуск индивидуален, его можно указать в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение условий труда» — на вкладке, где задаются ежегодные отпуска. Для уже работающих сотрудников используйте документ «Изменение условий оплаты отпуска» или внесите право через кадровый перевод.

Для отпуска за вредные условия труда дополнительно настройте учёт вредности: в позиции штатного расписания укажите, что должность относится к вредным, и при необходимости процент доплаты. Тогда стаж для отпуска будет считаться по фактически отработанному времени.

Оформление документа «Отпуск»

Основной документ для отражения — «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска» или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Создайте документ, выберите сотрудника и период отпуска.

Если сотрудник берёт основной и дополнительный отпуск одновременно, установите флажок «Предоставить дополнительный отпуск» (или «Дополнительные отпуска» — зависит от версии) и укажите вид дополнительного отпуска, количество дней и период. Программа рассчитает отпускные по обоим видам единым документом.

Если нужен только дополнительный отпуск без основного, снимите флажок с основного отпуска и оставьте только дополнительный. Проверьте даты: период дополнительного отпуска может отличаться от основного — например, сотрудник присоединяет к основному отпуску только часть заработанных дополнительных дней.

На вкладке «Начислено» проверьте расчёт: средний заработок, количество оплачиваемых дней, НДФЛ и взносы. При необходимости откройте подробный расчёт среднего заработка по ссылке и сверьте учтённые месяцы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток дней в документе

Норма

Остаток соответствует данным отчёта «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Остаток нулевой или отрицательный при реально заработанных днях

Средний заработок

Норма

В расчёт попали 12 месяцев, предшествующих отпуску

Тревожный признак

Пустой расчётный период или заниженная база

Проведение документа

Норма

Документ провёлся, отпускные попали в ведомость

Тревожный признак

Ошибки проведения, отсутствие начисления в расчётном листке

Отражение дополнительного отпуска в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще. Проверьте, что в настройках учётной политики и параметрах учёта включён учёт отпусков. Создайте документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Отпуск») или через «Зарплата и кадры» → «Отпуска».

Вид дополнительного отпуска в бухгалтерской конфигурации обычно не детализируется: программа рассчитывает отпускные по среднему заработку за указанный период. Если нужно разделить основной и дополнительный отпуск в аналитике, создайте отдельное начисление в справочнике «Начисления» с соответствующим названием и способом отражения в учёте.

Остатки дополнительных отпусков в 1С:Бухгалтерии автоматически не ведутся — их придётся контролировать вручную, например в табеле или во внешнем учёте. Если сотрудников с дополнительными отпусками много, это весомый аргумент в пользу перехода на 1С:ЗУП.

Где оформлять: ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП

Полный механизм: виды отпусков, автоматический расчёт остатков, стаж за вредные условия, справки и отчёты. Подходит при любом количестве сотрудников с дополнительными отпусками.

1С:Бухгалтерия

Начисление отпускных и проводки выполняются, но остатки и виды дополнительных отпусков не учитываются автоматически. Приемлемо для небольшого штата и простых случаев.

Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск

Часть дополнительного отпуска сверх установленного минимума можно заменить денежной компенсацией по заявлению сотрудника — кроме отпуска за вредные условия в пределах обязательного минимума, а также отпусков беременных и несовершеннолетних. В 1С:ЗУП для этого используется документ «Компенсация отпуска» (раздел «Зарплата»).

В документе укажите вид отпуска, по которому выплачивается компенсация, и количество дней. Программа рассчитает сумму по среднему заработку аналогично отпускным. При увольнении компенсация всех неиспользованных отпусков, включая дополнительные, начисляется автоматически в документе «Увольнение».

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — нулевой остаток дополнительного отпуска. Причины: вид отпуска не указан в штатном расписании или кадровых документах, либо право внесено более поздней датой, чем период расчёта. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» с детализацией по сотруднику — он покажет, с какой даты и по какому основанию накапливаются дни.

Вторая ошибка — неправильный расчёт стажа для отпуска за вредные условия. Если сотрудник работал во вредных условиях неполный период, а программа начислила полные дни, проверьте настройку вида стажа и отметки вредности в позиции штатного расписания.

Третья группа ошибок — неверный средний заработок: премии или доплаты не попали в базу. Откройте расшифровку среднего заработка в документе «Отпуск» и сверьте состав выплат с настройками начислений.

FAQ

Можно ли предоставить дополнительный отпуск авансом?

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день обычно предоставляется по аналогии с основным, в том числе авансом. Отпуск за вредные условия труда привязан к фактически отработанному времени, поэтому авансом он предоставляется в ограниченном порядке. В 1С:ЗУП программа позволяет ввести больше дней, чем заработано, — контролируйте это по отчёту «Остатки отпусков».

Как посмотреть, сколько дней дополнительного отпуска накопилось у сотрудника?

В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Все кадровые отчёты» → «Остатки отпусков» или «Справка об остатках отпусков». Отчёт покажет остаток по каждому виду отпуска на выбранную дату с расшифровкой по рабочим годам.

Облагается ли дополнительный отпуск НДФЛ и взносами?

Да, оплата дополнительного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и основные отпускные. Исключение — дополнительные отпуска, связанные с компенсациями за чернобыльскую катастрофу, по которым действуют особые правила.

Что делать, если документ «Отпуск» не даёт выбрать дополнительный отпуск?

Проверьте три вещи: включены ли дополнительные отпуска в настройках состава начислений, создан ли вид отпуска в справочнике «Виды отпусков» и указано ли право на него в штатном расписании или кадровом документе сотрудника. Чаще всего причина в последнем пункте.

Как отразить отпуск без сохранения зарплаты вместо дополнительного?

Используйте документ «Отпуск без сохранения оплаты» (в ЗУП — «Все отсутствия сотрудников»). Такой отпуск не оплачивается, но фиксируется в учёте и влияет на стаж для основного отпуска: дни сверх установленного лимита в рабочем году сдвигают дату окончания рабочего года.