Другое · 9 мин
Как в 1С отразить доходы с предыдущего места работы
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП внести доходы с предыдущего места работы для расчёта НДФЛ, вычетов и лимита по больничным. Проверка и типичные ошибки.
Когда сотрудник устраивается в компанию в середине года, у него уже могли быть доходы у предыдущего работодателя. Эти суммы влияют на расчёт НДФЛ: налоговая база считается нарастающим итогом с начала года, а право на стандартные вычеты на детей зависит от порога совокупного дохода. Если не внести сведения в программу, вычеты будут предоставлены ошибочно, а налог рассчитается неверно.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ — «Сведения о доходах с предыдущего места работы». Он не создаёт проводок и не начисляет деньги, а только корректирует налоговый учёт сотрудника. Ниже разобрано, где найти документ, как его заполнить, какие данные понадобятся и как проверить результат.
Когда нужно вносить сведения о доходах с прошлой работы
Документ требуется, если сотрудник принят на работу в течение текущего календарного года и до трудоустройства к вам получал облагаемый доход у другого работодателя. Основание — справка о доходах и суммах налога (ранее форма 2-НДФЛ), которую работник запрашивает у прежнего работодателя, либо выписка из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС.
Влияние внесённых данных проявляется в двух местах. Во-первых, стандартные вычеты на детей предоставляются только до месяца, в котором совокупный доход с начала года превысит установленный лимит — без учёта прошлых доходов программа продолжит давать вычет дольше положенного. Во-вторых, при применении прогрессивной шкалы НДФЛ совокупная база определяет, по какой ставке считать налог.
Если сотрудник трудоустроен с начала года, работал у вас весь год или не имел дохода в текущем году, документ не нужен. Также он не используется для расчёта пособий: для больничных средний заработок считается за два предыдущих календарных года по справкам 182н или данным СФР, и это отдельный механизм.
Какие данные понадобятся перед вводом
Попросите сотрудника предоставить справку о доходах за текущий год от прежнего работодателя. Если работодателей было несколько, справки нужны от каждого — в этом случае в программу вводится отдельный документ по каждому источнику дохода.
Из справки потребуются: наименование и ИНН прежнего работодателя, суммы дохода по месяцам, суммы предоставленных вычетов и исчисленный НДФЛ. Если сотрудник не может получить справку (работодатель ликвидирован, отказывается выдать), допустимо использовать сведения из личного кабинета ФНС — там отражаются данные, переданные налоговыми агентами.
До ввода документа убедитесь, что в программе уже создан сотрудник и оформлен приём на работу: сведения о доходах привязываются к карточке сотрудника и должны вводиться после кадрового документа.
Где найти документ в 1С:ЗУП
Документ «Сведения о доходах с предыдущего места работы» находится в разделе Налоги и взносы. В зависимости от версии конфигурации он может называться «Входящие справки о доходах» или располагаться в журнале «Справки о доходах для расчёта НДФЛ».
Путь в типовой конфигурации: Налоги и взносы → Сведения о доходах с предыдущего места работы → Создать. Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки видимости команд — у пользователя должна быть роль, допускающая работу с учётом НДФЛ.
- 1Откройте раздел «Налоги и взносы» и создайте документ «Сведения о доходах с предыдущего места работы».
- 2Выберите организацию и сотрудника, укажите месяц, с которого действуют сведения (обычно месяц приёма на работу).
- 3Заполните данные прежнего работодателя: наименование, ИНН.
- 4Внесите помесячно суммы дохода, предоставленные вычеты и удержанный НДФЛ по справке.
- 5Проведите документ и проверьте расчёт НДФЛ в ближайшем начислении зарплаты.
Как заполнить документ по шагам
В шапке документа укажите организацию, сотрудника и месяц, начиная с которого сведения учитываются в расчёте. Как правило, это месяц приёма на работу. Далее заполните реквизиты прежнего работодателя — наименование и ИНН из справки.
В табличной части внесите доходы помесячно: для каждого месяца укажите сумму дохода, код и сумму предоставленных вычетов (если они были), а также сумму исчисленного НДФЛ. Вводите данные строго по справке — расхождения приведут к ошибкам в расчёте налога и в отчётности 6-НДФЛ.
Если прежних работодателей несколько, создайте отдельный документ на каждого. Суммировать доходы разных источников в одном документе нельзя — программа должна видеть каждого налогового агента отдельно.
Если сотрудник принят не с начала месяца
Месяц начала действия сведений указывается по дате приёма, а не по первому числу. Программа сама учтёт доходы прежнего работодателя при расчёте за этот месяц: сложит их с начислениями у вас и определит, сохраняется ли право на вычет.
Если у сотрудника есть вычеты на детей
После ввода сведений проверьте, что заявление на вычеты оформлено в программе (раздел «Налоги и взносы → Заявления на вычеты НДФЛ» или карточка сотрудника). Только при наличии и заявления, и сведений о прошлых доходах вычет будет предоставляться корректно — до достижения лимита с учётом всех доходов года.
Как проверить, что данные учтены
Самый быстрый способ — сформировать расчётный листок сотрудника за месяц приёма и посмотреть блок НДФЛ: налоговая база должна включать доходы прежнего работодателя. Дополнительно используйте отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам».
Контрольный признак: если сумма дохода с начала года (с учётом прошлого места) превысила лимит для детских вычетов, в расчёте зарплаты вычет не должен предоставляться. Если вычет продолжает начисляться — сведения либо не введены, либо введены неверным месяцем.
Как проверить результат
Включает доходы прежнего работодателя с начала года
Учитываются только начисления текущей организации
Вычет прекращается при достижении лимита с учётом всех доходов
Вычет даётся, хотя совокупный доход превысил порог
Видны строки дохода от прежнего налогового агента
Доходы прошлого работодателя отсутствуют
Типичные ошибки и как их избежать
Частая ошибка — ввод сведений задним числом после того, как зарплата за несколько месяцев уже рассчитана. В этом случае НДФЛ за прошлые месяцы посчитан неверно, и потребуется перерасчёт: отмените проведение начислений, пересчитайте зарплату и сформируйте корректировки в 6-НДФЛ.
Вторая распространённая проблема — округление или ввод дохода «общей суммой» вместо помесячной разбивки. Программа рассчитывает вычеты по месяцам, поэтому сводная цифра искажает момент достижения лимита. Всегда переносите данные из справки построчно.
Частые вопросы
Обязан ли сотрудник приносить справку о доходах с прошлой работы?
Закон не обязывает работника предоставлять справку, но без неё работодатель не учтёт прежние доходы при применении вычетов. Если вычеты не заявлены, отсутствие справки не критично для расчёта налога у текущего агента, однако для корректного предоставления детских вычетов сведения необходимы.
Что делать, если прежний работодатель ликвидирован и справку получить нельзя?
Сотрудник может взять сведения о доходах в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или заказать справку через налоговую инспекцию — данные туда поступают от налоговых агентов. Эти сведения принимаются как основание для ввода документа.
Влияют ли внесённые сведения на расчёт больничного листа?
Нет. Для пособий по временной нетрудоспособности средний заработок определяется за два предшествующих календарных года по справкам о заработке или данным СФР. Документ «Сведения о доходах с предыдущего места работы» влияет только на учёт НДФЛ текущего года.
Нужно ли вводить сведения, если сотрудник принят внешним совместителем?
Да, если он заявил стандартные вычеты именно у вас. Совместитель вправе получать вычеты только у одного работодателя, и для контроля лимита дохода сведения о заработке по основному месту работы вносятся тем же документом.
Как исправить ошибку, если сведения ввели с неверной суммой?
Создайте новый документ с корректными данными на тот же месяц начала действия — он заменит прежние сведения, либо отмените проведение ошибочного документа и введите правильный. После исправления пересчитайте начисления зарплаты за затронутые месяцы и проверьте НДФЛ в расчётном листке.
Что важно запомнить
Доходы с предыдущего места работы вносятся в 1С:ЗУП документом «Сведения о доходах с предыдущего места работы» из раздела «Налоги и взносы» — помесячно, по справке, отдельным документом на каждого работодателя. Это обеспечивает корректный расчёт НДФЛ и своевременное прекращение детских вычетов. После ввода обязательно проверьте налоговую базу в расчётном листке и при необходимости пересчитайте ранее начисленные месяцы.