Как в 1С отразить договор ГПХ с физическим лицом

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом отражается в 1С иначе, чем трудовой договор: нет табеля, отпусков и больничных, зато есть особенности по страховым взносам и отчётности. Ошибки при оформлении приводят к неверному расчёту НДФЛ, лишним взносам на травматизм или замечаниям при проверке РСВ.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный механизм учёта подрядчиков, а в 1С:Бухгалтерии договор ГПХ отражается упрощённо — через документ начисления зарплаты. Ниже разобраны оба сценария, начиная с ЗУП как наиболее распространённого.

Проверьте настройки программы перед оформлением договора

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе включён учёт договоров ГПХ. В 1С:ЗУП откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте, что установлен флажок использования договоров гражданско-правового характера (в разных релизах пункт называется «Используются начисления по договорам ГПХ» или находится в блоке «Договоры ГПХ»).

Также проверьте учётную политику по взносам: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → закладка «Учётная политика и другие настройки». Там задаётся вид тарифа страховых взносов и признак начисления взносов на травматизм. От этих настроек зависит, какие взносы программа рассчитает по подрядчику.

Заведите физическое лицо и договор ГПХ

В 1С:ЗУП подрядчик не принимается на работу приказом — для него создаётся только карточка физического лица и сам договор. Сначала откройте справочник «Кадры» → «Сотрудники» (или «Физические лица») и создайте новую карточку: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. ИНН и СНИЛС обязательны — без них отчёты СЗВ-ТД и персонифицированные сведения не пройдут контроль.

Затем перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» (в некоторых релизах — «Договоры (работы, услуги)») и создайте новый документ. Укажите организацию, физическое лицо, период действия договора, сумму вознаграждения и подразделение, на затраты которого будет отнесено начисление. В поле вида договора выберите подходящий тип: подряд, оказание услуг или авторский договор — от этого зависит налогообложение.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Договоры (работы, услуги)» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и физическое лицо подрядчика
3. 3
   Укажите даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения
4. 4
   Выберите вид договора и подразделение для отнесения затрат
5. 5
   Проверьте счёт учёта затрат на закладке «Дополнительно»
6. 6
   Проведите документ и распечатайте при необходимости

Начислите вознаграждение актом выполненных работ

Начисление по договору ГПХ производится документом «Акт приемки выполненных работ (оказанных услуг)» — он находится в том же разделе «Зарплата». В документе выберите договор, укажите сумму (полностью или частями, если оплата этапная) и месяц начисления. Программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы.

Дата фактического получения дохода по договору ГПХ — день выплаты вознаграждения, а не дата акта. Это влияет на отражение в 6-НДФЛ: начисленный в одном месяце, а выплаченный в следующем доход попадёт в расчёт за период выплаты. Учитывайте это при сверке отчётности.

Если подрядчику полагаются профессиональные вычеты по НДФЛ (например, по авторским договорам или при подтверждённых расходах по подряду), они вводятся в этом же документе или отдельным документом «Операция учёта НДФЛ» — в зависимости от релиза.

Как отразить договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа «Договор ГПХ» в кадровом смысле нет. Сначала заведите физическое лицо в справочнике «Сотрудники» (без приёма на работу — достаточно карточки). Затем проверьте, что в плане видов расчёта есть начисление по договорам ГПХ: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления».

Начисление выполняется документом «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Начисление зарплаты». В табличной части выберите подрядчика и вид начисления «Оплата по договорам ГПХ». Программа рассчитает НДФЛ и взносы на ОПС и ОМС. Проводки формируются по кредиту счёта 76.10 в корреспонденции со счётом затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от назначения работ).

Где вести учёт договоров ГПХ

1С:ЗУП

Подходит, если подрядчиков много и нужны СЗВ-ТД, перссведения, точный расчёт взносов. Требует корректной настройки видов договоров.

1С:Бухгалтерия

Достаточно при разовых договорах и небольшом штате. Отчётность по ГПХ формируется, но кадровый учёт подрядчиков минимален.

Комбинация ЗУП + Бухгалтерия

Начисления и взносы считаются в ЗУП, в бухгалтерию выгружаются сводные проводки. Оптимально для средних и крупных организаций.

Налоги, взносы и отчётность по подрядчику

С вознаграждения по договору ГПХ удерживается НДФЛ по ставке, действующей для налоговых резидентов (или повышенной для нерезидентов). Организация выступает налоговым агентом: перечислить налог нужно в общие сроки по НДФЛ. Взносы начисляются только на ОПС и ОМС по общему тарифу организации.

Подрядчик попадает в отчётность: РСВ (раздел 3 с признаком застрахованного лица), персонифицированные сведения о физических лицах, 6-НДФЛ, а также СЗВ-ТД — при заключении и расторжении договора ГПХ подаются сведения о кадровых событиях «Приём» и «Увольнение» (для договоров ГПХ это отдельные события). Пропуск СЗВ-ТД — одна из самых частых ошибок.

Проверка результата и типичные ошибки

После начисления сформируйте расчётный листок по подрядчику или отчёт «Анализ взносов в фонды» и сверьте базу: в базу по ВНиМ вознаграждение ГПХ входить не должно, в базу по ОПС и ОМС — должно полностью. В 6-НДФЛ проверьте, что доход отражён по дате выплаты, а удержанный налог — по фактической дате удержания.

Также сверьте, что сумма по договору попала в регистры учёта доходов для РСВ и перссведений. Быстрая проверка: отчёт «Проверка раздела 3 РСВ» или универсальный отчёт по регистру «Учёт доходов для исчисления страховых взносов» с отбором по физлицу.

Частые вопросы

Нужно ли подавать СЗВ-ТД по договору ГПХ?

Да. При заключении и расторжении договора ГПХ, предметом которого являются работы или услуги, подаются сведения о соответствующих кадровых событиях. Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора. За неподачу предусмотрен штраф.

Можно ли выплатить вознаграждение по ГПХ вместе с зарплатой?

Да. В 1С:ЗУП при заполнении ведомости на выплату установите способ выплаты «Договоры (работы, услуги)» или добавьте подрядчика в общую ведомость — программа подтянет начисленные по актам суммы. НДФЛ будет удержан в момент выплаты.

Что делать, если подрядчик — самозанятый или ИП?

Для самозанятых и ИП документы по зарплате не оформляются: организация не является налоговым агентом, взносы не начисляются. В 1С такие расчёты отражаются через договор с контрагентом и документ поступления услуг, а не через зарплатные документы. Обязательно получите чек из «Мой налог» или подтверждение статуса ИП.

Как отразить частичную оплату по этапам договора ГПХ?

Создавайте несколько актов выполненных работ на сумму каждого этапа в рамках одного договора. Каждый акт формирует начисление, НДФЛ и взносы в месяце своего проведения, а выплата отражается отдельными ведомостями по факту оплаты.

Почему в РСВ по подрядчику пустая база по взносам на ВНиМ?

Это нормально: вознаграждения по договорам ГПХ не облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В разделе 3 РСВ база по ВНиМ по такому лицу будет нулевой, а базы по ОПС и ОМС — заполненными.

Нужен ли договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии для единоразовой выплаты?

Формально достаточно карточки физлица и начисления с видом «Договор ГПХ», но реквизиты договора (номер, дата, срок) стоит зафиксировать в комментарии документа или в справочнике — это упростит проверку отчётности и ответы на запросы налоговой.