Другое · 10 мин
Как в 1С отразить больничный лист
Как начислить и провести больничный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: электронные больничные, расчёт пособия, проверка проводок и типичные ошибки.
Больничный лист в 1С отражается документом «Больничный лист» (в 1С:ЗУП) или «Начисление по больничному листу» (в 1С:Бухгалтерии). Программа автоматически рассчитывает пособие за счёт работодателя за первые три дня нетрудоспособности, а остальную часть оплачивает СФР напрямую работнику. Главная задача бухгалтера — корректно ввести данные листка нетрудоспособности, проверить расчёт среднего заработка и убедиться, что суммы попали в зарплатную ведомость и отчётность.
Порядок действий зависит от того, какой больничный вы отражаете: бумажный (сейчас встречается редко, в основном для отдельных категорий работников) или электронный (ЭЛН), который загружается из СФР по номеру. Второй вариант — стандарт: работодатель получает номер ЭЛН от сотрудника, загружает его в программу и выполняет расчёт. Ниже разобраны оба сценария для конфигураций 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3.
Перед началом работы убедитесь, что в программе обновлены релизы и настроен обмен с СФР (в ЗУП — сервис «1С-Отчётность» или прямой обмен). Без актуального релиза возможны ошибки в расчёте из-за изменившихся лимитов базы для взносов и МРОТ, влияющих на минимальный и максимальный размер пособия.
Подготовка: что проверить перед отражением больничного
Начните с настроек учётной политики. В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика» и убедитесь, что указан правильный порядок выплаты пособий (прямые выплаты через СФР действуют по всей стране). В 1С:Бухгалтерии проверьте «Администрирование» → «Настройки зарплаты и кадров» → «Порядок учёта зарплаты».
Затем убедитесь, что у сотрудника корректно внесены данные, влияющие на расчёт: дата приёма на работу, страховой стаж (в ЗУП — в карточке сотрудника, ссылка «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж»), районный коэффициент организации, доля ставки (для совместителей и неполного рабочего времени). Ошибка в стаже напрямую меняет процент оплаты: 60%, 80% или 100% среднего заработка.
Проверьте стаж в карточке сотрудника до расчёта
Сверьте с справками от прошлых работодателей (182н)
Зависят от актуальности релиза программы
Проверьте в настройках организации
Как отразить электронный больничный (ЭЛН) в 1С:ЗУП
Это основной сценарий. Получите от сотрудника номер электронного листка нетрудоспособности и СНИЛС. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Все начисления», если больничный вводится вместе с другими документами) и создайте новый документ.
Нажмите кнопку «Получить из СФР» (в некоторых релизах — «Загрузить из ФСС»), введите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника. Программа загрузит период нетрудоспособности, код причины, данные медучреждения и признак продолжения, если это продолжение предыдущего листка. После загрузки проверьте даты и причину нетрудоспособности — от кода причины зависят ограничения по оплате (например, уход за больным ребёнком имеет лимиты оплачиваемых дней в году).
На вкладке «Оплата» программа покажет рассчитанный средний заработок и сумму пособия за счёт работодателя. Если сотрудник работал в расчётном периоде у других работодателей, внесите данные из справок о заработке вручную — кнопка «Добавить справку» в табличной части расчёта среднего. Проведите документ.
- 1Получите у сотрудника номер ЭЛН и проверьте СНИЛС
- 2Создайте документ «Больничный лист» (Зарплата → Больничные листы)
- 3Нажмите «Получить из СФР», введите номер и СНИЛС, загрузите данные
- 4Проверьте период, причину нетрудоспособности и стаж
- 5При необходимости добавьте справки о заработке с прошлых мест работы
- 6Проверьте расчёт на вкладке «Оплата» и проведите документ
- 7Включите сумму в ближайшую ведомость на выплату
Как отразить больничный в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии документ называется «Начисление по больничному листу» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Больничный лист». Если обмен с СФР настроен, номер ЭЛН также можно загрузить автоматически; если нет — введите период и причину нетрудоспособности вручную.
Программа рассчитает пособие на основании данных о заработке, которые есть в базе. Если сотрудник работает у вас меньше двух лет, данные о заработке у предыдущих работодателей введите вручную в форме расчёта среднего заработка. После проведения документ формирует проводки: Дт затратного счёта (20, 25, 26, 44 — по месту работы сотрудника) — Кт 70 на сумму пособия за счёт работодателя, а также начисляет НДФЛ.
Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии возможности расчёта ограничены по сравнению с ЗУП. Если у вас сложные случаи — совместительство, переходящие больничные, пособия по уходу за ребёнком с лимитами, — удобнее вести расчёт в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать только отражение в учёте.
Где отражать больничный
Полный расчёт: стажи, справки, совместительство, переходящие периоды, отчёты в СФР. Подходит для любых случаев
Простые больничные штатных сотрудников без сложных условий. Ограниченный расчёт среднего и стажа
Только как временная мера при сбое обмена с СФР; требует самостоятельной проверки всех лимитов
Кто что оплачивает: работодатель и СФР
По общему правилу работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности за свой счёт, начиная с четвёртого дня пособие выплачивает СФР напрямую работнику. Есть исключения: пособие по уходу за больным членом семьи, по беременности и родам, при карантине и протезировании оплачивается СФР с первого дня — в этом случае работодатель в учёте вообще не начисляет пособие, а только передаёт в фонд необходимые сведения.
В 1С:ЗУП документ автоматически разделяет суммы: на вкладке «Оплата» видно пособие за счёт работодателя и за счёт СФР. В учёт попадает только часть работодателя. Для передачи данных в фонд сформируйте документ «Исходящий документ СФР» или отправьте сведения через «1С-Отчётность» — без этого сотрудник не получит свою часть пособия вовремя.
Проверка расчёта и отражение в учёте
После проведения документа откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и убедитесь, что пособие отображается отдельной строкой, НДФЛ удержан, а дни болезни исключены из отработанного времени. Сумма больничного должна попасть в ведомость на выплату — обычно её выплачивают с ближайшей зарплатой.
В бухгалтерском учёте проверьте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (в ЗУП) или проводки самого документа (в Бухгалтерии): пособие за счёт работодателя относится на затратные счета, НДФЛ — на счёт 68.01. Страховые взносы на пособие по нетрудоспособности не начисляются — если видите взносы с суммы больничного, это признак ошибки в настройках вида расчёта.
Как проверить результат
Пособие отдельной строкой, НДФЛ удержан, дни болезни не в отработанном времени
Пособие дублируется окладом за те же дни или НДФЛ не удержан
Дт 20/25/26/44 — Кт 70 на пособие за 3 дня, взносов на пособие нет
Начислены взносы на пособие или сумма за счёт СФР прошла по Кт 70
Исходящий документ сформирован и отправлен
Документ не создан, ЭЛН висит без ответа
Учтены справки с прошлых мест работы
Расчёт только по текущему месту при стаже менее 2 лет в компании
Типичные ошибки и сложные случаи
Чаще всего встречается неверный страховой стаж: его забывают ввести при приёме сотрудника, и программа считает пособие по минимальному проценту. Вторая частая проблема — отсутствие справок о заработке с предыдущих мест работы, из-за чего средний заработок занижается. Обе ошибки исправляются до выплаты: внесите данные и пересчитайте документ.
Переходящий больничный (открыт в одном месяце, закрыт в другом) в ЗУП корректно отражается одним документом — месяц начисления определяется по дате закрытия. Если больничный пришёл после того, как зарплата за месяц уже рассчитана, программа автоматически сделает перерасчёт отсутствий. При совместительстве проверьте, что больничный отражён по каждому месту работы, если сотрудник имеет право на пособие по нескольким договорам.
Частые вопросы
Можно ли отразить больничный, если обмен с СФР не настроен?
Да, документ можно заполнить вручную по данным, которые сообщил сотрудник: номер ЭЛН, период, причина нетрудоспособности. Но без обмена вы не сможете передать сведения в фонд и получать уведомления об изменении статуса листка, поэтому обмен стоит настроить — это делается через «1С-Отчётность» или настройки обмена с СФР в разделе администрирования.
Как отразить больничный по беременности и родам?
Используется тот же документ «Больничный лист» с соответствующей причиной нетрудоспособности. Пособие полностью оплачивает СФР с первого дня, поэтому в учёте работодателя сумма не начисляется — документ нужен для освобождения сотрудницы от работы и передачи сведений в фонд. НДФЛ такое пособие не облагается.
Что делать, если больничный пришёл после расчёта зарплаты за месяц?
Проведите документ «Больничный лист» текущей датой. В 1С:ЗУП программа автоматически выполнит перерасчёт: сторнирует оплату за дни болезни, которые ранее были оплачены как рабочие, и начислит пособие. Разница отразится в ближайшей выплате.
Облагается ли больничный НДФЛ и взносами?
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами. Исключение — пособие по беременности и родам: оно не облагается ни НДФЛ, ни взносами. Программа применяет эти правила автоматически, но при ручном вводе сумм проверьте настройки вида начисления.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?
Если выплата ещё не произведена, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если пособие уже выплачено, в ЗУП используйте механизм исправления документов (ссылка «Исправить» в форме документа) — программа создаст документ-исправление и корректно отразит разницу в учёте и отчётности. Не редактируйте задним числом закрытые периоды без необходимости.
Что важно запомнить
Больничный отражается документом «Больничный лист» с загрузкой ЭЛН из СФР. Работодатель платит только первые 3 дня, остальное — фонд напрямую. Перед расчётом проверьте стаж и справки о заработке, после — расчётный листок, проводки и отправку сведений в СФР.