Другое · 11 мин
Как отправить сотрудника в отпуск без содержания в 1С
Как оформить отпуск без сохранения зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Отсутствие», настройка начислений, влияние на расчёты и типичные ошибки.
Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт) в программах 1С оформляется документом отсутствия, который исключает дни отпуска из отработанного времени и обнуляет начисления за этот период. В «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого есть специальный документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», а в «1С:Бухгалтерии» — документ «Отсутствие с сохранением оплаты» с соответствующим видом расчёта или ручная корректировка.
Ошибки при оформлении приводят к тому, что сотруднику доначисляется зарплата за дни отпуска, искажается табель (форма Т-13) и неверно считается стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. Поэтому важно не просто «провести документ», а проверить, как отсутствие отразилось в расчёте зарплаты, табеле и кадровых отчётах.
Ниже разобран порядок действий для типовой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и отдельно для «1С:Бухгалтерии 8», где кадровый функционал урезан. Точные названия меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документов сохраняется.
Подготовка: что проверить до оформления документа
Перед вводом документа убедитесь, что в программе корректно заведён сотрудник, ему назначен плановый вид расчёта (оклад или тариф) и заполнен график работы. Если график не задан, программа не сможет правильно определить норму времени и отразить отсутствие в табеле.
Проверьте, что в справочнике видов отсутствий есть нужный вид расчёта. В типовой ЗУП он называется «Отпуск без оплаты» и уже предопределён, но если конфигурация дорабатывалась, вид мог быть переименован или отключён. Найти его можно через «Настройка → Начисления» или через форму выбора вида отсутствия в самом документе.
Уточните у кадровика основание: заявление сотрудника, даты начала и окончания, а также категорию отпуска. Отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск, обязательный по ТК РФ (например, участникам боевых действий, пенсионерам по возрасту), в программе могут отражаться разными видами отсутствий, что влияет на учёт стажа.
Оформление отпуска без содержания в 1С:ЗУП 8.3
Основной инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Он доступен в разделе «Кадры» или «Зарплата» (подраздел «Отсутствия») в зависимости от настроек интерфейса. Создайте новый документ и заполните поля по шагам ниже.
- 1Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата») → «Отсутствия» → «Создать» → «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».
- 2Выберите организацию, сотрудника и месяц, в котором отсутствие будет учтено при расчёте.
- 3В поле «Вид отсутствия» укажите «Отпуск без оплаты» (или нужный специализированный вид).
- 4Задайте даты начала и окончания отпуска; при необходимости включите флаг «Отсутствие в течение части смены» для неполного дня.
- 5Проверьте, что программа показывает нулевую сумму начислений за период отсутствия.
- 6Проведите документ и сформируйте табель и расчётный листок для контроля.
Если отпуск захватывает несколько месяцев (например, с 28 января по 5 февраля), документ можно ввести одним периодом — ЗУП сам распределит дни по месяцам при расчёте. Однако некоторые бухгалтеры предпочитают разбивать такие отсутствия на два документа по месяцам, чтобы упростить сверку: оба подхода допустимы, главное — не дублировать дни.
Для отпуска на часть дня (несколько часов) установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Это важно для сотрудников с суммированным учётом рабочего времени, где учёт ведётся в часах, а не в днях.
Если сотрудников несколько
Когда в отпуск без содержания уходит группа (например, при простое по соглашению), удобнее использовать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с табличной частью по списку сотрудников — в типовой ЗУП есть форма «Отсутствия» с возможностью указать несколько человек. Это исключает ошибку, когда по одному сотруднику документ забыли ввести.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок ограничен, и механизм зависит от релиза и настроек. В современных редакциях есть документ «Отсутствие» (раздел «Зарплата и кадры → Отсутствия»), где выбирается сотрудник, вид отсутствия «Отпуск без сохранения заработной платы» и период. При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты» учтёт эти дни и уменьшит сумму по окладу пропорционально отработанному времени.
Если документа «Отсутствие» в вашей версии нет, используется обходной путь: в документе «Начисление зарплаты» по строке сотрудника вручную откорректируйте количество отработанных дней и сумму начисления. Такой способ требует внимательности — программа не зафиксирует причину уменьшения, и в табеле (если он ведётся вне 1С) расхождение придётся объяснять отдельно.
Где как оформлять
Полноценный вариант: автоматический табель, учёт стажа, корректный расчёт. Подходит всегда, когда ведётся зарплатный учёт.
Подходит для небольшого штата; функционал зависит от релиза, кадровые отчёты ограничены.
Допустима как временная мера в Бухгалтерии, но не фиксирует причину и ломает аналитику отсутствий.
Как отпуск без содержания влияет на расчёты
За дни отпуска без сохранения зарплаты начисления по окладу и тарифу не производятся: ЗУП уменьшает сумму пропорционально отработанному времени. При этом повременные надбавки, рассчитываемые от отработанного времени, тоже уменьшатся, а фиксированные разовые премии — нет, если в их формуле не заложена зависимость от времени.
НДФЛ и страховые взносы пересчитываются автоматически от фактически начисленной базы. Отдельных действий по налогам делать не нужно — достаточно корректно провести документ отсутствия до расчёта зарплаты за месяц.
Если сотрудник весь месяц был в отпуске за свой счёт, начислений не будет вовсе, и в расчётном листке отразится нулевая сумма. Это нормальная ситуация, но проверьте, не действуют ли у сотрудника удержания (например, алименты в фиксированной сумме) — при нулевой базе удержать их не из чего, и долг перейдёт на следующий месяц.
Проверка результата: табель, расчётный листок, стаж
После проведения документа сформируйте табель учёта рабочего времени (в ЗУП: «Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени (Т-13)»). Дни отпуска без содержания должны быть отмечены кодом «ДО» (для обязательных отпусков по закону — «ОЗ»). Если вместо кода стоят рабочие дни или «Я», документ не подействовал на табель — проверьте даты и вид отсутствия.
Затем сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц. Сумма по окладу должна быть рассчитана только за фактически отработанные дни, а в разделе «Не отработано и не оплачено» (или аналогичном) должны отображаться дни отпуска без оплаты.
Как проверить результат
Дни отпуска помечены кодом «ДО» или «ОЗ», рабочие дни посчитаны верно
Дни отображаются как отработанные или как прогул — вид отсутствия выбран неверно
Оклад начислен пропорционально отработанным дням, отпускные дни без оплаты видны отдельно
Начислена полная сумма оклада — документ отсутствия не проведён или введён не в том месяце
В отчёте по остаткам отпусков рабочий год сдвинут при отпуске свыше 14 дней
Стаж не изменился при длительном отпуске — проверьте вид расчёта и настройки стажа
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — документ введён, но зарплата за месяц уже была рассчитана раньше. В этом случае перерасчёт не произойдёт автоматически: нужно заново заполнить и перепровести документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц, тогда суммы скорректируются.
Вторая ошибка — выбор неподходящего вида отсутствия. «Прогул» и «Отсутствие по невыясненной причине» тоже обнуляют оплату, но искажают кадровую статистику, табель (коды «ПР» и «НН» вместо «ДО») и могут некорректно повлиять на стаж. Исправляется отменой проведения документа и вводом нового с правильным видом.
Ещё одна ситуация: сотрудник ушёл в отпуск за свой счёт во время больничного. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности за дни, совпавшие с отпуском без содержания, как правило, не назначается — в ЗУП при корректном вводе обоих документов программа покажет пересечение, и бухгалтер должен решить вопрос с оплатой больничного отдельно.
Практические рекомендации
Вводите документ отсутствия до расчёта зарплаты за месяц, в котором начинается отпуск. Если заявление поступило поздно, сначала отмените проведение «Начисления зарплаты», введите отсутствие, затем пересчитайте зарплату — так цепочка расчётов останется целостной.
Ведите учёт оснований: в поле комментария документа укажите реквизиты заявления сотрудника. Это упрощает поиск при проверках и помогает, когда один сотрудник берёт несколько отпусков за свой счёт в течение года.
Периодически сверяйте суммарное количество дней отпусков без содержания по каждому сотруднику за рабочий год через отчёт «Остатки отпусков» или кадровые отчёты. Это позволяет вовремя заметить сдвиг рабочего года и корректно рассчитать дни ежегодного оплачиваемого отпуска, а также компенсацию при увольнении.
Что важно запомнить
Отпуск без содержания оформляется документом отсутствия с видом «Отпуск без оплаты» до расчёта зарплаты. После проведения контролируйте три вещи: коды «ДО»/«ОЗ» в табеле, пропорциональное уменьшение оклада в расчётном листке и корректный учёт стажа при отпуске свыше 14 дней. Ошибки исправляются отменой документа и перерасчётом зарплаты за затронутый месяц.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск без содержания задним числом?
Технически документ можно ввести прошедшей датой, но если зарплата за тот месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт, а при сданной отчётности — возможно, уточнённые расчёты по взносам и НДФЛ. Перед такими действиями согласуйте порядок с бухгалтером и зафиксируйте основание (заявление сотрудника).
Чем отличаются коды «ДО» и «ОЗ» в табеле?
«ОЗ» ставится для отпусков без сохранения зарплаты, которые работодатель обязан предоставить по закону (например, отдельным категориям работников по ст. 128 ТК РФ). «ДО» — для отпусков по соглашению сторон по семейным обстоятельствам. Вид отсутствия в документе определяет, какой код попадёт в табель.
Что делать, если сотрудник весь месяц в отпуске за свой счёт и есть алименты?
При нулевых начислениях удержать алименты не из чего, и задолженность накапливается. В ЗУП сумма долга учитывается и будет удержана при следующих начислениях в пределах допустимого процента удержаний. Проконтролируйте это в отчётах по удержаниям, чтобы не пропустить накопление долга.
Нужно ли оформлять приказ на отпуск без содержания в 1С?
В ЗУП на основании документа отсутствия можно распечатать приказ по типовой или произвольной форме, если она настроена в шаблонах печати. В «1С:Бухгалтерии» кадровых печатных форм может не быть — тогда приказ оформляется внешне, а в программе фиксируется только факт отсутствия для расчёта.
Почему после ввода документа зарплата не изменилась?
Чаще всего документ введён после расчёта зарплаты за месяц, либо указан неверный месяц учёта в шапке документа. Проверьте, что документ проведён, даты отпуска попадают в нужный расчётный период, а затем перезаполните и перепроведите «Начисление зарплаты и взносов».
Как оформить отпуск без содержания сотруднику по договору ГПХ?
Для исполнителей по гражданско-правовым договорам понятие отпуска не применяется, и документы отсутствий на них в ЗУП не вводятся. Оплата по договору ГПХ начисляется по акту за фактически выполненные работы, поэтому перерыв просто не оплачивается — достаточно не начислять вознаграждение за соответствующий период.