Как отправить сотрудника в декретный отпуск в 1С

Фраза «отправить сотрудника в декрет» на практике означает оформление в 1С отпуска по беременности и родам на основании листка нетрудоспособности, а затем, при необходимости, отпуска по уходу за ребёнком. Это два разных события с разными документами, и путать их нельзя: первый оформляется по больничному листу с кодом причины нетрудоспособности «05», второй — по заявлению сотрудницы после рождения ребёнка.

Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней есть специализированные документы «Больничный лист» и «Отпуск по уходу за ребёнком», которые автоматически рассчитывают пособия, останавливают начисление зарплаты и формируют данные для СФР (Социального фонда России). В «1С:Бухгалтерии» отпуск по беременности и родам тоже оформляется через документ «Больничный лист», но кадровые возможности там ограничены.

Ниже — полный порядок действий: от получения электронного больничного до проверки расчёта и отражения в отчётности. Инструкция ориентирована на актуальные релизы ЗУП 3.1, но логика применима и к другим конфигурациям с учётом отличий в названиях документов.

Что подготовить перед оформлением отпуска

До ввода документов убедитесь, что в программе корректно заведены базовые данные. Проверьте карточку сотрудницы: дату приёма, должность, график работы и наличие начисления «Оплата по окладу» или аналогичного. Если сотрудница работает по совместительству, пособие в общем случае назначается по одному месту работы, и это влияет на расчёт.

Основание для отпуска — листок нетрудоспособности. Сейчас больничные по беременности и родам оформляются в электронном виде (ЭЛН), и данные поступают из СФР. Если у вас настроен обмен с фондом (через 1С-Отчётность или сервис «1С:СЭДО»), программа сама получит уведомление о закрытии больничного. Если обмен не настроен, номер ЭЛН и период можно ввести вручную по данным из личного кабинета страхователя на сайте фонда.

Также уточните у сотрудницы, не планирует ли она продолжать работу часть периода отпуска — отпуск по беременности и родам предоставляется на основании заявления, и дата начала в документе должна совпадать с заявлением, а не обязательно с датой открытия больничного.

Оформление больничного по беременности и родам в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудницу и месяц начисления. В поле «Номер листка» введите номер ЭЛН — при настроенном обмене с СФР программа подтянет данные автоматически по кнопке «Получить из ФСС/СФР».

Ключевой момент — причина нетрудоспособности: выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После этого программа переключит документ в режим расчёта пособия за весь период отпуска, а не по дням. Период освобождения от работы заполнится из больничного — стандартно это 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности срок больше, и программа возьмёт его из данных листка.

Проверьте средний заработок на вкладке «Оплата»: программа рассчитывает его за два предшествующих календарных года. Если сотрудница в этот период была в отпуске по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — в документе есть соответствующая настройка расчётного периода. Также проверьте страховой стаж: при стаже менее 6 месяцев пособие ограничивается величиной МРОТ.

1. 1
   Получите ЭЛН из СФР или введите номер вручную в документе «Больничный лист»
2. 2
   Укажите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
3. 3
   Проверьте период отпуска, средний заработок и стаж на вкладке «Оплата»
4. 4
   Проведите документ и проверьте сумму пособия в расчётном листке
5. 5
   После родов создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком» при наличии заявления

Расчёт пособия: что начисляет работодатель, а что фонд

Пособие по беременности и родам сейчас полностью выплачивается СФР напрямую сотруднице в рамках проекта «Прямые выплаты», который действует по всей стране. Задача работодателя — корректно рассчитать пособие в 1С и передать в фонд реестр сведений или ответить на запрос фонда. Сама выплата через работодателя не проходит, поэтому в ведомости на выплату эта сумма, как правило, не попадает.

Расчёт выполняется по формуле: средний дневной заработок × количество дней отпуска. Программа автоматически применяет ограничения: пособие не может быть ниже расчёта из МРОТ и выше предельной базы по взносам за расчётные годы. Если сотрудница работает неполный день, средний заработок корректируется пропорционально ставке, но не ниже установленного минимума с учётом этого коэффициента.

НДФЛ и страховыми взносами пособие по беременности и родам не облагается — программа учитывает это автоматически, отдельных настроек делать не нужно. В расчётном листке сотрудницы начисление отобразится с кодом, не входящим в облагаемую базу.

Отпуск по уходу за ребёнком после окончания больничного

Когда больничный по беременности и родам заканчивается, сотрудница вправе написать заявление на отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет. В ЗУП это оформляется документом «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком» (или через журнал «Все отсутствия сотрудников»). Документ создаётся отдельно, автоматически после больничного он не появляется.

В документе укажите дату начала — обычно это день, следующий за окончанием больничного, — и планируемую дату окончания (день, когда ребёнку исполняется 3 года). На вкладке пособий включите начисление «Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и укажите дату рождения ребёнка и очерёдность (первый ребёнок, второй и т.д.) — от этого зависит минимальный размер пособия.

Пособие до 1,5 лет рассчитывается как 40% среднего заработка с учётом минимальных и максимальных ограничений и также выплачивается СФР напрямую. Программа сформирует сведения для фонда при проведении документа или через механизм обмена. Учтите: если сотрудница выходит на работу на неполное время во время отпуска по уходу, право на пособие сохраняется — в ЗУП это оформляется отдельным кадровым переводом на неполный график без прерывания отпуска.

Оформление в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) отпуск по беременности и родам оформляется через раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Больничный лист». Логика та же: указывается причина нетрудоспособности «Отпуск по беременности и родам», программа рассчитывает пособие и формирует данные для СФР. Однако полноценного документа «Отпуск по уходу за ребёнком» в типовой Бухгалтерии нет — пособие до 1,5 лет придётся начислять вручную операцией или через произвольное начисление, что повышает риск ошибок.

Если в компании ведётся полноценный кадровый и расчётный учёт, особенно с несколькими декретными случаями, корректнее использовать ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать только сводные данные для проводок. Это стандартная связка: ЗУП считает, Бухгалтерия отражает в учёте.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полный цикл: больничный, отпуск по уходу, обмен с СФР, кадровые приказы. Подходит при любом количестве сотрудников.

1С:Бухгалтерия 3.0

Оформляет больничный по БиР и расчёт пособия, но отпуск по уходу до 1,5 лет придётся вести вручную. Подходит для микробизнеса с редкими случаями.

ЗУП + Бухгалтерия (синхронизация)

Расчёт в ЗУП, проводки в Бухгалтерии через обмен. Оптимально при отдельных кадровике и бухгалтере.

Проверка результата и передача сведений в СФР

После проведения документов выполните контрольные проверки. Откройте расчётный листок сотрудницы за месяц начала отпуска: там должно быть начисление «Пособие по беременности и родам» (или отпускных по уходу) и отсутствовать оклад за дни отпуска. В табеле учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель Т-13») дни отпуска должны быть отмечены кодом «Р» (отпуск по беременности) или «ОЖ» (уход за ребёнком).

Для передачи данных в фонд используйте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или обмен с СФР: программа формирует сведения о страховом случае и ответы на запросы фонда. Следите за статусом отправки — при отказе фонд присылает протокол с описанием ошибки, чаще всего это несовпадение СНИЛС, периода или реквизитов заявления сотрудницы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Причина нетрудоспособности в больничном

Норма

Код «05 — Отпуск по беременности и родам»

Тревожный признак

Обычное заболевание — пособие посчитается с НДФЛ и оплатой за счёт работодателя

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «Р» или «ОЖ»

Тревожный признак

Дни пустые или стоят явки — зарплата начислится повторно

Статус реестра в СФР

Норма

Принят без замечаний

Тревожный признак

Отказ с протоколом ошибок — требуется исправление и повторная отправка

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление обычного больничного вместо отпуска по беременности и родам. Признак: в расчёте появились «дни за счёт работодателя» и НДФЛ. Исправляется изменением причины нетрудоспособности до передачи сведений в фонд.

Вторая типичная ситуация — двойное начисление: зарплата продолжает начисляться за период отпуска, потому что документ отсутствия не проведён или создан на неверные даты. Проверяйте расчётный листок сразу после проведения. Третья ошибка — забытый документ «Отпуск по уходу за ребёнком»: больничный закончился, а пособие до 1,5 лет не назначено, и сотрудница теряет выплаты. Ставьте контрольную дату окончания больничного в календарь.

Ответы на частые вопросы

Можно ли оформить декрет в 1С без электронного больничного?

Нет, пособие назначается только на основании листка нетрудоспособности. Если обмен с СФР не настроен, узнайте номер ЭЛН в личном кабинете страхователя на сайте фонда и введите его в документ вручную — расчёт и реестр сформируются корректно.

Что делать, если сотрудница хочет заменить годы расчётного периода?

Возьмите у неё письменное заявление о замене лет. В документе «Больничный лист» в ЗУП откройте параметры расчёта среднего заработка и укажите другие расчётные годы — программа пересчитает пособие. Замена допустима, только если она увеличивает размер пособия.

Как оформить выход на неполный день во время отпуска по уходу за ребёнком?

Создайте документ «Кадровый перевод» с изменением графика работы на неполный, не прерывая отпуск по уходу. Право на пособие до 1,5 лет при этом сохраняется, а за отработанное время начисляется зарплата пропорционально ставке.

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия по беременности и родам?

Нет, это пособие не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Если в расчётном листке по налогу появилась сумма с этого начисления — почти наверняка в документе указана неверная причина нетрудоспособности.

Кто выплачивает пособие — работодатель или СФР?

При действующем механизме прямых выплат пособие по беременности и родам и по уходу за ребёнком перечисляет СФР напрямую сотруднице. Работодатель рассчитывает сумму в 1С и передаёт сведения в фонд, деньги через кассу или расчётный счёт компании не проходят.

Как исправить ошибку, если реестр в СФР уже отправлен?

Дождитесь протокола фонда: при ошибке реестр отклонят, и вы сможете исправить документ и отправить сведения повторно. Если данные приняты, но сумма неверна, оформите корректировку сведений через механизм обмена с СФР в разделе отчётности.