Как оформить увольнение сотрудника по собственному желанию в 1С

Увольнение по собственному желанию — самая частая кадровая операция, и в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) она оформляется одним документом «Увольнение», который одновременно фиксирует кадровое событие и рассчитывает причитающиеся выплаты: зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам, претензиям трудовой инспекции и перерасчётам.

Порядок действий практически одинаков в 1С:ЗУП 8.3 ред. 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 8 с включённым кадровым учётом, отличаются только названия разделов и глубина расчётных возможностей. Ниже разобран полный цикл: от проверки заявления и остатка отпуска до печати приказа по форме Т-8, выплаты и проверки отчётности.

Перед началом убедитесь, что в программе заполнены график работы сотрудника, начисления по последний день работы и нет непроведённых отсутствий — от этого зависит корректность расчёта среднего заработка и компенсации.

Проверьте исходные данные перед оформлением

Корректность расчёта при увольнении зависит от данных, введённых раньше. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что все начисления и отсутствия отражены по дату увольнения включительно: больничные, командировки, отпуска без сохранения, прогулы. Незарегистрированное отсутствие исказит расчёт отработанного времени.

Второй контрольный пункт — остаток отпуска. В 1С:ЗУП остаток можно посмотреть по ссылке «Отсутствия» в карточке сотрудника или через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты» → «Остатки отпусков»). Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа при увольнении рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска — это нормально, но сумму стоит сверить вручную.

Третий момент — дата увольнения. По общему правилу сотрудник предупреждает об увольнении за две недели (ст. 80 ТК РФ), но по соглашению сторон срок может быть сокращён. В программе указывается фактическая дата последнего рабочего дня — именно она попадёт в приказ и трудовую книжку.

Контрольные точки

Что проверить до создания документа

Остаток отпуска

Норма

Остаток в отчёте «Остатки отпусков» совпадает с ожиданиями кадровика

Тревожный признак

Остаток отрицательный или явно не соответствует фактическим отпускам — сначала разберитесь с кадровыми документами

Начисления и отсутствия

Норма

Все больничные, командировки и отпуска проведены по дату увольнения

Тревожный признак

Есть непроведённые или отсутствующие документы за расчётный период

Дата увольнения

Норма

Дата совпадает с заявлением сотрудника и согласованным последним рабочим днём

Тревожный признак

Дата в заявлении и планируемая дата в программе расходятся

Создайте документ «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Увольнения» и нажмите «Создать». В шапке документа выберите организацию (если их несколько), сотрудника и укажите дату увольнения. В поле «Основание увольнения» выберите пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — расторжение трудового договора по инициативе работника. Именно эта формулировка попадёт в приказ и запись о трудовой деятельности.

Если в программе включено ведение штатного расписания, документ автоматически освободит ставку сотрудника с даты увольнения. Проверьте, что в поле «Подразделение» и «Должность» подтянулись актуальные данные — они берутся из последнего кадрового перевода.

В поле «Основание» можно указать реквизиты заявления сотрудника (дату и номер, если он присвоен). Это не обязательно для расчёта, но полезно при проверках: документальная связь приказа с заявлением видна прямо в базе.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
3. 3
   Проверьте на вкладке «Начисления и удержания» рассчитанные суммы: зарплату и компенсацию отпуска
4. 4
   Убедитесь, что НДФЛ и взносы рассчитаны, при необходимости откройте подробный расчёт по ссылке
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
6. 6
   Зарегистрируйте выплату через ведомость и проверьте отражение в отчётности

Проверьте расчёт компенсации и зарплаты

На вкладке «Начисления и удержания» документа программа автоматически рассчитывает заработную плату за отработанные дни месяца увольнения и компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсация считается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев и остатка дней отпуска на дату увольнения.

Щёлкните по сумме компенсации — откроется расшифровка с расчётом среднего заработка. Проверьте, какие месяцы попали в расчётный период и не попали ли туда периоды, которые должны исключаться (например, длительный больничный). Если что-то не сходится, чаще всего причина в непроведённых документах отсутствий или в ручных правках начислений в прошлых периодах.

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются на соответствующих вкладках автоматически. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами в полном объёме — в отличие от выходного пособия в пределах трёхкратного заработка, которое при увольнении по собственному желанию обычно не выплачивается.

Напечатайте приказ и оформите трудовую книжку

Из проведённого документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступен приказ по унифицированной форме Т-8, а также записка-расчёт по форме Т-61, в которой отражаются начисленные суммы и компенсация. Если организация использует самостоятельно разработанные формы, их можно подключить через механизм внешних печатных форм.

Запись в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) формируется с формулировкой «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, сведения передаются в ПФР (СФР) отчётом ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) — подраздел кадрового мероприятия «Увольнение» формируется из того же документа.

Сроки важны: отчёт по кадровому мероприятию подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Просрочка грозит штрафом, поэтому отправку ЕФС-1 стоит планировать в день проведения документа «Увольнение».

Зарегистрируйте выплату и окончательный расчёт

Все причитающиеся суммы должны быть выплачены в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). В 1С:ЗУП создайте ведомость (в банк, кассу или через зарплатный проект) по кнопке «Выплатить» из документа «Увольнение» или из раздела «Выплаты». Программа подберёт именно суммы окончательного расчёта.

Обратите внимание на дату выплаты в ведомости: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и срок перечисления налога. Если расчёт выплачивается позже дня увольнения (например, сотрудник отсутствовал), дата выплаты всё равно должна быть реальной — это влияет на отчёт 6-НДФЛ.

Если у сотрудника есть задолженность перед организацией (например, неотработанный аванс или удержание за отпуск, использованный авансом), она отражается в том же документе «Увольнение» на вкладке «Удержания». Помните об ограничении: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать установленную долю заработка, а удержание за неотработанные дни отпуска не производится в отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ.

Особые сценарии увольнения

Увольнение в отпуске или на больничном

Сотрудник может уволиться по собственному желанию во время отпуска или болезни — запрет касается только увольнения по инициативе работодателя. В документе «Увольнение» укажите фактическую дату, программа корректно учтёт уже начисленные отпускные или пособие. Если дата увольнения попадает на период отпуска, остаток отпуска для компенсации пересчитается автоматически.

Увольнение с отработкой, выпадающей на следующий месяц

Если заявление подано в одном месяце, а последний рабочий день — в следующем, документ «Увольнение» создаётся месяцем увольнения. Зарплата за предыдущий месяц начисляется обычным документом «Начисление зарплаты и взносов», а расчёт за месяц увольнения — внутри документа «Увольнение».

Отзыв заявления

Если сотрудник отозвал заявление до дня увольнения, а документ уже проведён, отмените проведение документа «Увольнение» и пометьте его на удаление. Если выплата уже прошла, потребуется сторнирование — в этом случае действуйте через документы корректировки и при необходимости привлекайте специалиста по 1С, чтобы не нарушить последовательность расчётов.

Проверьте результат после проведения

После проведения документа и выплаты откройте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате, совпадающая с ведомостью. Расхождение даже в копейках говорит о том, что ведомость создана до окончательного расчёта и её нужно обновить.

Затем проверьте, что сотрудник исключён из списков работающих: в отчётах по штатной расстановке и в списке сотрудников подразделения он должен отображаться с датой увольнения. Для отчётности сформируйте черновик 6-НДФЛ за соответствующий квартал и убедитесь, что доход и налог по уволенному попали в нужный период по дате выплаты.

Частые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом в 1С?

Технически документ можно провести прошлой датой, но это потребует перерасчёта зарплаты за затронутые периоды и корректировки уже сданной отчётности (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1). Если отчётность по периоду сдана, безопаснее оформить корректирующие документы и уточнённые расчёты, а не просто менять дату.

Что делать, если программа не рассчитала компенсацию за отпуск?

Чаще всего причина в том, что вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении» не назначен или остаток отпуска равен нулю по данным программы. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и настройки начислений. Если остаток нулевой из-за ошибок в старых документах, сначала исправьте кадровые данные, затем пересчитайте документ «Увольнение» по кнопке «Обновить» или перепроведите его.

Как уволить сотрудника, если он работал по совместительству?

Каждое место работы — внутреннее совместительство или основное — оформляется отдельным документом «Увольнение» по соответствующему сотруднику (в 1С совместительство отражается как отдельный элемент справочника). Компенсация отпуска и расчёт считаются по каждому месту работы отдельно.

Нужно ли начислять зарплату за месяц увольнения отдельным документом?

Нет. Документ «Увольнение» сам начисляет зарплату за отработанные дни месяца увольнения. Если провести ещё и «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц до увольнения, сотрудник попадёт в него с полным окладом — возникнет двойное начисление. Правильная последовательность: сначала «Увольнение», затем общее начисление по остальным сотрудникам.

Как распечатать записку-расчёт по форме Т-61?

Откройте проведённый документ «Увольнение», нажмите «Печать» и выберите «Записка-расчёт (Т-61)». На лицевой стороне формы отражаются кадровые данные и остаток отпуска, на оборотной — расчёт среднего заработка и сумм к выплате. Если форма недоступна, проверьте, что документ проведён и в нём рассчитаны начисления.

Что делать, если сотрудник увольняется последним днём месяца?

Месяц увольнения полностью отработан, поэтому он включается в расчётный период среднего заработка. Программа учтёт это автоматически, но проверьте расшифровку среднего заработка: если месяц не попал в расчёт, убедитесь, что дата документа и дата увольнения указаны корректно, и пересчитайте документ.