Как оформить совмещение должностей основному сотруднику в 1С

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в рабочее время по основной должности за отдельную доплату (ст. 60.2 ТК РФ). В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ «Совмещение должностей», который автоматически назначает доплату и учитывает её при расчёте зарплаты. Важно не путать совмещение с внутренним совместительством — это разные кадровые процедуры с разным документальным оформлением.

Ошибка в выборе механизма приводит к неправильному расчёту зарплаты, неверным данным в табеле и проблемам при кадровом аудите. Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек программы до проверки начислений и прекращения совмещения.

Отличие совмещения от совместительства и временного замещения

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в вашей ситуации нужен именно механизм совмещения. В 1С:ЗУП существуют три похожих инструмента, и их смешение — самая частая причина ошибок.

• Совмещение должностей — сотрудник выполняет дополнительную работу в своё основное рабочее время, получает доплату, отдельный трудовой договор не заключается.
• Внутреннее совместительство — работа в свободное от основной работы время, оформляется отдельным трудовым договором и отдельным сотрудником в справочнике.
• Временное исполнение обязанностей (замещение отсутствующего) — тоже оформляется через «Совмещение должностей», но с указанием замещаемого сотрудника.

Сравнение вариантов оформления

Совмещение должностей

Дополнительная работа в основное рабочее время. Документ «Совмещение должностей», доплата, без отдельного договора.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное от основной время. Отдельный трудовой договор, отдельный табельный номер, отдельный график.

Расширение зон обслуживания

Увеличение объёма работы по той же должности. Тоже оформляется через «Совмещение должностей» с соответствующим видом доплаты.

Если сотрудник будет работать по второй должности после окончания основной смены — это совместительство, и документ «Совмещение должностей» не подойдёт: доплата в нём рассчитывается за время, совпадающее с основным графиком.

Подготовительные настройки программы

Документ «Совмещение должностей» доступен не всегда — его видимость зависит от функциональности программы. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления» и установите флажок «Совмещение временно отсутствующих сотрудников» (в некоторых релизах — «Совмещение должностей»).

После включения опции в плане видов расчёта автоматически появляется начисление «Доплата за совмещение должностей». Проверьте его в разделе «Настройка» → «Начисления»: формула обычно имеет вид «ПроцентДоплаты × РасчетнаяБаза» или фиксированная сумма, в зависимости от того, как вы планируете назначать доплату.

Также проверьте, что в штатном расписании (если оно ведётся) по совмещаемой должности есть позиция — это нужно для корректного указания должности в документе и для контроля доплат.

Создание документа «Совмещение должностей»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Совмещение должностей». Также он доступен из журнала «Зарплата» → «Все начисления» в зависимости от настроек интерфейса.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Совмещение должностей»
2. 2
   Выберите сотрудника, которому назначается совмещение
3. 3
   Укажите период совмещения: дату начала и, если известна, дату окончания
4. 4
   Заполните совмещаемую должность (позицию штатного расписания)
5. 5
   Выберите вид совмещения: доплата за совмещение, исполнение обязанностей отсутствующего или расширение зон обслуживания
6. 6
   Укажите размер доплаты: процент или фиксированную сумму
7. 7
   При замещении отсутствующего — выберите замещаемого сотрудника
8. 8
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ

Поле «Вид совмещения» определяет формулировку в приказе и логику начисления. Если совмещение связано с отпуском или болезнью коллеги, выберите вариант «Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника» и укажите его — тогда программа сможет подставить его заработок как базу для расчёта.

Дата окончания необязательна: если срок неизвестен, оставьте поле пустым и завершите совмещение позже отдельным документом. Но если срок известен (например, на период отпуска), лучше указать его сразу — тогда доплата прекратится автоматически без дополнительных действий.

Назначение размера доплаты

Размер доплаты законодательно не ограничен и определяется соглашением сторон. В документе можно указать процент (от оклада совмещаемой должности или от заработка замещаемого сотрудника) либо фиксированную сумму за месяц. При неполном месяце работы программа пересчитает доплату пропорционально отработанному времени автоматически.

Печать приказа и кадровые документы

Из документа доступна печать приказа по унифицированной форме Т-5 (перевод) не подходит — для совмещения типовой формы нет, поэтому используется произвольная форма приказа или дополнительное соглашение к трудовому договору. В ЗУП кнопка «Печать» предлагает встроенные макеты: приказ о совмещении и дополнительное соглашение.

Обязательный комплект бумажных документов: дополнительное соглашение к трудовому договору (с описанием дополнительной работы, срока и размера доплаты) и приказ руководителя. В личную карточку и трудовую книжку запись о совмещении не вносится — это важное отличие от перевода и совместительства.

Как совмещение отражается в расчёте зарплаты

После проведения документа доплата назначается как плановое начисление. При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» строка «Доплата за совмещение должностей» подтянется автоматически за период действия совмещения. Если совмещение начато не с начала месяца, сумма рассчитается пропорционально отработанным дням.

Проверьте результат расчёта в первом месяце вручную: откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и убедитесь, что доплата присутствует, период указан верно, а сумма соответствует ожиданиям. Доплата входит в базу для НДФЛ и страховых взносов автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в расчётном листке

Норма

«Доплата за совмещение должностей» с верным периодом и суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма не пересчитана за неполный месяц

Табель учёта рабочего времени

Норма

Учитывается только время по основной должности, двойных записей нет

Тревожный признак

Появились лишние строки или сотрудник задвоился в отчётах

Начисление после окончания срока

Норма

В следующем месяце доплата отсутствует

Тревожный признак

Доплата продолжает начисляться — документ не закрыт

Прекращение совмещения

Если дата окончания была указана в исходном документе, доплата прекратится сама. Если совмещение бессрочное или его нужно прервать досрочно, создайте документ «Прекращение совмещения должностей»: «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Прекращение совмещения должностей». Укажите сотрудника, дату прекращения и при необходимости основание.

Альтернативный способ — документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» не используются для отмены совмещения: именно «Прекращение совмещения должностей» корректно снимает плановое начисление. После проведения проверьте расчётный листок за следующий месяц — доплаты быть не должно.

Особые ситуации и ограничения

Если в организации ведётся штатное расписание с контролем, при совмещении вакантной должности программа не резервирует ставку — совмещение не занимает штатную единицу, это нормально. Но если совмещаемая должность занята отсутствующим сотрудником, корректно укажите его в документе, чтобы отчёты по замещению были достоверны.

При совмещении нескольких должностей одним сотрудником создайте отдельный документ на каждую должность — так проще управлять сроками и размерами доплат. Один документ с несколькими строками совмещений в типовой конфигурации не предусмотрен.

Если требуется изменить размер доплаты в середине периода, используйте документ «Изменение совмещения должностей» (доступен по ссылке из исходного документа или из журнала) — он создаст новую запись с новой даты, сохранив историю.

Частые вопросы

Нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку?

Нет. Записи о совмещении должностей в трудовую книжку и в сведения о трудовой деятельности (ЭТК) не вносятся. Достаточно дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа. В 1С:ЗУП документ «Совмещение должностей» не формирует данных для отчёта в СФР по кадровым мероприятиям.

Почему в меню нет документа «Совмещение должностей»?

Не включена функциональная опция. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления» и установите флажок совмещения. После этого документ появится в журнале кадровых документов, а в плане видов расчёта — начисление доплаты.

Как доплата считается, если сотрудник болел часть месяца?

Доплата за совмещение рассчитывается пропорционально фактически отработанному времени по основной должности. За дни больничного доплата не начисляется, так как программа учитывает отклонения по табелю автоматически при расчёте зарплаты.

Можно ли оформить совмещение сразу нескольким сотрудникам?

Документ создаётся на одного сотрудника. Для массового оформления нужно создать отдельный документ на каждого работника. Если доплаты однотипные, удобно копировать уже заполненный документ и менять только сотрудника.

Что делать, если доплата не попала в «Начисление зарплаты и взносов»?

Проверьте три вещи: документ «Совмещение должностей» проведён и его период пересекается с расчётным месяцем; начисление «Доплата за совмещение должностей» активно и не помечено как архивное; у сотрудника нет кадрового перевода или увольнения, оборвавшего назначение. После исправления перезаполните документ начисления зарплаты.

Чем совмещение отличается от увеличения объёма работы в программе?

Оба варианта оформляются одним документом «Совмещение должностей» — различается только значение поля «Вид совмещения» и формулировка в приказе. При увеличении объёма работ дополнительная работа выполняется по той же должности, поэтому совмещаемая позиция может совпадать с основной.