Как оформить прогул сотрудника в 1С:ЗУП

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом такое отсутствие нужно зарегистрировать корректно: от этого зависят расчет зарплаты, заполнение табеля, кадровый учет и, при необходимости, увольнение по статье. Ошибка в оформлении приведет к неверному начислению за месяц и проблемам при проверке.

В 1С:ЗУП 8.3 для фиксации прогула используется отдельный документ «Прогул, отсутствие», а в некоторых сценариях — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Выбор зависит от того, подтверждена ли причина отсутствия и нужно ли оплачивать дни. Ниже разобраны оба варианта, настройка видов расчета и проверка результата в табеле.

Что считается прогулом и какие документы есть в 1С

Прогулом считается отсутствие на рабочем месте без уважительной причины в течение всего рабочего дня или более четырех часов подряд в течение дня. Прежде чем вносить данные в программу, кадровая служба должна получить объяснительную от сотрудника либо зафиксировать отказ от ее предоставления — это требование трудового законодательства, а не программы.

В 1С:ЗУП для регистрации отсутствий предусмотрено несколько документов, и важно выбрать правильный:

• «Прогул, отсутствие» — основной документ для фиксации прогула и других неоплачиваемых отсутствий;
• «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» — универсальный документ, доступен при определенных настройках функциональности;
• «Больничный лист» — если отсутствие позже подтвердилось больничным, прогул отменяется и оформляется пособие.

Подготовка: проверка настроек и видов отсутствий

Перед оформлением убедитесь, что в программе включена нужная функциональность. Откройте «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Расчет зарплаты» и проверьте, что доступны документы отсутствий. Если документ «Прогул, отсутствие» не отображается в журнале, вероятнее всего, он скрыт настройками интерфейса или правами пользователя.

За регистрацию прогула отвечает предопределенный вид расчета «Прогул» (или «Отсутствие без оплаты»). Он уже настроен в типовой поставке: не имеет формулы начисления, а работает как вытесняющее отсутствие — уменьшает отработанное время и, соответственно, окладную часть. Менять настройки этого вида расчета без необходимости не стоит.

Как оформить прогул документом «Прогул, отсутствие»

Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» — «Прогулы, отсутствия» в зависимости от настройки интерфейса) и создайте новый документ «Прогул, отсутствие».

Заполните поля документа:

1. Организация и сотрудник — выберите сотрудника, допустившего прогул. Если у него несколько мест работы в организации, укажите конкретное.
2. Дата начала и дата окончания — период отсутствия. Если прогул однодневный, даты совпадают.
3. Вид отсутствия — выберите «Прогул» (буквенный код табеля «ПР»). При необходимости доступны «Отсутствие по невыясненной причине» (код «НН») и другие варианты.
4. Основание — укажите реквизиты акта о прогуле или служебной записки, если ведете документальное оформление.

Проведите документ. Программа автоматически зарегистрирует отсутствие: дни прогула будут вытеснены из отработанного времени, а при расчете зарплаты за месяц сумма по окладу уменьшится пропорционально пропущенным дням.

1. 1
   Получите акт о прогуле и объяснительную (или акт об отказе) — до ввода данных в программу
2. 2
   Откройте «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» — «Создать» — «Прогул, отсутствие»
3. 3
   Укажите сотрудника, период отсутствия и вид «Прогул»
4. 4
   Проведите документ и проверьте табель: дни должны быть отмечены кодом «ПР»
5. 5
   Выполните расчет зарплаты за месяц и убедитесь, что начисление уменьшилось корректно

Если причина отсутствия еще не выяснена

На практике часто бывает, что сотрудник не вышел на работу, а причина неизвестна — возможно, он заболел и позже принесет больничный. В этом случае сразу оформлять прогул рискованно: если отсутствие подтвердится больничным, придется сторнировать документ и пересчитывать зарплату.

Для таких ситуаций используйте вид отсутствия «Отсутствие по невыясненной причине» (код «НН» в табеле). Он также не оплачивается, но корректно отражает статус: время не засчитывается как прогул до выяснения обстоятельств. Когда сотрудник предоставит объяснение или больничный, документ отменяется и оформляется нужный: «Прогул, отсутствие» или «Больничный лист».

Какой вид отсутствия выбрать

Прогул (ПР)

Причина выяснена, уважительных оснований нет. Не оплачивается, является основанием для дисциплинарного взыскания.

Отсутствие по невыясненной причине (НН)

Сотрудник не вышел, причина неизвестна. Временная мера до получения объяснений или больничного.

Больничный лист

Отсутствие подтверждено листком нетрудоспособности. Оплачивается по правилам пособий, прогул не оформляется.

Как прогул влияет на зарплату и табель

Документ «Прогул, отсутствие» работает как вытесняющее начисление: дни прогула исключаются из нормы отработанного времени. При расчете документом «Начисление зарплаты и взносов» оплата по окладу (или тарифу) уменьшится пропорционально количеству пропущенных дней относительно нормы по графику сотрудника.

Проверить результат можно двумя способами. Во-первых, откройте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате»): дни прогула должны быть помечены кодом «ПР», а итоговое отработанное время — уменьшено. Во-вторых, в расчетном листке сотрудника строка оплаты по окладу покажет уменьшенную сумму, а отсутствие отобразится отдельной строкой без начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

Дни прогула отмечены кодом «ПР», отработанное время уменьшено

Тревожный признак

Дни пустые или стоит код «Я» — документ не проведен или не попал в период

Расчетный листок сотрудника

Норма

Оклад начислен за фактически отработанное время, есть строка отсутствия без оплаты

Тревожный признак

Оклад начислен полностью — прогул не учтен в расчете

Документ «Прогул, отсутствие»

Норма

Проведен, период и вид отсутствия указаны верно

Тревожный признак

Документ в статусе черновика или помечен на удаление

Увольнение за прогул

Если принято решение об увольнении сотрудника за прогул (по соответствующему основанию Трудового кодекса), в программе оформляется стандартный документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения»). В поле «Основание увольнения» выберите нужный пункт статьи из справочника оснований.

Порядок важен: сначала должен быть зафиксирован сам факт прогула (документом отсутствия и актом), соблюдена процедура запроса объяснений, и только затем издается приказ об увольнении. В программе это означает: документ «Прогул, отсутствие» вводится раньше или в том же периоде, что и увольнение. При проведении увольнения программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчет.

Типичные ошибки и ограничения

Учтите ограничение: один сотрудник не может иметь два пересекающихся отсутствия одновременно. Если на период прогула уже зарегистрирован отпуск или командировка, программа выдаст предупреждение. Сначала разберитесь с существующим документом — отмените или скорректируйте его.

Если прогул нужно отменить (например, сотрудник принес больничный), не редактируйте проведенный документ «в лоб». Создайте на его основании сторно или пометьте документ на удаление до расчета зарплаты, а затем введите корректный документ. После любых изменений выполните перерасчет месяца и сверьте табель.

Частые вопросы

Можно ли оформить прогул на часть рабочего дня?

Да, если отсутствие длилось более четырех часов подряд, это уже прогул по законодательству. В документе указывается день целиком; почасовой учет прогула в типовой конфигурации не предусмотрен — отсутствие регистрируется в днях по графику сотрудника.

Что делать, если сотрудник прогулял, а потом принес больничный на эти дни?

Отмените (пометьте на удаление или сторнируйте) документ «Прогул, отсутствие» и оформите «Больничный лист» на соответствующий период. После этого выполните перерасчет зарплаты за месяц: вытеснение по прогулу исчезнет, появится начисление пособия.

Почему прогул не уменьшил зарплату при расчете?

Чаще всего документ не проведен, введен после расчета зарплаты за месяц, либо период отсутствия не попадает в расчетный месяц. Проверьте статус документа, его даты и выполните повторный расчет сотрудника в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Каким кодом отражается прогул в табеле?

Буквенным кодом «ПР» (цифровой код 24). Если причина отсутствия еще не выяснена, используется код «НН» (цифровой 30). Коды подставляются автоматически из вида отсутствия, указанного в документе.

Нужно ли оформлять прогул, если сотрудник увольняется в тот же день?

Да, факт отсутствия должен быть зарегистрирован до или одновременно с увольнением — иначе день попадет в табель как отработанный или останется пустым, а расчет будет неверным. Документ «Прогул, отсутствие» вводится на день прогула, затем оформляется увольнение.

Можно ли оформить прогул сразу нескольким сотрудникам?

Документ «Прогул, отсутствие» оформляется на одного сотрудника. Для массовой регистрации отсутствий создавайте отдельные документы на каждого — это обеспечит корректный учет по каждому табелю и расчетному листку.