Как в 1С оформить прием на работу ранее уволенного сотрудника

Повторный прием уволенного сотрудника в 1С:ЗУП часто вызывает ошибку: кадровик пытается «оживить» старую карточку работника, хотя программа требует создать новый элемент справочника «Сотрудники» и оформить отдельный документ «Прием на работу». Это не прихоть системы, а принципиальный момент: физическое лицо в базе остается прежним, а каждый период работы — это новый трудовой договор со своими начислениями, отпусками и стажем. Если оформить возврат неправильно, сотрудник «повиснет» в отчетах дважды, а расчет среднего заработка и стажа исказится.

Главная сложность — правильно связать нового сотрудника с уже существующим физическим лицом, чтобы не задвоить личные данные и не «потерять» историю: стаж, льготы, вычеты по НДФЛ, сведения для отчетности. Если создать дубликат физического лица, программа будет считать налоги и формировать отчеты по двум разным людям, что приведет к ошибкам в расчетах и расхождениям с данными ФНС и СФР.

Ниже разобран полный порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также особенности для тех, кто ведет кадровый учет в 1С:Бухгалтерии.

Почему нельзя просто «отменить увольнение»

Первое, что приходит в голову, — отменить документ увольнения и продолжить работу со старой карточкой. Это допустимо только в одном случае: если сотрудник фактически не увольнялся, а документ был создан ошибочно. Тогда увольнение помечают на удаление или отменяют проведение, и учет продолжается без разрыва.

Если же увольнение было реальным — человек получил расчет, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), отработал какое-то время вне компании, — отменять документ нельзя. Трудовые отношения были прекращены, и новый прием — это новый трудовой договор с новым номером и датой. Попытка «сшить» два периода работы в один исказит стаж, расчет среднего заработка, отпускные права и отчетность.

Шаг 1. Создание нового сотрудника без дубля физического лица

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника начните вводить фамилию, имя и отчество. Программа автоматически выполнит поиск по справочнику «Физические лица» и покажет подсказку со списком похожих людей, уже существующих в базе.

Выберите из списка нужное физическое лицо — то, которое соответствует возвращающемуся работнику. Все личные данные (дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес) подтянутся автоматически. Если человек сменил фамилию или паспорт за время отсутствия, внесите изменения в карточку физического лица через соответствующие документы изменения личных данных, а не создавайте нового человека.

Если подсказка не появилась или вы ее проигнорировали, программа создаст новое физическое лицо — и в базе окажется дубликат. Обнаружить это можно по отчетам, где один и тот же человек фигурирует дважды с разными периодами. Исправляется дубликат обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование») с заменой ссылок, но лучше не допускать такой ситуации изначально.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
2. 2
   Начните вводить ФИО и дождитесь подсказки о найденных физических лицах
3. 3
   Выберите существующее физическое лицо из списка
4. 4
   Проверьте актуальность ИНН, СНИЛС, паспортных данных
5. 5
   Укажите дату приема и подразделение, сохраните карточку

Шаг 2. Оформление документа «Прием на работу»

Новый сотрудник создан, но кадровое событие еще не зарегистрировано. Оформите документ «Прием на работу»: из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ» → «Прием на работу» или через журнал «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».

В документе укажите дату приема (первый рабочий день по новому договору), подразделение, должность, график работы и вид занятости. Номер и дату трудового договора введите новые — продолжать нумерацию старого договора нельзя, это новый правовой акт. На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад, надбавки, премии — по текущим условиям, даже если они совпадают со старыми.

Обратите внимание на дату приема: она не должна попадать в период предыдущего трудового договора. Программа проверит пересечение и выдаст предупреждение, если в прошлый период работы еще есть незакрытые начисления или незавершенные отсутствия.

Шаг 3. Что проверить в данных физического лица

Поскольку личные данные хранятся в справочнике «Физические лица» и используются обоими периодами работы, их нужно актуализировать до расчета первой зарплаты. Пройдите по ссылке «Личные данные» в карточке сотрудника и проверьте ключевые блоки.

• Документ, удостоверяющий личность. Если паспорт заменен, внесите новый через «Изменение документа» — старый останется в истории.
• ИНН и СНИЛС. Должны совпадать с данными, которые ФНС и СФР уже знают по прошлым отчетам. Ошибка в одной цифре создаст в отчетности нового человека.
• Адрес и регистрация. Влияют на территориальные условия и некоторые отчетные формы.
• Инвалидность, льготы, статус налогового резидента. Проверьте актуальность — за время отсутствия ситуация могла измениться.

Шаг 4. Налоги, вычеты и отчетность при повторном приеме

Для НДФЛ налоговый агент считает налог нарастающим итогом с начала года по каждому физическому лицу. Поскольку новый сотрудник привязан к тому же физическому лицу, программа корректно учтет доходы и налог за оба периода работы в текущем году — если увольнение и повторный прием были в одном календарном году. Именно поэтому дубли физических лиц так опасны: при дубле итоги разорвутся.

Стандартные вычеты на детей не возобновляются автоматически: заявление сотрудника действует до конца года или до изменения условий, но при новом трудовом договоре безопаснее получить заявление заново и оформить документ «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Проверьте документ «Уведомление о вычетах» и статус резидента.

Для отчетности в СФР повторный прием — это новое кадровое событие. Прием отражается в отчете ЕФС-1 (подраздел о стаже и кадровых событиях) в установленные сроки, а в персонифицированных сведениях о физлицах человек появится с месяца нового приема. Убедитесь, что в настройках учетной политики корректно настроена передача сведений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Новый сотрудник со своей датой приема, привязан к существующему физлицу

Тревожный признак

Создано второе физическое лицо с тем же СНИЛС

Расчет НДФЛ

Норма

Налог считается с учетом доходов за оба периода года

Тревожный признак

НДФЛ считается «с нуля», вычеты применяются дважды

Отчет ЕФС-1

Норма

Прием отражен как новое кадровое событие, ошибок при проверке нет

Тревожный признак

Программа ругается на дубль СНИЛС или расхождение персональных данных

Шаг 5. Отпуска, стаж и средний заработок

Право на отпуск при новом трудовом договоре начинает накапливаться заново: рабочий год для отпуска отсчитывается с новой даты приема. Остатки неиспользованных отпусков за прошлый период работы должны были быть компенсированы при увольнении — переносить их на новый договор нельзя.

Средний заработок для отпускных и командировок в первые месяцы после повторного приема рассчитывается только из начислений нового периода работы. Начисления прошлого трудового договора в расчет не включаются — программа делает это автоматически, поскольку сотрудник оформлен как новый элемент справочника.

Страховой стаж для пособий, напротив, накапливается по физическому лицу и не прерывается. Если в карточке физлица стаж был заполнен корректно, новые больничные будут рассчитаны с учетом всей истории, включая работу у других работодателей — при условии, что сотрудник подтвердил ее документально.

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 механика аналогична, но проще. В справочнике «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры») создайте нового сотрудника и выберите существующее физическое лицо из подсказки. Документ «Прием на работу» оформляется из карточки сотрудника или журнала кадровых документов.

Ограничение простого кадрового учета в Бухгалтерии: нет детального учета отпусков, стажей и штатного расписания в объеме ЗУП. Если компания растет и кадровые процессы усложняются, повторные приемы и история договоров — один из аргументов в пользу перехода на ЗУП.

Сравнение вариантов

Новый сотрудник + существующее физлицо

Правильный способ при реальном увольнении и возврате. Сохраняет историю налогов и стажа, корректную отчетность.

Отмена документа увольнения

Допустимо только если увольнение было ошибочным и по нему не выплачены деньги и не сдана отчетность. Иначе приведет к искажению учета.

Новое физическое лицо (дубль)

Грубая ошибка: разрывается нарастающий итог НДФЛ, отчеты уходят с дублем человека, потребуется слияние дублей и корректировка отчетности.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем при повторном приеме возникает не из-за сложности процедуры, а из-за невнимательности на первом шаге. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Если дубль физического лица все же создан, не удаляйте его вручную, пока по нему есть проведенные документы. Используйте штатную обработку поиска и удаления дублей с заменой ссылок, затем перепроверьте расчеты НДФЛ за весь год и при необходимости сдайте уточненные отчеты.

Перед повторным приемом полезно открыть старый документ «Увольнение» и убедиться, что по нему выплачены все суммы и нет задолженности. Если остались невыплаченные компенсации, сначала закройте расчеты по старому периоду — иначе долг «повиснет» и усложнит сверку по 70-му счету.

Частые вопросы

Можно ли восстановить старую карточку сотрудника вместо создания новой?

Нет, если увольнение было реальным. Старая карточка отражает завершенный трудовой договор. Новый прием оформляется новым элементом справочника «Сотрудники», привязанным к тому же физическому лицу. Восстановление старой карточки возможно только при отмене ошибочного увольнения.

Что делать, если сотрудник вернулся в том же году — вычеты на детей продолжают действовать?

Заявление на вычеты оформляется на конкретный период работы. При новом трудовом договоре возьмите заявление заново и создайте новый документ «Заявление на вычеты НДФЛ». Программа учтет доходы за оба периода нарастающим итогом и применит вычеты в пределах годового лимита.

Нужно ли заново заполнять стаж для больничных?

Нет, страховой стаж хранится в карточке физического лица и сохраняется между периодами работы. Но проверьте его актуальность: если человек работал в другой организации между увольнением и возвратом, этот период нужно добавить на основании подтверждающих документов.

Сотрудник при повторном приеме сменил фамилию. Как оформить?

Не создавайте новое физическое лицо. В карточке существующего физлица оформите изменение ФИО (история изменений сохраняется с указанием даты) и обновите данные паспорта. В отчетность уйдет актуальная фамилия, а связь с прежними данными сохранится по СНИЛС и ИНН.

Как проверить, что в базе нет дубля физического лица?

Откройте справочник «Физические лица» и выполните поиск по СНИЛС или ИНН — один человек должен встречаться один раз. Дополнительно используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование»: она найдет совпадения по ключевым реквизитам.

Пересчитывается ли средний заработок с учетом прошлого периода работы?

Нет. Для отпускных и командировочных по новому трудовому договору в расчет берутся только начисления нового периода работы. Начисления до увольнения не включаются — программа делает это автоматически, так как оформлен новый сотрудник.