Как в 1С оформить приём на работу сотрудника

Приём на работу — первый кадровый документ, с которого начинается история сотрудника в программе. От корректности его оформления зависят начисление зарплаты, расчёт страховых взносов, формирование отчётности в СФР и ПФР, а также трудовые гарантии работника. Ошибки на этом этапе потом приходится исправлять сторнированием и перерасчётами, поэтому заполнять документ нужно внимательно с первого раза.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (релизы 3.1), но логика действий схожа и в 1С:Бухгалтерии 8 с модулем зарплаты, и в 1С:Комплексная автоматизация. Различия касаются в основном расположения разделов меню — сам набор реквизитов кадрового приказа практически одинаков.

Перед оформлением приёма убедитесь, что в программе заполнены базовые настройки: создана организация, настроены учётная политика и графики работы, при необходимости — штатное расписание. Если какие-то справочники пусты, документ приёма либо не сохранится, либо проведётся с неполными данными.

Подготовка: что должно быть заполнено до приёма

Документ приёма опирается на справочники. Если нужного элемента нет, программа предложит создать его «на лету», но лучше подготовить данные заранее — так меньше риска ошибиться в спешке.

Минимальный набор перед оформлением приёма:

• организация с заполненными реквизитами и учётной политикой по зарплате;
• подразделение, в которое принимается сотрудник;
• должность из справочника «Должности»;
• график работы сотрудника (пятидневка, сменный график и т.д.);
• виды начислений: оклад по дням, оклад по часам, надбавки, премии;
• при ведении штатного расписания — свободная штатная единица.

Создание карточки физического лица

Сотрудник в 1С:ЗУП состоит из двух связанных объектов: физическое лица (паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адреса) и собственно сотрудник — связка физлица с организацией и местом работы. Если человек уже работал в компании ранее, не создавайте дубликат физлица: найдите существующий по ФИО, СНИЛС или ИНН.

При создании нового физлица заполните:

• ФИО полностью, как в паспорте — от этого зависят персонифицированные сведения и справки;
• дату рождения и пол;
• СНИЛС и ИНН — обязательны для отчётности в СФР;
• серию и номер документа, удостоверяющего личность, дату выдачи и кем выдан;
• адрес регистрации и фактического проживания;
• статус налогового резидента — влияет на ставку НДФЛ;
• сведения об инвалидности, льготах, вычетах на детей — если применимо.

Ошибка в СНИЛС или дате рождения всплывёт при сдаче отчётности: файл не пройдёт форматно-логический контроль. Проверяйте данные по оригиналам документов, а не со слов сотрудника.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ находится в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения или Кадры → Все кадровые документы → Приём на работу. Создайте новый документ и заполните поля последовательно.

1. 1
   Укажите организацию и дату приёма — дата документа и дата начала работы могут отличаться
2. 2
   Выберите сотрудника или создайте новое физическое лицо
3. 3
   Заполните подразделение и должность (или позицию штатного расписания)
4. 4
   Укажите вид занятости: основное место работы или совместительство
5. 5
   Назначьте график работы и количество ставок
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» добавьте начисления: оклад, надбавки, премии
7. 7
   Заполните вкладки «Трудовой договор» (номер и дата), «Дополнительно» при необходимости
8. 8
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или самостоятельной форме

Ключевые поля, на которых чаще всего ошибаются:

• Дата приёма — с этого дня сотруднику начисляется зарплата и считается стаж. Если принять «задним числом» в уже рассчитанном периоде, программа предложит доначислить зарплату при следующем расчёте;
• Количество ставок — для полставки укажите 0,5. Оклад в документе обычно указывается за полную ставку, а фактическое начисление рассчитается пропорционально;
• График работы — определяет норму времени. Неверный график даёт неправильный расчёт оклада при неполном отработанном месяце;
• Вид договора — трудовой договор или ГПХ. Для договоров ГПХ приём на работу не оформляется, используется документ «Договор (работы, услуги)».

Приём по совместительству и совмещению

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом приёма: создаётся новый сотрудник, привязанный к тому же физлицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство». Внешний совместитель принимается как обычный сотрудник с соответствующим видом занятости.

Совмещение должностей — это не приём, а доплата за расширение обязанностей. Оно оформляется документом «Совмещение должностей» и не создаёт новую запись в штатке.

Назначение начислений и проверка оплаты труда

На вкладке «Оплата труда» добавьте все плановые начисления. Для окладника это «Оплата по окладу» с указанием суммы, для почасовой оплаты — «Оплата по часовому тарифу». Районный коэффициент и северная надбавка подтягиваются автоматически из настроек организации или подразделения, если они там заданы.

Обратите внимание на колонку «ФОТ»: программа показывает плановый фонд оплаты труда с учётом количества ставок. Сверьте его с суммой, согласованной в трудовом договоре, — расхождение означает, что где-то указана неверная сумма или ставка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке работающих

Норма

Отображается в разделе «Кадры → Сотрудники» с датой приёма

Тревожный признак

Сотрудника нет или дата пустая — документ не проведён

Плановые начисления

Норма

В карточке сотрудника на вкладке «Начисления» виден оклад и надбавки

Тревожный признак

Список пуст — начисления не добавлены в документ приёма

Расчёт зарплаты за первый месяц

Норма

В «Начисление зарплаты и взносов» оклад рассчитан пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Начисление нулевое или за полный месяц — проверьте график и дату приёма

Приказ о приёме и электронные кадровые документы

После проведения документа из него печатается приказ о приёме по унифицированной форме Т-1 или по самостоятельно утверждённой форме организации. Печатная форма доступна по кнопке «Печать» в документе.

Если в организации ведётся кадровый электронный документооборот (КЭДО), приказ можно подписать электронной подписью и отправить сотруднику на ознакомление прямо из 1С — при подключённой интеграции с сервисом 1С:Кабинет сотрудника или 1С:Подпись. Без КЭДО приказ распечатывается и подписывается на бумаге.

Сведения о приёме в электронную трудовую книжку передаются отчётом ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР. В 1С:ЗУП он формируется в разделе отчётности по персонифицированным сведениям; срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после даты приказа о приёме.

Типичные ошибки при оформлении приёма

Большинство проблем с приёмом всплывают не сразу, а при первом расчёте зарплаты или сдаче отчётности. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Если ошибка обнаружена до расчёта зарплаты, просто исправьте и перепроведите документ. Если зарплата уже начислена — исправление документа приёма потребует перерасчёта, а в ряде случаев корректнее оформить кадровый перевод или изменение оплаты труда, чем править исходный приём.

Проверка результата после проведения

После оформления приёма выполните контрольную проверку — это займёт несколько минут и избавит от перерасчётов.

1. Откройте список сотрудников и убедитесь, что новый сотрудник отображается с правильной датой приёма, подразделением и должностью.
2. В карточке сотрудника проверьте плановые начисления и ФОТ.
3. Сформируйте кадровый отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» — сотрудник должен в них попадать.
4. Создайте черновик «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и проверьте, что сотрудник подбирается и оклад считается пропорционально отработанному времени.
5. Проверьте, что сформирован и отправлен отчёт ЕФС-1 по событию приёма.

Удобно завести внутренний чек-лист приёма: данные физлица, документ приёма, приказ, ЕФС-1, проверка расчёта. Когда приёмов много, именно пропуск одного шага — например, неотправленный ЕФС-1 — становится источником штрафов и доработок.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически программа позволяет указать любую дату. Если период ещё не рассчитан, проблем не будет — зарплата начислится с даты приёма. Если период закрыт, приём задним числом вызовет доначисления и потребность в уточнённой отчётности, поэтому такие ситуации лучше согласовывать с расчётчиком заранее.

Чем приём отличается от договора ГПХ в 1С?

Приём — это трудовые отношения: сотрудник включается в штат, ему начисляется оклад, считаются отпуска и стаж. Договор ГПХ оформляется отдельным документом «Договор (работы, услуги)», по нему нет отпусков и больничных, а отчётность и взносы рассчитываются иначе.

Как принять сотрудника на 0,5 ставки?

В документе приёма в поле «Количество ставок» укажите 0,5. Оклад обычно вводится за полную ставку, и программа сама посчитает начисление пропорционально. Проверьте ФОТ в документе — он должен соответствовать сумме в трудовом договоре.

Что делать, если сотрудник уже работал в организации раньше?

Не создавайте новое физическое лицо. Найдите существующее по СНИЛС или ФИО и оформите новый документ приёма на это физлицо — создастся новый сотрудник, а история прежних периодов работы сохранится. Дубликаты физлиц приводят к ошибкам в отчётности.

Обязательно ли вести штатное расписание для приёма?

Нет, в настройках учётной политики штатное расписание можно отключить — тогда в приёме выбираются просто подразделение и должность. Но для контроля вакансий, ставок и ФОТ штатка полезна, особенно когда сотрудников больше нескольких десятков.

Какой отчёт подаётся при приёме в СФР?

Подаётся ЕФС-1 с подразделом 1.1 (кадровое событие «Приём») не позднее следующего рабочего дня после даты приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически на основании проведённого документа приёма и отправляется через 1С-Отчётность.