Как оформить пособие на погребение умершего сотрудника в 1С

Когда сотрудник умирает, работодатель может столкнуться с обращением родственников за пособием на погребение. В зависимости от ситуации выплата оформляется либо через Социальный фонд России (СФР), либо за счёт работодателя с последующим возмещением. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм, который важно настроить корректно, чтобы не исказить НДФЛ, страховые взносы и отчётность.

Ошибки в оформлении такой выплаты встречаются часто: бухгалтеры проводят пособие как обычную материальную помощь, облагают его налогами или неправильно указывают получателя. В результате приходится подавать уточнённые расчёты и объясняться с фондом. Ниже разобран полный порядок действий — от первичных документов до проверки отчётности.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты. В 1С:Бухгалтерии 8 логика похожа, но часть операций выполняется вручную через операции, введённые вручную.

Кто выплачивает пособие и в каких случаях

Пособие на погребение гарантировано статьёй 10 Федерального закона № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле». Если умерший был застрахован по обязательному социальному страхованию (то есть работал по трудовому договору), пособие выплачивает либо работодатель, либо территориальный орган СФР — в зависимости от того, действует ли в регионе механизм прямых выплат.

В регионах с прямыми выплатами, которые сейчас составляют почти всю территорию страны, пособие на погребение выплачивает непосредственно СФР. Работодатель в этом случае только передаёт в фонд заявление и подтверждающие документы, полученные от родственников. Деньги на счёт заявителя перечисляет сам фонд.

Если работодатель по какой-то причине выплачивает пособие сам (например, в рамках зачётной системы или по договорённости с фондом), сумма впоследствии возмещается или засчитывается в счёт уплаты взносов. Точный размер пособия ежегодно индексируется, актуальную величину следует уточнять на сайте СФР — не полагайтесь на цифры из старых инструкций.

Какие документы нужны до начала работы в 1С

Прежде чем создавать документы в программе, соберите пакет бумаг от заявителя. Без них выплату оформлять нельзя — ни в учёте, ни фактически. Стандартный перечень включает заявление о выплате пособия, справку о смерти по форме из загса (именно справку, а не свидетельство о смерти) и документы, подтверждающие личность заявителя.

Если похороны оплатило не физическое лицо, а организация (например, ритуальное агентство по поручению родственников), потребуются платёжные документы. Выплата в любом случае производится тому, кто фактически нёс расходы на погребение, а не обязательно ближайшему родственнику.

Отдельно проверьте, оформлено ли в программе прекращение трудового договора с умершим сотрудником. Увольнение в связи со смертью оформляется пунктом 6 части 1 статьи 83 ТК РФ документом «Увольнение» с соответствующим основанием. Это важно сделать до расчёта пособия, чтобы корректно закрыть все начисления по сотруднику.

1. 1
   Получите от заявителя заявление и справку о смерти из загса
2. 2
   Оформите увольнение сотрудника по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
3. 3
   Проверьте, что все начисления и удержания по сотруднику закрыты
4. 4
   Создайте начисление пособия на погребение с необлагаемым видом дохода
5. 5
   Оформите выплату на получателя — заявителя, а не умершего
6. 6
   Передайте документы в СФР, если действуют прямые выплаты

Настройка вида начисления в 1С:ЗУП

Штатного предопределённого начисления «Пособие на погребение» в типовой конфигурации обычно нет, поэтому его создают вручную. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый элемент. В поле «Назначение начисления» укажите «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу» или «Ежемесячно» в зависимости от того, как планируете проводить выплату.

Ключевой момент — вкладка «Налоги, взносы, учёт». В поле «НДФЛ» выберите «Не облагается», в поле «Страховые взносы» — вид дохода «Не является объектом обложения» (или аналогичный вариант, предлагаемый вашей версией программы). В настройках отражения в учёте укажите счёт, на котором у вас принято отражать расчёты с СФР или прочие выплаты социального характера.

Если пособие выплачивается не сотруднику, а стороннему получателю, начисление часто оформляют через документ «Прочие доходы» (раздел «Зарплата»), где получателем можно указать физическое лицо, не являющееся сотрудником. Проверьте, что выбранный вид прочего дохода также настроен как необлагаемый.

Оформление начисления и выплаты

Когда пособие выплачивает работодатель с последующим возмещением, создайте документ, соответствующий выбранному способу начисления: «Разовое начисление», «Премия» с нужным видом начисления или «Прочие доходы». Укажите сумму пособия согласно заявлению и актуальному размеру, установленному законодательством.

Выплату оформите документом «Ведомость» — в банк, кассу или через зарплатный проект, в зависимости от того, как заявитель просит перечислить деньги. Если получатель не является сотрудником, убедитесь, что его карточка физического лица создана в справочнике и указаны корректные банковские реквизиты.

После проведения ведомости сформируйте расчётный листок или справку по начислению и сверьте: сумма пособия должна пройти как необлагаемый доход, без НДФЛ и взносов. Если пособие выплачивает СФР напрямую, в 1С достаточно отразить передачу документов в фонд — саму выплату в учёте работодатель не проводит.

Кто выплачивает пособие

Прямые выплаты через СФР

Работодатель передаёт заявление и справку о смерти в фонд, деньги платит СФР. В 1С начисление работодателем не оформляется.

Выплата работодателем с возмещением

Работодатель начисляет и выплачивает пособие, затем возмещает расходы через фонд. Требуется корректное начисление в 1С и отражение в отчётности.

Отражение в отчётности и возмещение из СФР

Пособие, выплаченное работодателем, отражается в расчёте по страховым взносам как сумма, не подлежащая обложению, и в приложениях, связанных с расходами на социальное страхование. В 6-НДФЛ необлагаемое пособие, как правило, не включается, если вид дохода настроен корректно. Проверьте заполнение отчётов после проведения всех документов.

Для возмещения расходов подайте в СФР заявление с подтверждающими документами. В 1С:ЗУП для обмена с фондом используется механизм «1С-Отчётность» или документы обмена с СФР. Реквизиты выплаты и заявителя должны совпадать с бумажными документами — расхождения приводят к отказу в возмещении.

Если по умершему сотруднику остались невыплаченные зарплата и компенсации, они оформляются отдельно: такие суммы выдаются членам семьи в порядке, установленном статьёй 141 ТК РФ, и в 1С проводятся через ведомость на выплату с указанием получателя.

Проверка результата и типовые проблемы

После завершения всех операций выполните контрольную сверку. Откройте отчёт «Анализ начислений и удержаний» или «Полное свод начислений» за период выплаты и найдите сумму пособия. В графах НДФЛ и взносов по этой строке должны стоять нулевые значения, а сама сумма должна попасть в необлагаемые выплаты.

Сверьте обороты по счетам учёта расчётов с СФР: выплаченное пособие должно уменьшить задолженность перед фондом или сформировать дебиторку к возмещению. Если сумма «зависла» на счёте расчётов с персоналом, проверьте способ отражения в настройках начисления.

При расхождениях не спешите править документы задним числом в закрытом периоде — сначала выясните причину через расшифровку отчёта. Часто проблема решается исправлением настройки вида начисления и перепроведением документа текущей датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ по пособию в своде начислений

Норма

Сумма налога равна нулю

Тревожный признак

НДФЛ рассчитан — неверный вид дохода в настройках начисления

Страховые взносы с суммы пособия

Норма

Взносы не начисляются

Тревожный признак

Взносы рассчитаны — исправьте настройку обложения взносами

Получатель в ведомости на выплату

Норма

Указан заявитель — родственник или иное лицо, оплатившее похороны

Тревожный признак

Получателем стоит умерший сотрудник

Отражение в РСВ

Норма

Сумма проходит как необлагаемая выплата

Тревожный признак

Пособие попало в облагаемую базу

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить пособие на погребение наличными из кассы?

Да, выплата возможна через кассу документом «Ведомость в кассу». Получатель предъявляет паспорт, а в расходном документе указываются его данные и реквизиты справки о смерти. Храните копию заявления и справки вместе с кассовыми документами.

Что делать, если за пособием обратился не родственник, а знакомый, оплативший похороны?

Закон допускает выплату любому лицу, фактически взявшему на себя расходы на погребение. Потребуйте заявление, справку о смерти и документы, подтверждающие оплату ритуальных услуг. В 1С получателем указывается именно это лицо.

Нужно ли удерживать алименты или долги по исполнительным листам из пособия?

Нет. Пособие на погребение относится к выплатам, на которые не обращается взыскание по исполнительным документам. При правильной настройке вида начисления программа не включит его в базу удержаний.

Как оформить выплату, если в регионе действуют прямые выплаты СФР?

Работодатель принимает от заявителя заявление и справку о смерти и передаёт их в фонд — через «1С-Отчётность» или на бумаге. Само пособие начисляет и выплачивает СФР, поэтому документы начисления в 1С работодатель не создаёт.

Куда в 1С вносить остаток зарплаты умершего сотрудника?

Невыплаченная зарплата выдаётся члену семьи по его заявлению на основании ст. 141 ТК РФ. В 1С:ЗУП оформляется обычная ведомость на выплату, но получателем указывается родственник. Такие суммы имеют особый порядок обложения НДФЛ — уточните актуальные правила перед выплатой.

Что делать, если пособие ошибочно обложили НДФЛ и выплатили?

Проведите сторнирование начисления документом «Сторнирование начислений», исправьте настройки вида начисления и создайте документ заново с корректными параметрами. Излишне удержанный налог верните получателю, а в налоговую подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ.