Другое · 10 мин
Как в 1С оформить отпуск с последующим увольнением по собственному желанию
Как оформить отпуск с последующим увольнением по собственному желанию в 1С:ЗУП: документы, расчёт компенсации и отпускных, приказ Т-60 и типичные ошибки.
Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник сначала уходит в оплачиваемый отпуск, а днём увольнения считается последний день этого отпуска. Право на такой вариант даёт статья 127 ТК РФ, но только по согласованию с работодателем: это не обязанность организации, а её возможность. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для такого случая предусмотрен отдельный механизм, который позволяет оформить оба события одним документом и не потерять при этом ни отпускные, ни окончательный расчёт.
Главная особенность в том, что деньги сотруднику нужно выплатить в разные сроки: отпускные — не позднее чем за три дня до начала отпуска, а зарплату и компенсации — в последний рабочий день перед отпуском. При этом трудовая книжка и документы выдаются тоже в последний рабочий день, хотя формально дата увольнения наступит позже. Если оформить документы в программе неправильно, легко нарушить сроки выплат или получить ошибки в отчётности по НДФЛ и страховым взносам.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП редакции 3.1 — от создания документа до проверки расчётов и отчётности. Материал подойдёт и для 1С:Бухгалтерии с ограничениями: там часть операций придётся выполнять вручную.
Проверьте условия, при которых такой отпуск возможен
Прежде чем заводить документы, убедитесь, что ситуация вообще подпадает под статью 127 ТК РФ. Отпуск с последующим увольнением предоставляется при расторжении договора по инициативе работника (собственное желание) или по соглашению сторон. Если сотрудника увольняют за виновные действия — прогул, появление в состоянии опьянения, утрата доверия, — право на отпуск перед увольнением отсутствует.
Второе условие — у сотрудника должны остаться неиспользованные дни отпуска. Если отпуск за рабочий год уже полностью отгулян, предоставить отпуск авансом с последующим увольнением рискованно: удержать из расчёта излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни можно только в пределах ограничений статьи 138 ТК РФ, а при недостаточности суммы взыскать разницу на практике сложно.
Создайте документ «Отпуск» с признаком последующего увольнения
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Зарплата» → «Отпуска» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») и создайте новый документ «Отпуск». Заполните организацию, сотрудника и период отпуска. Затем установите флажок «Отпуск с последующим увольнением» — он находится в шапке документа рядом с видом отпуска. Именно этот флажок превращает обычный отпуск в комбинированную операцию.
После установки флажка в документе появится поле «Дата увольнения». Программа по умолчанию подставляет последний день отпуска — это соответствует норме ТК РФ, и менять дату обычно не требуется. Проверьте, чтобы период отпуска не захватывал дни после предполагаемой даты увольнения: нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, и программа это учитывает автоматически.
На вкладке начислений документ рассчитает сразу два блока: отпускные за дни отпуска и компенсацию за неиспользованный отпуск, если после предоставленных дней остаток всё равно положительный. Например, у сотрудника накоплено 35 дней, в отпуск он уходит на 28 — программа начислит отпускные за 28 дней и компенсацию за оставшиеся 7.
- 1Создайте документ «Отпуск» и укажите сотрудника и период
- 2Установите флажок «Отпуск с последующим увольнением»
- 3Проверьте автоматически подставленную дату увольнения (последний день отпуска)
- 4Перейдите на вкладку начислений и проверьте расчёт отпускных и компенсации
- 5Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-6 и записку-расчёт Т-60
- 6Оформите ведомость на выплату отпускных не позднее чем за 3 дня до начала отпуска
- 7В последний рабочий день выплатите зарплату и компенсации, выдайте документы
Проверьте расчёт отпускных и компенсации
Отпускные считаются из среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. В документе «Отпуск» расчёт среднего можно открыть по кнопке с суммой среднего заработка — там видны учтённые месяцы, начисления и отработанное время. Если сотрудник недавно принят или расчётный период отработан не полностью, программа применит особые правила подсчёта дней автоматически, но стоит сверить состав учтённых выплат.
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по тем же правилам среднего заработка, но по состоянию на дату увольнения. Обратите внимание на остаток отпуска: программа берёт его из накопленных данных кадрового учёта. Если остаток вам кажется неверным, сформируйте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты») и при необходимости введите корректировку документом «Начальные остатки отпусков» или «Перенос данных».
Как проверить результат расчёта
Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» и кадровыми приказами
Остаток отличается — в базе не проведены старые отпуска или неверно введены начальные остатки
В расчёт вошли 12 месяцев и все облагаемые начисления
Периоды или суммы отсутствуют — проверьте, проведены ли начисления прошлых месяцев
Равна последнему дню отпуска
Дата раньше или позже — проверьте период отпуска и праздничные дни в производственном календаре
Сформируйте увольнение и кадровые документы
При проведении документа «Отпуск» с флажком увольнения программа автоматически регистрирует кадровое событие увольнения — отдельный документ «Увольнение» создавать не нужно. В карточке сотрудника появится запись о прекращении трудового договора с датой последнего дня отпуска и основанием — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (собственное желание).
Из документа доступны печатные формы: приказ о предоставлении отпуска (Т-6) и записка-расчёт при увольнении (Т-60). Приказ об увольнении по форме Т-8 можно сформировать из списка кадровых документов либо использовать унифицированную комбинированную форму, если организация применяет самостоятельно разработанные бланки. Запись в трудовую книжку и сведения в ЭТК вносятся с датой увольнения — последним днём отпуска.
Организуйте выплаты в правильные сроки
Ключевая сложность этой ситуации — две разные даты выплаты. Отпускные по статье 136 ТК РФ выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и прочие причитающиеся суммы — в последний рабочий день перед отпуском, то есть фактически в день прекращения работы, хотя формальная дата увольнения наступит позже.
В 1С:ЗУП оформите две ведомости. Первая — на отпускные: создайте ведомость из документа «Отпуск» по ссылке «Выплатить», программа подставит только сумму отпускных. Вторая — окончательный расчёт в последний рабочий день: зарплата за отработанное время начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, а компенсация уже рассчитана в документе «Отпуск».
НДФЛ с отпускных удерживается при их выплате и перечисляется в общеустановленные сроки. Следите, чтобы в ведомости дата выплаты была указана фактическая — от неё зависит отражение дохода в отчёте 6-НДФЛ и в справке о доходах сотрудника.
Проверьте отчётность после увольнения
После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения и сверьте: отпускные, компенсация, зарплата, удержанный НДФЛ и итог к выплате. Затем проверьте, что сотрудник корректно попал в отчётность: персональные сведения в ПФР (форма СЗВ-ТД или её актуальный аналог ЭФС-1 с кадровым событием «Увольнение») должны быть отправлены не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
В 6-НДФЛ отпускные и окончательный расчёт отразятся по датам фактической выплаты. Если выплаты пришлись на разные кварталы (например, отпускные в конце одного квартала, расчёт в начале следующего), убедитесь, что каждая сумма попала в свой отчётный период. При обнаружении ошибок удобно использовать штатную проверку отчётов и документ «Перерасчёт НДФЛ» для исправления.
Что важно запомнить
Один документ «Отпуск» с флажком увольнения закрывает оба события. Отпускные платятся за 3 дня до отпуска, расчёт — в последний рабочий день. Дата увольнения — последний день отпуска, а документы сотрудник получает до его начала.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением, если сотрудник отработал меньше шести месяцев?
Формально статья 127 ТК РФ не содержит ограничения по стажу — она лишь требует согласия работодателя. Однако на практике при стаже менее шести месяцев отпуск предоставляется авансом, и при увольнении возникает риск неудержания излишне выплаченных отпускных. Безопаснее предложить сотруднику денежную компенсацию пропорционально отработанному времени.
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска с последующим увольнением?
Отпуск в этом случае не продлевается и дата увольнения не переносится — это подтверждённая позиция Роструда. Больничный лист оплачивается в обычном порядке, даже если он закрыт уже после даты увольнения: пособие по нетрудоспособности положено, если заболевание наступило в период действия договора.
Нужно ли в 1С создавать отдельный приказ об увольнении (Т-8)?
Документ «Отпуск» с флажком увольнения регистрирует кадровое событие, но унифицированная форма Т-8 из него не печатается. Если организация использует унифицированные формы, приказ Т-8 формируется отдельно из журнала кадровых документов либо оформляется по собственному шаблону, утверждённому в учётной политике.
Как быть, если сотрудник передумал увольняться во время отпуска?
Отозвать заявление он может только до начала отпуска. После ухода в отпуск право отзыва утрачивается, поскольку трудовые отношения фактически прекращены: расчёт произведён, документы выданы. В 1С до начала отпуска документ можно отменить проведением; после — потребуется сторнирование и оформление новых кадровых решений.
Работает ли этот механизм в 1С:Бухгалтерии 8?
В 1С:Бухгалтерии отдельного флажка «отпуск с последующим увольнением» нет. Оформляйте последовательно: документ «Отпуск» для начисления отпускных, затем документ «Увольнение» с датой последнего дня отпуска — в нём рассчитается компенсация за остаток неиспользованных дней. Следите, чтобы компенсация не посчиталась за дни, уже оплаченные отпускными.
Облагаются ли выплаты при таком увольнении НДФЛ и взносами?
Да, и отпускные, и компенсация за неиспользованный отпуск облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — льгота по взносам действует только для компенсаций при увольнении в части выходного пособия в пределах установленных лимитов. Программа рассчитает налоги автоматически при проведении документов.