Другое · 10 мин
Как в 1С оформить договор ГПХ с физическим лицом
Как оформить договор ГПХ с физлицом в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание договора, начисление вознаграждения, НДФЛ, взносы, отчётность и типичные ошибки.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом оформляется, когда компания заказывает разовую работу или услугу без приёма человека в штат. В программах 1С для этого предусмотрены отдельные документы: сам договор, акт о выполненных работах и начисление вознаграждения. При этом порядок действий заметно отличается в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии, поэтому важно понимать, в какой конфигурации вы работаете.
Главная особенность учёта ГПХ — налоги и взносы считаются иначе, чем по трудовому договору. С вознаграждения удерживается НДФЛ, начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на случай временной нетрудоспособности. Взносы на травматизм — только если это прямо прописано в договоре. Если настроить вид начисления неправильно, программа посчитает лишние взносы или не отразит договор в отчётности.
Ниже разобран полный цикл: от создания карточки физлица до выплаты вознаграждения и проверки отчётов. Инструкция подходит для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0); названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться.
Подготовка: что проверить до оформления договора
Прежде чем заводить документы, убедитесь, что в программе включён учёт договоров ГПХ. В 1С:ЗУП откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» либо настройки учётной политики организации и проверьте, что использование договоров гражданско-правового характера не отключено. В 1С:Бухгалтерии договоры ГПХ доступны по умолчанию, но начисления по ним корректно работают только при включённой функциональности учёта зарплаты.
Также проверьте, что в справочнике начислений есть корректный вид расчёта для оплаты по договорам ГПХ. Типовое начисление «Оплата по договорам ГПХ» уже настроено: облагается НДФЛ по коду 2010, взносами на ОПС и ОМС, не облагается взносами на случай нетрудоспособности. Если бухгалтер ранее создавал начисление вручную, его настройки нужно сверить с типовым.
Создание карточки физического лица
В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры → Физические лица» и создайте новый элемент. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес регистрации. ИНН и СНИЛС обязательны: без них договор не попадёт корректно в персонифицированную отчётность, а программа выдаст ошибки при проверке.
В 1С:Бухгалтерии физлицо создаётся в справочнике «Физические лица» (раздел «Справочники»). Те же данные понадобятся и здесь. Если человек уже работал в компании по трудовому договору, не создавайте дубликат карточки — найдите существующую и заведите договор ГПХ на неё, иначе НДФЛ раздвоится по двум записям и отчёты придётся исправлять.
Оформление договора ГПХ в 1С:ЗУП
Откройте «Кадры → Договоры ГПХ» (или «Зарплата → Договоры (работы, услуги)» — название зависит от версии) и создайте новый документ. Укажите организацию, физическое лицо, дату и номер договора, период выполнения работ, сумму вознаграждения и подразделение, к которому относятся расходы. Вид расчёта выберите типовой — «Оплата по договорам ГПХ».
Обратите внимание на поле с кодом дохода НДФЛ: для работ и услуг это код 2010. Если договор авторский, код будет другим, и это влияет на вычеты в виде нормативных расходов. Также проверьте дату выплаты дохода — от неё зависит, в каком периоде сумма попадёт в 6-НДФЛ.
Если в договоре прописаны взносы на страхование от несчастных случаев, отметьте это в документе, чтобы программа начислила взносы на травматизм. По умолчанию эта настройка выключена, и это соответствует общему правилу.
- 1Создайте или найдите карточку физического лица с ИНН и СНИЛС
- 2Оформите документ «Договор (работы, услуги)»: период, сумма, вид расчёта, код дохода 2010
- 3Проведите акт выполненных работ или сразу начислите вознаграждение документом начисления
- 4Проверьте НДФЛ и взносы в документе начисления на соответствующих вкладках
- 5Оформите ведомость на выплату и проведите выплату
- 6Проверьте попадание договора в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения
Оформление договора ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 договор ГПХ оформляется в разделе «Зарплата и кадры». Создайте документ «Договор подряда» (или «Договор ГПХ» — в зависимости от релиза), укажите физлицо, период договора и сумму. Само вознаграждение начисляется документом «Начисление зарплаты» — программа подтянет договорных лиц вместе с сотрудниками, если период договора попадает в месяц начисления.
Проверьте, что в начислении по договору программа рассчитала НДФЛ и взносы только на ОПС и ОМС. Если взносы на нетрудоспособность тоже посчитались — значит, вид начисления настроен неверно, и его нужно исправить до проведения документа, иначе взносы завысятся и попадут в РСВ.
Где удобнее вести договоры ГПХ
Подходит, если договоров ГПХ много, нужны акты, сметы и корректная кадровая отчётность. Ограничение: требуется отдельная конфигурация или комплексная поставка.
Достаточно для разовых договоров в небольшой компании: начисление, НДФЛ, взносы и проводки в одной программе. Ограничение: меньше кадровых инструментов, нет полноценного учёта этапов работ.
Договоры ГПХ ведутся в подсистеме зарплаты аналогично ЗУП. Подходит, когда нужно совместить учёт договоров с управленческими расходами по проектам.
Начисление вознаграждения, НДФЛ и взносов
Вознаграждение по договору начисляется после подписания акта выполненных работ. В ЗУП можно оформить документ «Акт приёма-передачи выполненных работ (услуг)» либо сразу начислить оплату документом «Начисление зарплаты и взносов» — договорные лица попадут в отдельную вкладку «Договоры ГПХ». В Бухгалтерии начисление выполняется тем же общим документом «Начисление зарплаты».
Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке, применимой к физлицу-резиденту, и взносы. Убедитесь, что дата получения дохода в документе совпадает с планируемой датой выплаты: для договоров ГПХ доход признаётся на дату фактической выплаты, и расхождение дат приведёт к ошибкам в разделе 2 формы 6-НДФЛ.
Если физлицо заявило стандартный вычет (например, на детей) и у него нет основного места работы в вашей компании, вычет можно предоставить по договору ГПХ — для этого у физлица должен быть оформлен документ «Заявление на вычеты НДФЛ».
Выплата вознаграждения и отражение в отчётности
Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты → Ведомости в банк / кассу». Выберите способ выплаты, укажите физлицо по договору и проверьте сумму к выплате — это вознаграждение минус НДФЛ. При проведении ведомости программа зарегистрирует удержание НДФЛ, и налог нужно будет перечислить в составе единого налогового платежа в установленные сроки.
После выплаты проверьте отчётность. Договор ГПХ должен отразиться в 6-НДФЛ (приложение с справкой о доходах — по итогам года, раздел 2 — по факту выплаты), в РСВ (подраздел по застрахованным лицам, при этом в базе по взносам на нетрудоспособность сумма не участвует) и в персонифицированных сведениях о физлицах. Кроме того, сведения о договоре ГПХ подаются в Социальный фонд России — в ЗУП для этого формируется соответствующий отчёт по кадровым событиям.
Как проверить результат
Рассчитан с полной суммы вознаграждения, код дохода 2010
НДФЛ не рассчитан или код дохода отличается без оснований
Начислены только взносы на ОПС и ОМС
Есть взносы на случай нетрудоспособности без особых оснований
Выплата и удержанный налог видны в разделе 2 за период выплаты
Сумма попала не в тот период — расхождение дат дохода и выплаты
Физлицо появляется с суммой вознаграждения за месяц выплаты
Физлица нет в отчёте — проверьте СНИЛС и проведение документов
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — неправильно настроенный вид начисления. Если бухгалтер копирует начисление с обычной зарплаты и не меняет вид страховых взносов, программа начислит взносы на нетрудоспособность, и РСВ придётся корректировать. Всегда используйте типовое начисление для договоров ГПХ или сверяйте настройки копии с типовым.
Вторая ошибка — неверная дата дохода. Если акт подписан в одном месяце, а выплата прошла в другом, доход должен отражаться по дате выплаты. Третья — дубли физлиц, из-за которых НДФЛ считается без учёта ранее удержанного налога. Четвёртая — забытый отчёт в СФР о заключении и расторжении договора ГПХ: за непредставление сведений предусмотрены штрафы.
Перед закрытием квартала полезно сформировать анализ НДФЛ и взносов по физлицам-договорникам отдельно от штатных сотрудников. Так проще сверить суммы с первичными актами и быстро найти договор, по которому выплата прошла, а начисление не проведено.
FAQ по оформлению договоров ГПХ в 1С
Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника?
Технически программа позволяет: на того же физлицо заводится договор ГПХ наряду с трудовым. Но с точки зрения контролирующих органов выплата по ГПХ за работу, входящую в трудовые обязанности, — повод для переквалификации. Допускается это только для работ, явно выходящих за рамки должностных функций, и такие случаи лучше согласовывать с юристом.
Почему программа не начислила взносы по договору ГПХ?
Чаще всего причина в настройках вида расчёта: проверьте, что в нём указан правильный вид дохода по страховым взносам. Также взносы не считаются, если договор проведён датой вне расчётного месяца начисления или физлицо не подтянулось в документ начисления.
Как оформить аванс по договору ГПХ?
Аванс выплачивается ведомостью без предварительного начисления: в ведомости укажите сумму аванса, и программа удержит НДФЛ при выплате, так как датой дохода по ГПХ считается день выплаты. Окончательный расчёт проводится начислением по акту с зачётом выплаченного аванса.
Нужно ли сдавать отчёт в СФР по договорам ГПХ?
Да, сведения о заключении и прекращении договора ГПХ подаются в Социальный фонд России в установленные сроки. В 1С:ЗУП соответствующий отчёт формируется в разделе отчётности по кадровым событиям; за нарушение сроков предусмотрены штрафы.
Что делать, если договор оформили с ошибкой в сумме или периоде?
Если выплаты по договору ещё не было, документ можно отредактировать и перепровести. Если начисление и выплата уже прошли, создайте сторнирующий документ или скорректируйте начисление в текущем периоде, затем сдайте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ за затронутые периоды.
Что важно запомнить
Договор ГПХ в 1С оформляется через карточку физлица и специальный документ договора, вознаграждение начисляется типовым видом расчёта с НДФЛ и взносами только на ОПС и ОМС. Дата дохода — день выплаты, а после выплаты договор должен корректно попасть в 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения и отчёт в СФР. Ключевые риски — неверный вид начисления, дубли физлиц и пропуск отчётности.