Как оформить декретный отпуск в 1С

Декретный отпуск в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется в два этапа: сначала регистрируется отпуск по беременности и родам на основании листка нетрудоспособности, затем — отпуск по уходу за ребёнком до полутора или трёх лет. Каждый этап отражается отдельным документом, потому что у них разные основания, разные источники выплат и разный порядок расчёта.

В типовой конфигурации 1С:ЗУП для отпуска по беременности и родам используется документ «Больничный лист» с видом расчёта «Отпуск по беременности и родам», а для отпуска по уходу — документ «Отпуск по уходу за ребёнком». Программа автоматически рассчитает пособие, освободит ставку сотрудницы в штатном расписании и сформирует данные для отчётности в СФР.

Ниже разобран полный порядок действий: от получения больничного до проверки начислений, а также ситуации, когда сотрудница продолжает работать, переходит «из декрета в декрет» или пособие нужно пересчитать.

Подготовка: какие данные понадобятся перед оформлением

Прежде чем заводить документы в программе, убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. От них зависит правильность расчёта пособия и отражение отсутствия в табеле.

Проверьте карточку сотрудницы: должны быть указаны СНИЛС, дата приёма на работу, график работы и страховой стаж. Если женщина работала в других организациях в расчётных годах, понадобятся справки о заработке (форма 182н) — эти суммы вводятся в программу через документ «Справка о заработке для расчёта пособий».

Основание для оформления — листок нетрудоспособности. Сейчас больничные по беременности и родам оформляются в электронном виде: сведения поступают из СФР через сервис 1С-Отчётность, и программа может загрузить номер ЭЛН автоматически. Если электронный обмен не настроен, реквизиты листка вводятся вручную.

Шаг 1. Оформление отпуска по беременности и родам

Откройте раздел «Зарплата» (или «Кадры») → «Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудницу и месяц начисления. Если обмен с СФР настроен, нажмите «Получить из ФСС» (в новых релизах — «Загрузить из СФР») и выберите нужный листок по номеру ЭЛН — программа подтянет период, причину нетрудоспособности и данные медучреждения.

При ручном вводе укажите номер и дату листка, причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам» и период освобождения от работы — стандартно 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности период больше и определяется листком. Программа автоматически назначит начисление «Отпуск по беременности и родам» и рассчитает сумму пособия.

На закладке «Оплата» проверьте расчётный период — по умолчанию это два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если в этих годах сотрудница была в декрете или отпуске по уходу, она вправе подать заявление о замене лет — тогда годы расчётного периода меняются вручную по кнопке рядом с полем периода.

1. 1
   Создайте документ «Больничный лист» в разделе Зарплата → Больничные листы
2. 2
   Загрузите ЭЛН из СФР или введите реквизиты листка вручную
3. 3
   Проверьте причину нетрудоспособности — «Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Сверьте расчётный период и при необходимости выполните замену лет
5. 5
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте суммы со справками
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для проверки

Шаг 2. Проверка расчёта пособия

Пособие по беременности и родам рассчитывается как 100% среднего заработка за два предшествующих года, делённого на число календарных дней периода (за вычетом исключаемых дней — больничных, прежних декретных отпусков). Программа выполняет этот расчёт автоматически, но бухгалтер обязан его проконтролировать.

Нажмите кнопку с суммой начисления на закладке «Оплата» — откроется подробная форма расчёта среднего заработка. Сверьте суммы по годам со справками 182н и данными учёта, проверьте количество исключаемых дней. Программа также сравнивает пособие с минимальным (исходя из МРОТ) и максимальным (исходя из предельной базы по взносам) значениями и применяет ограничение автоматически.

Обратите внимание на стаж: если страховой стаж сотрудницы меньше шести месяцев, пособие не может превышать МРОТ за полный календарный месяц. 1С контролирует это ограничение по данным о стаже в карточке сотрудника — поэтому стаж должен быть заполнен корректно.

Шаг 3. Отражение отсутствия и выплата пособия

После проведения больничного листа период отпуска по беременности и родам автоматически отражается в табеле учёта рабочего времени кодом «Р». Дополнительные документы отсутствия создавать не нужно — это частая ошибка, которая приводит к задвоению периодов и ошибкам при расчёте зарплаты.

Пособие выплачивается единовременно за весь период отпуска. В 1С выплата оформляется ведомостью с видом выплаты «Отпуск по беременности и родам» (или «Пособие по беременности и родам» — название зависит от релиза). Создайте ведомость в разделе «Выплаты», выберите нужный вид выплаты — программа заполнит её по проведённому больничному.

При прямых выплатах из СФР работодатель перечисляет пособие только за первые три дня по обычным больничным — к отпуску по беременности и родам это не относится: всё пособие выплачивает фонд на основании реестра, который формируется и отправляется из 1С. Убедитесь, что реестр ЭЛН сформирован и принят фондом без ошибок.

Шаг 4. Оформление отпуска по уходу за ребёнком

Отпуск по уходу за ребёнком начинается со дня, следующего за окончанием отпуска по беременности и родам, и оформляется на основании заявления сотрудницы и свидетельства о рождении ребёнка. В 1С:ЗУП используется документ «Отпуск по уходу за ребёнком» из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников».

В документе укажите сотрудницу, дату начала отпуска и планируемую дату окончания — до полутора или трёх лет. На закладке «Пособия» установите флажок выплаты пособия до полутора лет и укажите дату рождения ребёнка, а также сведения о том, первый это ребёнок или нет, — от этого зависит минимальный размер пособия. Программа рассчитает ежемесячное пособие как 40% среднего заработка с учётом минимальных и максимальных ограничений.

Отпуск по уходу может оформить не только мать, но и отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком. Порядок оформления в программе тот же — меняется только сотрудник, на которого создаётся документ.

Особые ситуации: из декрета в декрет, досрочный выход, прерывание

Переход из отпуска по уходу в новый отпуск по беременности

Если сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребёнком, приносит новый больничный по беременности и родам, сначала прервите текущий отпуск документом «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (или отметкой в самом документе отпуска, в зависимости от релиза), затем оформите новый больничный лист. Одновременно два таких отсутствия действовать не могут.

При расчёте нового пособия почти всегда требуется замена лет расчётного периода, так как в предыдущих двух годах у сотрудницы не было заработка. Замена выполняется только по её письменному заявлению и только на годы, непосредственно предшествующие годам, на которые пришёлся предыдущий декрет.

Досрочный выход и изменение условий

Для досрочного выхода из отпуска по уходу используется документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» из раздела «Кадры». После его проведения начисление пособия прекращается, а сотрудница возвращается на свою ставку и график. Если выход оформлен на неполное время, пособие до полутора лет сохраняется.

Работа во время отпуска по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам, в отличие от отпуска по уходу, не совместим с работой: если сотрудница продолжает трудиться, пособие за эти дни не положено. На практике оформляют либо отпуск с даты фактического ухода, либо работу без больничного — но не оба варианта одновременно.

Как проверить результат: контрольные точки

После оформления всех документов пройдите по нескольким контрольным точкам, чтобы убедиться, что учёт отражён корректно и сотрудница получит положенные выплаты вовремя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учёта рабочего времени

Норма

Период отпуска по беременности и родам отражён кодом «Р», период ухода за ребёнком — кодом «ОЖ»

Тревожный признак

Дни отсутствия пустые, задвоены или отмечены другим кодом

Расчётный листок сотрудницы

Норма

Начислено пособие по беременности и родам одной суммой, далее ежемесячное пособие до 1,5 лет

Тревожный признак

Пособие отсутствует, начисляется зарплата за период отпуска или суммы не совпадают с расчётом

Реестр ЭЛН в СФР

Норма

Реестр отправлен и принят фондом без ошибок

Тревожный признак

Реестр не сформирован, отклонён или содержит ошибки в реквизитах

Штатное расписание и ставка

Норма

За сотрудницей сохранено рабочее место, период отпуска виден в кадровых отчётах

Тревожный признак

Сотрудница числится работающей, отсутствие не отражено

Дополнительно сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и кадровые отчёты по сотруднице — в них должны быть видны периоды отпусков с корректными датами начала и окончания. Это понадобится при расчёте компенсаций, стажа и при выходе сотрудницы на работу.

Держите под рукой копии заявлений сотрудницы: на отпуск по уходу, на замену лет расчётного периода, на досрочный выход. Программа хранит даты и суммы, но при проверках СФР и спорах решающее значение имеют именно заявления — без них замену лет или прерывание отпуска обосновать невозможно.

Частые вопросы

Чем отличается оформление отпуска по беременности и родам от отпуска по уходу за ребёнком?

Это два разных кадровых события с разными документами. Отпуск по беременности и родам оформляется больничным листом и оплачивается в размере 100% среднего заработка единовременно. Отпуск по уходу оформляется отдельным кадровым документом по заявлению и оплачивается ежемесячно в размере 40% среднего заработка до достижения ребёнком полутора лет.

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребёнком на отца в 1С?

Да. Порядок идентичен: создаётся документ «Отпуск по уходу за ребёнком» на сотрудника-отца, указываются сведения о ребёнке и период отпуска. Пособие рассчитывается от его заработка. Потребуется справка с места работы матери о том, что она пособие не получает.

Что делать, если пособие рассчитано неверно?

Сначала найдите источник ошибки: откройте расчёт среднего заработка в больничном листе и сверьте суммы по годам и исключаемые дни. Если ошибка в исходных данных — исправьте справку о заработке или стаж и пересчитайте документ. Если документ уже выплачен, используйте механизм перерасчётов: исправительный документ создаётся по ссылке из первичного.

Как в 1С отразить работу сотрудницы на неполное время в отпуске по уходу?

Оформите кадровый перевод на график неполного рабочего времени с даты выхода на работу. Документ «Отпуск по уходу за ребёнком» не прерывается — пособие до полутора лет продолжит начисляться, а за отработанное время будет начисляться зарплата пропорционально графику.

Нужно ли прерывать отпуск по уходу при выходе в новый декрет?

Да. Сначала оформляется возврат из отпуска по уходу за ребёнком, затем — новый больничный по беременности и родам. После его окончания сотрудница пишет новое заявление на отпуск по уходу уже за младшим ребёнком. Одновременно получать оба пособия нельзя — она выбирает одно из них.

Где в 1С посмотреть, когда заканчивается отпуск по уходу за ребёнком?

Дата окончания указана в документе «Отпуск по уходу за ребёнком». Также сроки видны в кадровых отчётах: «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком» и «Остатки отпусков». Рекомендуется периодически формировать список сотрудников с истекающими отпусками, чтобы вовремя оформить выход или продление.